CRM for Higher Ed Developers Guide

CAMPUS SOLUTIONS  
CRM FOR HIGHER EDUCATION 
 DEVELOPER'S GUIDE 

Campus Solutions CRM for Higher Education Developer's Guide 

TABLE OF CONTENTS 
1 

Overview of Campus Solutions to CRM Integration ................................................................................................... 1 
1.1 

Enterprise Integration Points ............................................................................................................................ 1 

1.2 

360 Degree View ............................................................................................................................................... 1 

1.3 

Test Scores ....................................................................................................................................................... 1 

2 

Enterprise Integration Points .................................................................................................................................... 1 

3 

CRM 360 View Services ............................................................................................................................................. 3 
3.1 

360 Aggregation Service .................................................................................................................................... 3 

3.2 

Admissions Core Service ................................................................................................................................... 4 

3.3 

Contributor Relations Core Service .................................................................................................................... 5 

3.4 

Student Financials Core Service ......................................................................................................................... 6 

3.5 

Interactions (3C’s) Core Service ......................................................................................................................... 7 

3.6 

Transfer Credits Core Service ............................................................................................................................ 7 

3.7 

Transcript Requests Service .............................................................................................................................. 8 

3.8 

Financial Aid Core Service ................................................................................................................................. 8 

3.9 

Constituent Summary Core Service ................................................................................................................... 9 

3.10  Affiliations Core Service .................................................................................................................................... 9 
3.11  Academics Core Service .................................................................................................................................. 10 
3.12  Configuration page ......................................................................................................................................... 11 
4 

Source data analysis for Recruitment Section on CRM ............................................................................................. 12 

5 

Security .................................................................................................................................................................. 13 

6 

 

5.1 

Request Handler Overview.............................................................................................................................. 14 

5.2 

Recruiting ....................................................................................................................................................... 17 

5.3 

HE360 Security Model ..................................................................................................................................... 18 

CS Test Score Post Process ...................................................................................................................................... 19 
6.1 

Test Score CRM Messaging .............................................................................................................................. 20 

6.2 

Installation SA ................................................................................................................................................ 22 

6.3 

External Test Score Mapping ........................................................................................................................... 22 

Campus Solutions CRM for Higher Education Developer's Guide 

6.3.1 

Admit Term Map ________________________________________________________________________  22 

6.3.2 

Program/Plan/Subplan Map _______________________________________________________________  23 

6.3.3 

Search/Match Post Test Scores Run Control  __________________________________________________  24 

APPENDIX I  

  Glossary ............................................................................................................................................. 27 

APPENDIX II 

  Integration Broker Setup .................................................................................................................... 28 

Integration Set‐up with CRM  ______________________________________________________________________  28 
Query Access Service (QAS)  _______________________________________________________________________  28 
APPENDIX III 

  Data Publish Architecture ................................................................................................................... 29 

Modes of Publishing _____________________________________________________________________________  29 
SOA Configuration ..................................................................................................................................................... 33 
Event Registration _______________________________________________________________________________  33 
6.3.4 

Event Replay Mode ______________________________________________________________________  34 

SOA –Notification Handler (For CRM Æ CS) ___________________________________________________________  35 
Batch Process Table  _____________________________________________________________________________  35 
APPENDIX IV 

  Security Role Examples ....................................................................................................................... 40 

APPENDIX V  

  Troubleshooting Tips .......................................................................................................................... 43 

APPENDIX VI  

  Batch Publish EIPs .............................................................................................................................. 44 

 

 

Campus Solutions CRM for Higher Education Developer's Guide 

1 OVERVIEW OF CAMPUS SOLUTIONS TO CRM INTEGRATION 
There are three broad components in the CRM for Higher Education (CRM4HE) integration with Campus Solutions (CS), 
which all depend on the Campus Solutions Services Oriented Architecture (SOA): 
• Enterprise Integration Points (EIPs) 
• 360 Degree View 
• Test Scores 

1.1 ENTERPRISE INTEGRATION POINTS  
EIPs support the information flows by providing the conduits for the information when the host detects specific data 
changes.  The student lifecycle changes described below are driven by EIPs, for example. 

1.2 360 DEGREE VIEW 
The 360 degree view in CRM has been expanded to provide Higher Education specific information to aid institutions in 
building and maintaining relationships with constituents.  For example, the Recruitment section of the 360 degree view 
uses Last School Attended and School Type information, which is published from Campus Solutions as part of the 
External Organization Data interface.  This information is sought by CRM from CS via the synchronous “360 aggregation 
service”. 
The Student Life Cycle changes ‐ from suspect, to prospect, to applicant ‐ are currently tracked in Campus Solutions. 
With the implementation of recruitment functionality in CRM, it is important that these life cycle changes are tracked 
in CRM. Therefore, when there is a change in the life cycle of a student in Campus Solutions, it will reflect in CRM also.  

1.3 TEST SCORES 
Similarly, the Test Score Post Process requires External Organization data from Campus Solutions. Therefore, any 
update to the external organization data in Campus Solutions is reflected in CRM. 

2 ENTERPRISE INTEGRATION POINTS 
The following table lists the EIPs that are delivered with this release of CRM4HE.  All EIPs are asynchronous services.  
Appendix II explains the steps required to activate them.  APPENDIX III provides further details on CRM4HE’s data 
publication architecture. 
 
Functionality 
Student Status Change 
Academic Structure 

Oracle Corporation ‐ Confidential 
 

 
EIP 

New 
/Modified 

Publish 
Type 

SSR_ACAD_PROG_SYNC   

N 

R 

SSR_ACAD_PROG_FULLSYNC   

N 

F 

SSR_ACADINST_SETUP_FULLSYNC 

N 

F 

SSR_ACADCAMP_SETUP_FULLSYNC 

N 

F 

SSR_ACADCAR_SETUP_FULLSYNC 

N 

F 

SSR_ACADPROG_SETUP_FULLSYNC 

N 

F 

SSR_ACADPLAN_SETUP_FULLSYNC 

N 

F 

SSR_ACADSUBPLAN_SETUP_FULLSYNC 

N 

F 

SSR_ACADTRM_SETUP_FULLSYNC 

N 

F 

SSR_ACADINST_SETUP_SYNC 

N 

R 

SSR_ACADCAMP_SETUP_SYNC 

N 

R 

Page 1 

Campus Solutions CRM for Higher Education Developer's Guide 

 
Functionality 

External Org 
School Type Set up Table 
Test Component ‐Setup 

Admit Type Setup 
Academic Structure Security 

New 
/Modified 

Publish 
Type 

SSR_ACADCAR_SETUP_SYNC 

N 

R 

SSR_ACADPROG_SETUP_SYNC 

N 

R 

SSR_ACADPLAN_SETUP_SYNC 

N 

R 

SSR_ACADSUBPLAN_SETUP_SYNC 

N 

R 

SSR_ACADTRM_SETUP_SYNC 

N 

R 

SCC_EXT_ORG_SYNC 

N 

R 

SCC_EXT_ORG_FULLSYNC 

N 

F 

SCC_SCHL_TYPE_SETUP_SYNC 

N 

R 

SCC_SCHL_TYPE_SETUP_FULLSYNC 

N 

F 

SAD_TEST_SETUP_SYNC 

N 

R 

SAD_TEST_SETUP_FULLSYNC 

N 

F 

SAD_TEST_COMP_SYNC 

N 

R 

SAD_TEST_COMP_FULLSYNC 

N 

F 

SAD_TEST_SCRTY_SYNC 

N 

R 

SAD_TEST_SCRTY_FULLSYNC 

N 

F 

SAD_ADMITTYPE_SETUP_FULLSYNC 

N 

F 

SAD_ADMITTYPE_SETUP_SYNC 

N 

R 

SSR_SCRTY_INST_UID_FULLSYNC 

N 

F 

SSR_SCRTY_INST_UID_SYNC 

N 

R 

SSR_SCRTY_CAR_UID_FULLSYNC 

N 

F 

SSR_SCRTY_CAR_UID_SYNC 

N 

R 

SSR_SCRTY_PROG_UID_FULLSYNC 

N 

F 

SSR_SCRTY_PROG_UID_SYNC 

N 

R 

SSR_SCRTY_PLAN_UID_FULLSYNC 

N 

F 

SSR_SCRTY_PLAN_UID_SYNC 

N 

R 

Prospect 

SAD_ADM_PRSPCT_DATA_SYNC 

N 

R 

Breakup – Pers Data Extnd full 
Sync 

SCC_SRVC_IND_SYNC 

N 

R 

SAD_ADM_INTEREST_SYNC 

N 

R 

SSR_EXTRACUR_ACTVTY_SYNC  

N 

R 

SAD_EXT_ACAD_DATA_SYNC 

N 

R 

SCC_PERSON_SYNC  

N 

R 

PERSON_DISABILITY_SYNC‐HR Owned 

No change 

R 

PERSON_DIVERSITY_SYNC‐HR Owned 

No change 

R 

Applicant 

SAD_ADM_APPL_DATA_SYNC 

N 

R 

Application/Recruitment Center 
Security 

SAD_SCRTY_APPL_CTR_SYNC 

N 

R 

SAD _SCRTY_RECR_CTR_SYNC 

N 

R 

SAD_TEST_SCORES_SYNC 

N 

R 

Test Score Sync 
CS to CRM & CRM to CS 
Referral Source Table 

SAD_RFRL_SRC_SETUP_SYNC 

N 

R 

SAD_RFRL_SRC_SETUP_FULLSYNC 

N 

F 

T189 Application – CRM to SA 

CS_T189_ADM_APPL_SYNC 

M 

R 

Topics – CRM to SA 

CS_STUDENT_TOPIC_SYNC 

M 

F in CRM 

Mapping BOID & EMPLID 

CS_STUDENT_BOID_SYNC 

M 

R 

Prospect 

CS_ADM_PRSPCT_DATA_FULLSYNC 

M 

F (EC) 

Test Score Sync 

CS_TEST_SCORES_FULLSYNC 

M 

F (EC) 

 
Legend:      N  
            M  
  R   
            F   
            EC 

 
 
 
 
 

New EIP 
Existing EIP ‐ modified 
Real Time Publish 
Full Sync Publish 
Enterprise Component  

Oracle Corporation ‐ Confidential 
 

 
EIP 

Page 2 

Campus Solutions CRM for Higher Education Developer's Guide 

3 CRM 360 VIEW SERVICES  
The CS service that feeds information to the CRM 360 Degree View is based on a Synchronous Request/Response 
integration pattern. CRM requests data from a single Aggregation Service in Campus Solutions to reduce integration trips 
between CRM and CS applications. The Aggregation service in CS aggregates the output from the CS core service handlers 
to feed the Aggregation Response Message to CRM. 
Following are the 360 degree Sections for which data is populated from Campus Solutions: 
• Constituent Summary 
• Checklists/Communications/Comments 
• Admissions 
• Transfer Credits 
• Academics 
• Finances 
• Financial Aid 
• Transcript Request 
• Contributor Relations 
• Affiliations 
 
The Integration Broker service SCC_CONSTITUENT’s service operation SCC_CONSTITUENT_READ360SUMMARY is exposed 
for interaction with CRM, and aggregates the service handlers listed in the Request Handler Overview section in Chapter 5. 
A Campus Solutions configuration page has been created to limit the amount of data that is sent to CRM for displaying on 
CRM 360 degree view (See the Configuration Page section later in this document). This page can be used to limit the data 
pertaining to Campus Community, Financial Aid Years, and Relationships for Contributor Relations data.  It is located at 
Home > Set Up SACR > System Administration > Configure Integrations. 
On the CRM side, it is possible to amend a user’s 360 degree view setup to determine which parts of the 360 degree view 
Higher Education Section components they may access.  Disabling a component this way removes it from the request 
message from CRM to CS.  This setup is located in the CRM 9.1 system at Home > Set Up CRM > Common Definitions > 360‐
Degree View > Configure Role. 
Common Service Rules: 
• Rows are fetched as per service security implementation. If no data is found for the requested EMPLID, a response is 
returned with the SCC_AUTH_FLAG value as ‘No Data’. If a user doesn’t have access, a response is returned with the 
SCC_AUTH_FLAG value as ‘Secured’. The SCC_AUTH_FLAG is returned as E‐ ‘Error’ if there are any errors in the execution of 
the service request. 
• Related language processing is performed based on input request LANGUAGE_CD 

3.1 360 AGGREGATION SERVICE 
Service: SCC_CONSTITUENT 
Operation: SCC_CONSTITUENT_READ360SUMMARY 
Handler Class: SCC_CONSTITUENT:ReadConstituentSummary 
Purpose: 

Oracle Corporation ‐ Confidential 
 

Page 3 

Campus Solutions CRM for Higher Education Developer's Guide 

This service aggregates the output of the core services handlers of CS modules into a single common output to feed the 
HE360 degree view. On request from the CRM HE 360 Degree View, this service responds with a message containing the 
requested section data filled from the local CS core services. 
This Service aggregates data for the following CS sections on the CRM HE 360 Degree View 
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•

Constituent Summary 
3C’s ‐ Interactions 
Admissions 
Transfer Credits 
Academics 
Finances 
Financial Aid 
Transcript Requests 
Contributor Relations 
Affiliations  

Rules: 
•

The Aggregation service handler invokes local service handler method calls based on the section flags for CS 
modules in the input request message from CRM. It processes each of the section flags.  If the flag for a 
particular module is set, it invokes a local request for data for the module. 

3.2 ADMISSIONS CORE SERVICE 
Service: SAD_ADMISSIONS 
Service Operation: SAD_READADMISSIONSSUMMARY 
Handler Class: SAD_ADMISSIONS: ReadAdmissionsSummary 
Purpose:  
The service provides high level application information including Application Number and Application Date as well as the 
Institution, Career and Program for the requested EMPLID. Multiple rows of data are returned if the student has applicant 
records in multiple institutions. The data is used in the HE360 Degree View to resolve queries regarding applications and 
application status.   Here is the Admissions section of the CRM HE360 Degree view UI impacted by this service: 

 
Rules: 
•
•
•

The Service returns the most recent effective dated row and does not include effective date in the output 
The service returns ‘DESCR’ fields for the fields to be displayed in the CRM UI.  
Multiple rows of Level 1 Scroll (comprising of data from records PS_ADM_APP_DATA and 
PS_ADM_APPL_PROG) based on INSTITUTION ,  APPLICATION_NBR , ACAD_CAREER and ACAD_PROG 

Oracle Corporation ‐ Confidential 
 

Page 4 

Campus Solutions CRM for Higher Education Developer's Guide 

•

Multiple rows of Level 2 scroll (comprising of data from ADM_APPL_PLAN and ADM_APPL_SBPLAN) unique 
combinations of ACAD_PLAN and ACAD_SUB_PLAN 

3.3 CONTRIBUTOR RELATIONS CORE SERVICE 
Service: AV_INVOLVEMENT  
Service Operation: AV_INVOLVEMENT_READGIVINGS 
Handler Class: AV_INVOLVEMENT:ReadGivingSummary 
Purpose: 
The Contributor Relation section of 360 Degree View displays the giving details pertaining to a constituent. It also displays 
giving details for selected relationships. These details are helpful for the fundraisers to know the donations made by the 
constituents and his relatives. Also, the help desk analysts would be more interested in knowing the giving potential of a 
constituent before they respond to their inquiries.  
A constituent can have relationships with other persons and with organizations. This section will display these relationship 
details with their giving information. To ensure that help desk analysts are aware of constituents with a history of giving, an 
HTML Alert Popup window is displayed indicating that the constituent or relative of a constituent has a history of giving.  
Included in the message are the Constituent’s Total Lifetime Commitment and their relative’s Total Lifetime Commitment 
that exceeds a predefined dollar amount.   Here is the Contributor Relations section of the CRM HE360 Degree view UI 
impacted by this service: 

 
Rules: 
•

•

•

•

The following details have to be fetched from CS       
o Giving details of the constituent 
o Relationship details of the constituent (Person to Person / Person to Org) 
o Giving details of the relationships(Person/Org) of the constituent 
o Total Year To Date Giving and Total Years Giving 
Currency Name 
o Obtain the Currency name from AV_INSTALL_INST. BASE_CURRENCY. The giving details information is 
stored in AV_CNST_ACC table after converting it to the base currency as defined in AV_INSTALL_INST. 
BASE_CURRENCY.  
Relationships 
o Only Current and Active relationships should be fetched. 
o Only those relationships that are defined in the 360 degree configuration page should be considered  for 
sending across 
o Retrieve Relationship details only when the user has security provided for the Institution. 
Giving Details 
o Obtain Lifetime Commitment details, Lifetime Open Pledges, Lifetime Gift Payments, Lifetime Hard 
Credits and calculate Total YTD and Total Years Giving 

Oracle Corporation ‐ Confidential 
 

Page 5 

Campus Solutions CRM for Higher Education Developer's Guide 

•

o Retrieve Giving details only when the user has security provided for the Institution. 
 Multiple Level 1 rows 
o Level 1 can have multiple rows for the constituent who has a history of giving for more than on 
Institution.  

3.4 STUDENT FINANCIALS CORE SERVICE 
Service: SSF_STUDENT_FINANCIALS 
Service Operation: SSF_READSTDNTFINANCIALSSUMMARY 
Handler Class: SSF_STUDENT_FINANCIALS: ReadFinancialSummary 
Purpose:  
The service provides high level financials information. Multiple rows of data are returned, based on the business unit 
combination. The data is used in the HE360 Degree aggregation service.  Here is the Finances section of the CRM HE360 
Degree view UI impacted by this service:  
 

 
Rules: 
•
•
•

•
•

•

Level 1 has only one row and Level 2 contains multiple rows of scroll data based on Business Unit 
CS SOA Framework Request configuration registration parameters ‐ Service Name: SSF_STUDENT_FINANCIALS 
and Service Operation Name : SSF_READSTDNTFINANCIALSSUMMARY 
Valid Values for SSF_1098T_STATUS: 
P    Printed (SF_1098_DTL.SF_TAX_PRINT_STAT.Value = "Y") 
T    Transmitted (SF_1098_DTL.SF_TAX_TRANS_STAT.Value = "Y" ) 
These Values only if not Printed or Transmitted: 
A  Awaiting Consent (SF_1098_INST.SSF_1098_EPRINT.Value = "Y" and not 
SSF_1098_AGR_VW.SSF_AGREEMENT_STAT.Value = "1") 
C  Consented (SF_1098_INST.SSF_1098_EPRINT.Value = "Y"  and 
SSF_1098_AGR_VW.SSF_AGREEMENT_STAT.Value = "1") 
G    Generated (SF_1098_INST.SSF_1098_EPRINT.Value not = "Y" ) 
 
Valid values for SSF_PMT_PLAN_IND: 
S    Single (Student in single payment plan) 
M   Multiple (Student in multiple payment plans) 
N    None (Student in no payment plans) 
SSF_PENDING_AID (Anticipated Aid) is a Y/N field 
Institution Set field from the operator defaults table is used to determine which business units will be 
processed/returned for the 360 service call. BUSINESS_UNITs that need to be processed will be based on the 
INSTITUTION_SET field value of the OPR_DEF_TBL_CS table. This INSTITUTION_SET field is then used to 
determine which BUSINESS_UNITs need to be processed using the ISET_BU_DTL table. 
CURRENCY_CD is returned at the BUSINESS_UNIT level of the BASE_CURRENCY field in the BUS_UNIT_TBL_SF 
setup table. 

Oracle Corporation ‐ Confidential 
 

Page 6 

Campus Solutions CRM for Higher Education Developer's Guide 

3.5 INTERACTIONS (3C’S) CORE SERVICE 
Service: SCC_INTERACTIONS 
Service Operation: SCC_INTERACTIONS_READCHECKLIST, SCC_INTERACTIONS_READCOMMENTS, 
SCC_INTERACTIONS_READCOMMNCTNS 
Handler Class:  SCC_360: HANDLER:  ReadChecklistSummary, ReadCommentsSummary and ReadCommunicationsSummary 
Purpose:  
The service provides checklists, communications and comments (3c’s) for a request emplid. The data will highlight all 
interactions with the EMPLID on the period defined in the services configuration page. Here is the 3C’s section of the CRM 
HE360 Degree view UI impacted by this service: 
 

 
Rules: 
•
•
•

The Service returns filtered 3C’s data based on the period entered on the configuration page. 
The Interactions service includes three method calls internally  (ReadCommunicationSummary, 
ReadChecklistSummary and  ReadCommentSummary) 
CS SOA Framework Request configuration registration parameters ‐ Service Name: SCC_CAMPUS_COMMUNITY  
Service Operation (Communications): SCC_ReadCommunicationSummary Service Operation(Comments): 
SCC_ReadCommentSummary Service Operation(Checklists): SCC_ReadChecklistSummary 

 

3.6 TRANSFER CREDITS CORE SERVICE 
Service: SSR_STUDENT_RECORDS 
Service Operation: SSR_READTRANSFERCREDITSUMMARY 
Handler Class: SSR_360: ReadTransferCreditSummary 
Purpose:  
The service provides high level transfer credits summary information such as Course Credit, Test Credit, and Other Credit 
information, including the credit’s type source and units transferred for the requested EMPLID. Here is the Transfer Credits 
section of the CRM HE360 Degree view UI impacted by this service: 
 
Oracle Corporation ‐ Confidential 
 

Page 7 

Campus Solutions CRM for Higher Education Developer's Guide 

Rules: 
•
•

Multiple rows of Level 1 Scroll based on INSTITUTION, Model Number and Term combination. 
CS SOA Framework Request configuration registration parameters ‐ Service Name: SSR_STUDENT_RECORDS 
and Service Operation Name : SSR_ReadTransferCreditSummary 

3.7 TRANSCRIPT REQUESTS SERVICE 
Service: SSR_STUDENT_RECORDS 
Service Operation: SSR_READTRANSFERCREDITSUMMARY 
Handler Class: SSR_360: ReadTranscriptRequestSummary 
Purpose:  
The service provides high level transcript request summary information including Transcripts type, reason and status for the 
requested emplid. Here is the Transcripts Requests section of the CRM HE360 Degree view UI impacted by this service: 

 
Rules: 
•
•

Multiple rows of Level 1 Scroll based on Request Number. 
CS SOA Framework Request configuration registration parameters ‐ Service Name: SSR_STUDENT_RECORDS 
and Service Operation Name : ReadTranscriptRequestSummary 

3.8 FINANCIAL AID CORE SERVICE 
Service: SFA_FINANCIAL_AID 
Service Operation: SFA_READFINANCIALAIDSUMMARY 
Handler Class: SFA_FINANCIAL_AID: HANDLER: ReadAidSummary 
Purpose:  
The service provides high level financial aid information including financial aid year, application date, status of offer‐
acceptance‐disbursement, Satisfactory Academic Progress status and FAN letter data. Multiple rows of data are returned in 
case the student has records in multiple institutions and financial aid year. The data is filtered by the financial aid year setup 
defined in the services configuration page.  
 
Here is the Financial Aid section of the CRM HE360 Degree view UI impacted by this service: 
 

 
Oracle Corporation ‐ Confidential 
 

Page 8 

Campus Solutions CRM for Higher Education Developer's Guide 

Rules: 
•
•
•

Multiple rows of Level 0 Rowset  based Institution and Aid Year 
The response is returned filtered for the financial aid year setup defined in services configuration page. 
CS SOA Framework Request configuration registration parameters ‐ Service Name: SFA_FINANCIAL_AID and 
Service Operation Name : SFA_READFINANCIALAIDSUMMARY 

3.9 CONSTITUENT SUMMARY CORE SERVICE 
Service: SCC_CONSTITUENT 
Service Operation: SCC_READPROFILESUMMARY 
Handler Class: SCC_360: ReadConstituentSummary  
Purpose:  
The service provides high level constituent summary such as name, contact information, IDs, service indicators, and the 
FERPA indicator. Here is the Constituent profile summary of the CRM HE360 Degree view UI impacted by this service: 
 

 
Rules: 
•
•
•
•

The constituent service returns addresses based on contact method usage in configuration page. 
CS SOA Framework Request configuration registration parameters ‐ Service Name: 
SCC_CAMPUS_COMMUNITY and Service Operation Name : SCC_ReadConstituentSummary 
The following fields have Y/N values:  DECEASED, SRVC_IND_NEG, SRVC_IND_POS, FERPA_FLAG indicators and 
SCC_AFL_DISPLAY  
ADDRESSLONG field returns the concatenated different address fields depending on the country code. 

3.10 AFFILIATIONS CORE SERVICE 
Service: SCC_CAMPUS_COMMUNITY 
Service Operation: SCC_READAFFILIATIONSUMMARY 
Handler Class: SCC_360: HANDLER: ReadAffiliationsSummary 
Purpose:  
The service provides an overview of Affiliations information. The data contains summary of each affiliation like start and 
end dates and status.  
 
Here is the Affiliations section of the CRM HE360 Degree view UI impacted by this service: 
 

 
Oracle Corporation ‐ Confidential 
 

Page 9 

Campus Solutions CRM for Higher Education Developer's Guide 

Rules: 
•

CS SOA Framework Request configuration registration parameters ‐ Service Name: 
SCC_CAMPUS_COMMUNITY and Service Operation Name : SCC_ReadAffiliationSummary 

3.11 ACADEMICS CORE SERVICE 
Service: SSR_STUDENT_RECORDS 
Service Operation: SSR_READACADEMICSSUMMARY 
Handler Class: SSR_360: ReadCareerSummary 
Purpose:  
The service provides overview of a student’s academic information. The response contains student’s Career, Program, Plan 
and Sub‐Plan as well as their most recent term information. Here is the Academics section of CRM HE360 Degree view UI 
impacted by this service: 
 

 
Rules: 
•
•
•
•
•
•
•
•

The Service returns the most recent effective dated row and does not include effective date in the output 
Multiple rows of Level 1 Rowset based on Institution, Career, and Primary Program combination.  
The Plan and Sub‐Plan Level 2 Rowset has one or more plans that are associated with each primary program.   
There can only be one term for each primary program, career, and institution combination. 
All the data (with the exception of Cumulative Units) in the Academics scroll area will all come from a view of 
ACAD_PROG. 
The Plans and Subplans grid is populated from ACAD_PLAN and ACAD_SUBPLAN.  
Recent Term data comes from STDNT_CAR_TERM.  
The Record STDNT_CAR_TERM references ACAD_PROG. Based on this underlying record relationship, there is 
a zero‐to‐many relationship between recent term and academic data. That is, multiple academic programs 
within the same institution and academic career can reference the same recent term. Some examples to 
illustrate this relationship: 
o

o

A student is active in two programs, Fine Arts and Liberal Arts which are both Undergraduate programs. ‐
CS would send 2 rows to populate the Academics scroll area ‐ one for each program.  Since both programs 
are defined within the same Institution and Academic Career, both programs will reference one and the 
same recent term. 
 A student is pursuing two advanced programs, an MBA defined under the Graduate Career and Law 
Degree under the Law Career.  CS sends two rows to populate the Academics scroll area ‐ one for each 
program with different careers.  Recent term data will be sent for each career. 

Oracle Corporation ‐ Confidential 
 

Page 10 

Campus Solutions CRM for Higher Education Developer's Guide 

o

•
•

 Incoming freshman has been activated in a program but not yet activated in a term.  CS would send one 
row to populate the Academics scroll area.  No term data can be sent until the student has been term 
activated in CS.  

Cumulative Units in the Academics section come from STDNT_CAR_TERM and like the other term data in the 
example above, this field will not be populated until the student is term activated. 
CS SOA Framework Request configuration registration parameters ‐ Service Name: SSR_STUDENT_RECORDS 
and Service Operation Name: SSR_ReadAcademicDataSummary 

3.12 CONFIGURATION PAGE 
New Component:  SCC_INTEG_WSC (GBL) 
This is a multiple page component, with pages for 
•
 

Campus Community (Define Contact Method Usage and 3C Period) 

 
•
 

 
Financial Aid (Define Financial Aid Year Data) 

 

Oracle Corporation ‐ Confidential 
 

Page 11 

Campus Solutions CRM for Higher Education Developer's Guide 

•
 

Contributor Relations.(Define Person/Org Relationship) 

 
 
Purpose:  This component will be used to define what kind of CS data should be included in services for display in the CRM 
360 degree view. The page will reside in Campus Solutions at Home > Set Up SACR > System Administration > Integrations > 
Configure Integrations. This page can be used to define Set Up Data pertaining to Contact Method Usage, 3C, Financial Aid 
Year and Contributor Relations person or organization relationships. 
Functionality:  Upon navigation to the component, the user can enter set up data pertaining to: 
• Contact Method Usage: This includes Address, Email and Phone usage. These define the order in which the 
system searches for and uses the associated data. 
• 3Cs: A large volume of data pertaining to 3C’s may be available. With the set up page, the user can limit the 
data that should be sent to the CRM 360 degree view. The user can either include all data or data for the 
past few months. By entering a value for months, for example “3”, the user is limiting the 3C data to the past 
3 months. 
• Financial Aid: This page gives the user an option to select which Financial Aid Years data under an Institution to 
send to the CRM 360 degree view.  
• Contributor Relations: It is possible that a constituent may have relationships with other persons and 
organizations, but we may not want to send all these relationships to the CRM 360 degree view. With the set 
up page, we can define which relationships are applicable to be sent across to the CRM 360 degree view. 
Only those relationships selected here will be eligible for communication to the CRM 360 degree view. 
• Audit History: The user can query the table SCC_WSC_COMMUN to know the last updated date time 
(SCC_WSC_COMMUN .SCC_DATETIME_UPD) and last updated user id (SCC_WSC_COMMUN. 
SCC_MOD_OPR) 
More information on functionality of the Configure Integrations component may be found in the Campus Solutions CRM for 
Higher Education PeopleBook. 

4 SOURCE DATA ANALYSIS FOR RECRUITMENT SECTION ON CRM  
Description 
The Recruiting Section displays details of the suspects or prospects with regard to their academic interests. The 
recruiters can view the summary of potential suspects or prospects, their academic interests, career, program, plan, 

Oracle Corporation ‐ Confidential 
 

Page 12 

Campus Solutions CRM for Higher Education Developer's Guide 

subplan details, Last School Attended and Graduation Date. The user can also view the Lifecycle Status, and the 
Lifecycle Status Date along with other basic recruiting information. 

 
Since the recruitment related data is available in CRM profile tables, the data is fetched from these tables directly 
and displayed. The data to these profile tables comes through the CS_ADM_PRSPCT_ADM_FULLSYNC message from 
CS. 
  Following are the Profile Tables in CRM into which the prospect data is populated:   
•
•
•
•
•

PS_CS_ADM_PRS_CAR 
PS_CS_PRS_RECRUIT  
PS_CS_ADM_PPRS_PROG 
PS_CS_ADM_PRS_PLAN 
PS_CS_ADM_PRS_SBPL 

5 SECURITY 
The table below indicates what CS security is required to view the related CS data in the CRM HE360 View. 
CRM 360 Section Name 

Campus Solutions Security Parameters

3C's – Interactions 
Academics 
Admissions 

Institution, 3C Group Security 
Institution, Career, Program, Plan 
Institution/Application Centre Security (Similar to "Application Summary" 
component) 
No row level security (Similar to "View Affiliations" component)
Institution
Institution (Similar to Giving Profile component) 
Institution
Student Financials can be secured by Business Unit.  Customers have the option 
to secure the SF application by Business Unit via User ID / Oprid (should use 
SSF_BU_OPRVW), by Business Unit via Permission List (should use 
SSF_BU_CLSVW), or not use Business Unit related row level security (should use 
SSF_BU_NONVW).  The  SSF_BU_NONVW should be the "default" security view, 
the customer will need to make sure that if they implement row level security 
for Business Unit that they update the CS "Request Handlers" page with the 
correct security view. 

Affiliations 
Constituent Summary 
Contributor Relations 
Financial Aid 
Student Finance 

Transcript Requests 
Oracle Corporation ‐ Confidential 
 

Institution/Transcript Type
Page 13 

Campus Solutions CRM for Higher Education Developer's Guide 

CRM 360 Section Name 

Campus Solutions Security Parameters

Transfer Credits 

No row level security 

See the Service Notes in the section directly below for security navigation setup and Appendix IV for examples of security 
roles and related access. 

5.1 REQUEST HANDLER OVERVIEW 
The CS request handlers have a significant impact on the security of many of the 360 degree view Higher Education Section 
components as they enable the setting of particular security views.  There is one overall, externally available request 
handler for the “aggregation service” as shown below; and then each of the components has its own internal request 
handler, which is shown in the relevant section below. 
Request handlers are defined in Setup SACR > System Administration > Integrations > Request Handlers. 
The following table outlines the request handlers needed for the CRM4HE 360 View. 
Service 

Service Name 

Aggregation 
 
NOTE:  interacts with 
CRM and serves as the 
front end to all the 
internal services 
3C's – Interactions 
 
NOTE:  3Cs 360 
security is driven 
primarily by the 
Campus Solutions 3C 
Security Group 
assigned to the UserID 
in Set Up SACR > 
Security > Secure 
Student 
Administration > 3C 
Group Security.   

SCC_ 
CONSTITUENT 

Academics 
 
NOTE:  Academics 
security is controlled 
by: 
1.  Institution 
2.  Career 
3.  Program 
4.   Plan 
5.  Request handler 

SSR_STUDENT_
RECORDS 

Oracle Corporation ‐ Confidential 
 

SCC_ 
INTERACTIONS 

Service 
Operation 
SCC_ 
CONSTITUENT_ 
READ360  
SUMMARY 

Supported 
Interfaces 
External 

Security  
View 
SCC_360_ 
PPLSRCH 

Application Class 

SCC_ 
INTERACTIONS_ 
READCHECKLIST 
 
 
 
SCC_ 
INTERACTIONS 
_READ 
COMMENTS 
 
SCC_ 
INTERACTIONS_ 
READ 
COMMNCTNS 
SSR_READ 
ACADEMICS 
SUMMARY 

Internal 

PERS_ 
CHKLST5_ 
VW 
 
 
 
CMNT1_ 
VW 
 
 
 
SCC_ 
COMM_ 
EMP_VW 

Package:   
SCC_360  
Path:  HANDLER 
Application Class ID: 
ReadChecklistSummary 
 
ReadCommentsSummary 
 
 
 
 
ReadCommunications 
Summary 

Internal 

STDNT_ 
INS_ 
SCRTY 

Package:   
SSR_360 
Path:  HANDLER 
Application Class ID: 
ReadCareerSummary 

Package:   
SCC_CONSTITUENT 
Path:  HANDLER 
Application Class ID: 
ReadConstituentSummary 

Page 14 

Campus Solutions CRM for Higher Education Developer's Guide 

Service 

Service Name 

security view 
Admissions 
SAD_ 
 
ADMISSIONS 
NOTE:  Admissions 
security in the 360 
view is determined by 
entries in Application 
Center Security.  Set 
up Admissions Center 
Security (Set Up SACR 
> Security > Secure 
Student 
Administration > User 
ID > Application Center 
Security) 
Affiliations 
SCC_CAMPUS_
COMMUNITY 

Supported 
Interfaces 

Security  
View 

Application Class 

SAD_READ 
ADMISSIONS 
SUMMARY 

Internal 

ADM_ 
MAINT_ 
SCTY 

Package:   
SAD_ADMISSIONS  
Path:  HANDLER 
Application Class ID: 
ReadAdmissionSummary 

SCC_READ 
AFFILIATION 
SUMMARY 

Internal 

STDNT_ 
INS_ 
SCRTY 

Package:   
SCC_360  
Path:  HANDLER 
Application Class ID: 
ReadAffiliationsSummary 
Package:   
SCC_360  
Path:  HANDLER 
Application Class ID: 
ReadConstituentSummary 
Package:   
AV_INVOLVEMENT  
Path:  HANDLER 
Application Class ID: 
ReadGivingSummary 

Constituent Summary 

SCC_ 
CONSTITUENT 

SCC_READ 
PROFILE 
SUMMARY 

Internal 

STDNT_ 
INS_ 
SCRTY 

Contributor Relations 
 
NOTE:  Contributor 
Relations security is 
controlled by: 
 
1.  CR Academic 
Institution Security 
(Setup SACR > Security 
> Secure Contributor 
Relations > Secure 
Institution Table) 
2.  CR  Business Unit 
security (Setup SACR > 
Security > Secure 
Contributor Relations 
> Secure Business 
Unit) 
3.  The request 
handler security view 

AV_ 
INVOLVEMENT 

AV_ 
INVOLVEMENT_ 
READGIVINGS 

Internal 

AV_INST_
P_SRCH3 

Oracle Corporation ‐ Confidential 
 

Service 
Operation 

Page 15 

Campus Solutions CRM for Higher Education Developer's Guide 

Service 

Service Name 

Financial Aid 
 
NOTE:  The security for 
the Financial Aid 
section is controlled by 
Setup SACR > Security 
> Secure Student 
Administration > User 
ID > Academic 
Institution Security.   
Financial Aid uses all 
the levels of security 
noted below ‐ 
institution, campus, 
career, program, 
depending on user 
setup and the area of 
Financial Aid.  Also, 
there is item type 
security which is the 
same as Student 
Financials.  Core local 
services hard code row 
level security via 
security views at Main 
Menu > Set Up SACR > 
Security > Secure 
Student 
Administration > 
UserID > Security 
Views. 
Transcript Requests 
 
NOTE:  Transcript 
request security is 
controlled by: 
 
1.  Institution 
2.  Transcript Type 
(Setup SACR > Security 
> Secure Student 
Administration > User 
ID > Transcript Type 
Security) 
3.  Request handler 
security view 

SFA_ 
FINANCIAL_ 
AID 

Oracle Corporation ‐ Confidential 
 

SSR_STUDENT_
RECORDS 

Service 
Operation 
SFA_ READ 
FINANCIALAID 
SUMMARY 

Supported 
Interfaces 
Internal 

Security  
View 
STUAID_ 
INS_SCTY 

SSR_READ 
TRANSCRIPT 
REQSTSUMMARY 

Internal 

SSR_TRQ_
SCRT_VW 

Application Class 
Package:   
SFA_FINANCIAL_AID  
Path:  HANDLER 
Application Class ID: 
readAidSummary 

Package:   
SSR_360  
Path:  HANDLER 
Application Class ID: 
ReadTranscriptRequest 
Summary 

Page 16 

Campus Solutions CRM for Higher Education Developer's Guide 

Service 

Service Name 

Transfer Credits 

SSR_STUDENT_
RECORDS 

Student Finance 
 
NOTE:  Student 
Financials can be 
secured by Business 
Unit.  This section has 
three security views 
that reflect how row 
level security is 
handled in Student 
Financials.   
The security for the 
Finances section is 
predominantly 
governed by: 
 
1.  The security view in 
the request handler 
“SSF_STUDENT_FINAN
CIALS” in Setup SACR > 
System Administration 
> Integrations > 
Request Handlers 
2.  Then the selection 
of the Business Unit in 
Setup SACR > Security 
> Secure Student 
Financials > User ID > 
Business Unit 
If no security seems to 
be happening with 
other settings, amend 
the security view to 
SFF_BU_OPRVW. 

SSF_STUDENT_
FINANCIALS 

Service 
Operation 
SSR_READ 
TRANSFERCREDIT
SUMMARY 

Supported 
Interfaces 
Internal 

Security  
View 
None 

SSF_READSTDNT 
FINANCIALSSUM
MARY 

Internal 

SSF_BU_ 
NONVW 
(Default) 
or 

SSF_BU_
OPRVW 

Application Class 
Package:   
SSR_360  
Path:  HANDLER 
Application Class ID: 
ReadTransferCredit 
Summary 
Package:   
SSF_STUDENT_FINANCIALS 
Path:  HANDLER 
Application Class ID: 
ReadFinancialSummary 

(by 
Business 
Unit via 
User ID / 
OPRID) 

or 
SSF_BU_
CLSVW 
(by 
Business 
Unit via 
Permissio
n List) 

 

5.2 RECRUITING 
Data for the Recruiting section on 360 degree view is sourced from CRM.  There is not a separate request handler for this 
section of the Higher Education Information grid in the 360 degree view.  Consequently, this section is an exception to the 
others. 

Oracle Corporation ‐ Confidential 
 

Page 17 

Campus Solutions CRM for Higher Education Developer's Guide 

5.3 HE360 SECURITY MODEL 

 
Security happens at two levels (3rd and 4th pillars). 
Security Level 1 :   The first level uses framework level security view , which is one security view 
(STUAID_INST/CAR/PLAN_SCRTY) here, configurable within the product user interface. 
This security check returns a "Yes‐Go ahead"/ Success response if the user has access to one or more rows of the 
constituent’s Data. It returns a "No" / "Secured" response if the user doesn’t have access to any of the constituent’s data. 
Security Level 2: (4th Pillar): This is a hard‐coded security setting written in service handlers (application classes), which may 
use one or more security views and is NOT configurable, in most cases. 

Oracle Corporation ‐ Confidential 
 

Page 18 

Campus Solutions CRM for Higher Education Developer's Guide 

Security level 1 indicates whether it is okay to proceed with the data query for the request (if the result is Yes/ Success ‐ the 
user has access to at least one row of the constituent’s data). 
Security level 2 is responsible for actually filtering out that one row (or as many rows as the user is allowed to access) and 
returns the appropriate data.  This is typically achieved by joining security views with data retrieving SQLs so that only 
authorized data is returned. 

6 CS TEST SCORE POST PROCESS 
To Process External Test Score Data: 
1.

Load the test score data from a file into a suspense table using the external test score load process. 

2.

Review and edit the data that was loaded in suspense pages. 
Correct all load errors before moving on to the next step. In the search dialog page of the suspense 
component, enter the test ID, Error in the Edit Processing Option field and click the Search button. Go into 
each suspense record and correct the errors until every suspense record has a value of Complete (rather than 
Error) in the Edit field on the Test Score Suspense Data page.  

3.

After all of the load errors are corrected, run the search/match/post process.  
This process looks for data in the database (based on search parameters defined on the search/match criteria 
pages that can include name, social security number, birth date, and so forth) that matches the data being 
posted. For a set of parameters that suggest only a possible match (such as name and gender, for example), 
the process will not post the record until a person can manually determine which records are truly duplicates. 
There is also a choice to create prospect records and assign 3Cs during the post process and to allow the user 
to select where to post the data:  Campus Solutions or Enterprise CRM.   

4.

Go into each suspense record that did not get posted and check to see if it is truly a duplicate.  
In the search dialog page of the suspense component, enter the test ID, Complete in the Edit Process Option 
field and Perform in the Search/Match Process Option field. Then click the Search button. The search process 
finds only those suspense records that went through the search/match/post process but did not get posted. 
The reason the search/match/post process did not post the records is because it found a possible duplicate 
record in the database.  Once in the component, find the parameters for which the process identified a match, 
then use Search Match to look up the bio/demo information that matches the suspense record and decide 
whether a person who truly matches the incoming data already exists in the system. Then, specify whether 
the search/match/post process should add the bio/demo and test record to your database, update an existing 
record, or ignore the suspense record altogether.  

5.

Run the search/match/post process again.  
The process posts the suspense records that were manually tagged to post. By this time, all of the suspense 
records should be posted to the database. When a record posts to the database, the search/match/post 
process assigns an ID to the person. To view a bio/demo record that the search/match/post process created, 
select Student Recruiting, External Test Score Processing, Add/Update a Person or Student Admissions, 
External Test Score Processing, Add/Update a Person. To view a test score record that the search/match/post 
process created or updated, select Student Recruiting, External Test Score Processing, Test Results or Student 
Admissions, External Test Score Processing, Test Results.  

6.

Purge the suspense tables. 

Oracle Corporation ‐ Confidential 
 

Page 19 

Campus Solutions CRM for Higher Education Developer's Guide 

It is recommended that the suspense tables are purged as soon as all of the suspense records have been 
posted to the database. This helps avoid confusion the next time data is loaded into the suspense tables.  
7.

Review Test Score Candidate Data, if desired. 
When external test score loads contain additional information about the student such as academic interests, 
extracurricular activities and prior schools attended, the search/match/post process stores the data in the Test 
Score Candidate Data component.  

The existing application engine program has been modified to: 
•  Update missing contact and biographical records for existing EMPLIDs in Campus Solutions if the target field is 
blank, regardless of the Post To option selected 
•  Populate the Admit Term based on the new Admit Term Map component if populated for the Test ID entered.  
This is done for prospect records if created in Campus Solutions or for records messaged to CRM 
•  Populate the prospect program, plan and subplan records based on the new Program/Plan/Subplan Map 
component if populated for the Test ID entered.  This is done for prospect records if created in Campus 
Solutions or for records messaged to CRM 
•  Create a message to be consumed by CRM if the user selects Post to CRM on the Search/Match/Post Test 
Scores run control.  This message comprises a header record with some of the run control data entered in the 
Search/Match/Post Test Scores run control page, records containing biodemo, prospect and test score 
information, and further Campus Solutions test‐specific (i.e. test load) suspense records. 
•  Populate/Update Test Results in Campus Solutions if the user selects Post to CRM on the Search/Match/Post 
Test Scores run control and an EMPLID exists in Campus Solutions. 

6.1 TEST SCORE CRM MESSAGING 
CRM messaging is based on Integration Broker – Message Segmentation technology.  Message Segmentation is a 
buffering technology used to send heavy payloads to an integrating PeopleSoft node. Segments of a message are 
pushed to a database whenever required.  Specifically, segments of a message are first buffered in the sender 
database while the message is being created and later in the recipient database while the message is being 
delivered to the recipient.   The receiving system can process the message as a whole or one segment at a time. 
This requires an extra setup wherein the Segment Aware option on the Node Definitions page in the PeopleSoft 
PIA has to be set for the remote node defined on the local system to handle segmented messages.  To configure a 
node to handle segmented messages: 
1. Select PeopleTools > Integration Broker > Integration Setup > Node Definitions 
2. Select the CRM node (PSFT_CR) with which to work and click OK. The Node Definitions page appears 
3. Select the Segment Aware box as shown below 
4. Click the Save button. 

Oracle Corporation ‐ Confidential 
 

Page 20 

Campus Solutions CRM for Higher Education Developer's Guide 

 
The data structure of the test score messages is shown below: 

 

Oracle Corporation ‐ Confidential 
 

Page 21 

Campus Solutions CRM for Higher Education Developer's Guide 

6.2 INSTALLATION SA 

 
The new CRM for Higher Education field should be checked if Enterprise CRM is installed. 

6.3 EXTERNAL TEST SCORE MAPPING 

 
The Available for CRM Post checkbox should be selected if the test scores will be posted to Enterprise CRM.  For 12 Test IDs 
(ACT, AP, CRS, DAT, EOS, GMS, GMT, GRE, LST, SAT, SSS, TFL) Available for CRM Post is delivered as Selected and cannot be 
edited. 

6.3.1 ADMIT TERM MAP 
To populate the most complete prospect and suspect data to either Campus Solutions or CRM, two new mapping tables 
have been added.  The Admit Term Map (SAD_TERM_MAP mapping table) allows the customer to map a graduation date 
range to an admit term.   

Oracle Corporation ‐ Confidential 
 

Page 22 

Campus Solutions CRM for Higher Education Developer's Guide 

 
Navigation:  Setup SACR > Product Related > Recruiting and Admissions > External Test Scores > Create Prospects Setup 
This page is used to map the major interest(s) from the suspense record if available to an academic program, plan or 
subplan for population on the prospect record in CS or the staging record in CRM.  The tests providing a major interest as 
part of their layout are:  ACT, EOS, GMASS, SAT and SSS. 
Upon navigation to the component, the user can add the Institution, Career and Test ID for which they are mapping a 
graduation date range to an Admit Term.  Upon entering the page, the user will enter a row for each graduation date range 
and admit term they are mapping.   
The user can, as per current functionality, enter a default admit term on the Search/Match/Post Test Scores run control 
page to cater to those cases where the field is blank on the suspense file.  They can also leave the default value blank in 
which case no admit term will populate during the post process. 

6.3.2 PROGRAM/PLAN/SUBPLAN MAP 
The Program/Plan/Subplan Map (SAD_INTPROG_MAP mapping table) allows the customer to map a major interest code to 
an academic program, academic plan or academic subplan.  Only tests where this data is available are eligible for mapping.  
The option to enter default values on the Search/Match/Post Test Scores Run control still exists for those test scores where 
this data is not provided and for records for an eligible test score where the data is not provided. 

 
Navigation:  Setup SACR > Product Related > Recruiting and Admissions > External Test Scores > Create Prospects Setup 
This page is used to map the major interest(s) from the suspense record if available to an academic program, plan or 
subplan for population on the prospect record in CS or the staging record in CRM.  The tests providing a major interest as 
part of their layout are:  ACT, EOS, GMASS, SAT and SSS. 
Upon navigation to the component, the user can add the Test ID for which they are mapping a major interest to a program, 
plan or subplan.  Upon entering the page, the user will enter a row for each major interest and program, plan or subplan 
they are mapping.   
The user can, as per current functionality, enter a default program, plan or subplan on the Search/Match/Post Test Scores 
run control page to cater to those cases where the field(s) are blank on the suspense file.  They can also leave the default 
value blank in which case no program, plan or subplan will be created for the suspect/prospect during the post process. 

Oracle Corporation ‐ Confidential 
 

Page 23 

Campus Solutions CRM for Higher Education Developer's Guide 

6.3.3 SEARCH/MATCH POST TEST SCORES RUN CONTROL 
The Search/Match/Post Test Scores run control page has been modified to allow the user to select where they want to post 
the data:  Campus Solutions or CRM.  This option appears only for those customers who have CRM installed and where the 
Test ID entered is eligible for posting to CRM.   

 
If the Test ID entered on the page is eligible for posting to CRM and the CRM Installed checkbox is set to Y on 
INSTALLATION_SA, the Post To radio buttons display.  If the user selects Post To Enterprise CRM, the Create Prospects 
checkbox is set to Yes and requires the user to enter the required fields for prospect creation.  If the user selects Post To 
Enterprise CRM, the Assign 3Cs checkbox will not display as this functionality is specific only to posting to Campus Solutions.  
The users have the option to create prospects if they select Post to Campus Solutions as the functionality currently exists.  
This change allows customers the option of moving the suspect and prospect records over to CRM without creating an 
EMPLID in Campus Solutions.   
If the user selects Post to Enterprise CRM on SAD_TEST_POST, the application engine will still go through the search/match 
process and the Search Edit Option on the suspense record will be set based on the Search/Match Results.   
•

If the Search/Match results in a New ID, the application engine program will be modified to not create the 
EMPLID and records associated with the EMPLID in Campus Solutions but to create a message with the data 
that exists in the suspense records for the Test ID entered that can be consumed by CRM.  In addition, the 
information on the run control and the data transformed from the various mapping routines will also be 
created in a message to be consumed by CRM. The message will include a header record with some run 
control parameters, a standardized biodemo and prospect information record, a standardized test score 
record along with the test‐specific suspense records. Although not used in the current change, a record 
containing name/value pair will also be introduced for any future customization or enhancements.  Once the 
messages are created, the application engine program should set SAD_TEST_SUSPN.SRCH_PROC_OPTN to 
Complete (‘C’) and SAD_TEST_SUSPN.POST_PROC_OPTN to Purge (‘P’). 

•

If the Search/Match results in updating an existing ID, the application engine program will be modified to 
only create STDNT_TEST and STDNT_TEST_COMP records in Campus Solutions for the EMPLID.  The 
application engine program will also be modified to create a message with the data that exists in the 

Oracle Corporation ‐ Confidential 
 

Page 24 

Campus Solutions CRM for Higher Education Developer's Guide 

suspense records for the Test ID entered that can be consumed by CRM.  In addition, the information on the 
run control and the data transformed from the various mapping routines will also be created in a message to 
be consumed by CRM. The message will include a header record with some run control parameters, a 
standardized biodemo and prospect record, a standardized test score record and the common prospect 
records along with the test‐specific suspense records. Although not used in the current change, a record 
containing name/value pair will also be introduced for any future customization or enhancements. Once the 
messages are created, the application engine program should set SAD_TEST_SUSPN.SRCH_PROC_OPTN to 
Complete (‘C’) and SAD_TEST_SUSPN.POST_PROC_OPTN to Purge (‘P’). 
•

If the Search/Match results in multiple matches, the user will need to manually determine if the suspense 
record matches one of the possible matches found or should be a new EMPLID.  This is documented in step 
#4 of the current process above.  The search/match routine sets SAD_TEST_SUSPN.SRCH_PROC_OPTN to 
Perform (‘P’) and leaves SAD_TEST_SUSPN.POST_PROC_OPTN as Awaiting Search (‘A’).  The user will 
manually update SAD_TEST_SUSPN.SRCH_PROC_OPTN and SAD_TEST_SUSPN.POST_PROC_OPTN.  If the 
user sets POST_PROC_OPTN to Update Existing ID (‘U’), the user will also indicate the EMPLID to update on 
the appropriate suspense record based on the Test ID. 

•

Suspense Records that are eligible for messaging to CRM: 
o

o

o

o
o
o
o

o

ACT: 
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
AP 
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
CRS 
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
DAT 
ƒ
EOS 
ƒ
GMASS 
ƒ
GMAT 
ƒ
ƒ
GRE 
ƒ

SAD_ACT_SUS 
SAD_ACT_SUS_COL 
SAD_ACT_SUS_HS 
SAD_ACT_SUS_STD 
SAD_AP_SUS 
SAD_AP_SUS_AWRD 
SAD_AP_SUS_PREV 
SAD_AP_SUS_SCHL 
SAD_AP_SUS_TEST 
SAD_CRS_SUS 
SAD_CRS_SUS_JP 
SAD_CRS_SUS_MJR 
SAD_CRS_SUS_PRV 
SAD_CRS_SUS_STD 
SAD_CRS_SUS_STS 
SAD_DAT_SUS 
SAD_EOS_SUS 
SAD_GMS_SUS 
SAD_GMT_SUS 
SAD_GMT_SUS_TST 
SAD_GRE_SUS 

Oracle Corporation ‐ Confidential 
 

Page 25 

Campus Solutions CRM for Higher Education Developer's Guide 

o

o

o

o

LSAT 
ƒ
ƒ
ƒ
SAT 
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ

SAD_SAT_SUS 
SAD_SAT_SUS_COL 
SAD_SAT_SUS_HS 
SAD_SAT_SUS_I 
SAD_SAT_SUS_II 

ƒ

SAD_SAT_SUS_STD 

SAD_LAW_SUS 
SAD_LAW_SUS_MTR 
SAD_LAW_SUS_TST 

SSS 
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
TOEFL 
ƒ

SAD_SSS_SUS 
SAD_SSS_SUS_AP 
SAD_SSS_SUS_APC 
SAD_SSS_SUS_SAT 

SAD_TFL_SUS 
 
Users will continue to use the existing External Test Score Purge Process to purge the suspense records once they have 
completed posting the data. 

Oracle Corporation ‐ Confidential 
 

Page 26 

Campus Solutions CRM for Higher Education Developer's Guide 

APPENDIX I     GLOSSARY 
Term 

Description 

Asynchronous 
Message 
Enterprise 
Integration Point 
(EIP) 

Asynchronous messages are not real‐time – the message is sent to be picked up at some later time 
by the receiving application’s message broker. 
Commonly referred to as “EIPs” in CRM4HE, these are asynchronous services that push information 
such as changes to the values of fields to other systems as XML messages via Integration Broker.  
Please refer to chapter 2 “Enterprise Integration Points” and Appendix II for further information 

HTML 

Hyper Text Markup Language ‐ designed to display data, with focus on how data looks. HTML is the 
universal markup language for the Web. HTML lets you format text, add graphics, create links, input 
forms, frames and tables, etc., and save it all in a text file that any browser can read and display. 
Basic unit of data sent from one web services agent to another in the context of web services.

Message 
Rowset‐based non‐
container message 

Rowset based messages are used for publishing hierarchical data, with a parent child relationship. 
These messages are built from the PeopleSoft records hierarchically.  A container message is 
basically comprised of message parts and these message parts can be either rowset messages or non 
rowset messages – therefore, a non‐container message lacks component parts and is in one “chunk” 
only. 

SOA 
SOA Framework 

Service Oriented Architecture ‐ SOA is an architectural style that supports integration of business 
processes as linked services that may be accessed when needed over a network. 
Campus Solutions has implemented its own SOA, and this has been referred to as a framework.

Synchronous 
Message 

Synchronous messages are sent and the receiving application waits for a successful response from 
the remote system before it will continue. 

Web Service 

A web service is a set of related application functions that can be programmatically invoked over the 
internet , designed to support interoperable machine‐to‐machine interaction over a network, making 
it easy for applications to communicate.  
Alternative description: Web Service is an application (function/task) of a system exposed over the 
internet for use by external systems.  Built on XML and HTTP 
eXtensible Markup Language ‐ Designed to structure, store and transport data, with focus on what 
data is.  XML is independent of hardware, software, and application 

XML 

 

Oracle Corporation ‐ Confidential 
 

Page 27 

Campus Solutions CRM for Higher Education Developer's Guide 

APPENDIX II      INTEGRATION BROKER SETUP 
Before using CRM4HE, users are strongly advised to familiarize themselves with PeopleSoft Integration Broker, which is 
the mechanism that handles the messaging at the core of CRM4HE.  Please consult the Integration Broker PeopleBook 
(Enterprise PeopleTools 8.49 PeopleBook: PeopleSoft Integration Broker > Integration Scenarios) or undertake a course 
with Oracle University to acquire this knowledge.  CRM4HE will not work if the integration between the Campus 
Solutions and CRM databases is not functioning. 

INTEGRATION SET‐UP WITH CRM 
CRM4HE aims at providing integration between Campus Solutions and CRM through various Web Services. Please note 
that all service operations are delivered inactive. Users will need to activate the required service operation to get 
started. 
1) Set up the gateway in CS and CRM (PeopleTools > Integration Broker > Gateway) 
2) Set up the Node in CS and CRM (PeopleTools > Integration Broker >  Integration Setup  > Nodes)   
3) Node name should be the same in both the publishing and subscribing databases.  The CRM Node has to be 
marked Segment Aware, since Test scores use message segmentation.  See Section 6.1 Test Score CRM Messaging 
for more information. 
4) Setup single sign‐on in both databases (PeopleTools > Security Objects > Single Sign on). Select both nodes in both 
databases. 
5) Check domain status is Active. (PeopleTools > Integration Broker > Service Operation Monitor  > Domain Status)  
6) Verify the required queues are running (PeopleTools > Integration Broker > Service Operation Monitor > Queue 
Status).  If not, press the Run Button.  It may be necessary to change the status of the following Queues to RUN in 
case it has not been set:  SAD_CRM_SETUP, SAD_CRM_DATA, and PERSON_DATA. (Navigate to PeopleTools > 
Integration Broker > Integration Setup > Queues) 
7) Activate the Service Operations Required.   (PeopleTools > Integration Broker > Integration Setup > Service 
Operations > Integration Points) 

QUERY ACCESS SERVICE (QAS) 
QAS enables external applications to access PeopleSoft Query via several service operations. Depending on the 
application, the external application will need to use several service operations in combination. The service 
operations for QAS are part of the service QAS_QRY_SERVICE.  QAS service operations are grouped into the 
following categories to help describe the service operations: 
•
•
•
•

Query Creation Services (QCS) 
Query Security Services (QSS) 
Query Metadata Services (QMS) 
Query Execution Services (QES) 

The value of QAS is that, rather than having to bring all of the student information to CRM4HE, it enables the 
enrollment manager, for example, to dynamically access student data when building an audience for a retention 
program. In this way, an institution can set up its definition of an at‐risk student on the Campus Solutions side and 
have CRM4HE dynamically access that data when creating the audience. Then the institution can run retention 
programs targeted to that audience. 
NOTE:  To use CRM4HE with QAS requires PeopleTools 8.5.  However, using CRM4HE without using QAS does not. 
Oracle Corporation ‐ Confidential 
 

Page 28 

Campus Solutions CRM for Higher Education Developer's Guide 

APPENDIX III     DATA PUBLISH ARCHITECTURE 
The main objective of the EIPs is to publish data whenever a change happens on the record for the given entities of the 
EIPs or when the user requests data. This data can be created/updated/deleted through various channels like 
Components, Component interfaces, and Batch Processes.  
For publishing data, the EIP project uses CS Service Oriented Architecture (SOA) which is simple, lightweight, flexible, 
and configurable. This framework has a set of classes and APIs which may be used either directly or by 
extending/implementing one of the framework classes. 

MODES OF PUBLISHING  
B ATCH  P UBLISH  
Batch Publish is a process that does Real Time publishing of data that is created/updated/deleted by any batch 
process:  COBOL, SQR or Application Engine. A more comprehensive explanation of using this mode is provided in 
APPENDIX VI Batch Publish EIPs. 
The main process, while creating data in an application table, will also write a row of data in the Batch Delay table 
which will be used by the batch replay process to fetch the actual data from the application tables and publish.  
Many existing processes have already been converted into batch replay processes, and they are listed in the Batch 
Process Table shown later in this section.  The following steps explain how to implement Batch Replay for a 
Process, if a new process is required or an existing one needs modification (not listed in the Table): 
•

Create a Job, where the first process will be the actual Batch Process and the second one will be the Batch 
Replay process. If the existing process is already part of a job with multiple processes, then the batch 
replay process will be added as the last process to that existing job. 

•

Modify the first process so that for each record that is created, updated or deleted from the application 
table, a row is written into the Batch Delay Table. The Batch Delay Table contains the Application table 
Name, Key field values, and an Audit Action field to tell if the data was Added, Updated or Deleted in the 
application table. 

•

The second process in the job which is the Batch Replay process will query the Batch Delay table for 
process instances of all batch processes part of that job to know the records that were updated by the 
actual processes. It uses the Key field values stored in the Batch Delay table to fetch the actual data from 
the application tables. The message is populated with this data and is published. The data in the Batch 
Delay Table is purged after publishing. 

•

Users should note that running both the normal and batch replay versions of processes simultaneously 
will generate an error.  Consequently, it is recommended that a choice is made about which process is 
retained in the process group before the implementation of CRM4HE is made available to the users. 

Oracle Corporation ‐ Confidential 
 

Page 29 

Campus Solutions CRM for Higher Education Developer's Guide 

This diagram illustrates the batch processes: 

 

O NLINE  P UBLISH  
This mode of publishing is used when data is created/updated/deleted from online Components or Component 
Interfaces.  The process flow diagram below illustrates online publishing. 

O NLINE  P UBLISH  ‐   R EMOTE  COBOL  INVOCATION  
COBOL processes can be invoked from online components as a remote call. A remote call to COBOL happens when 
the user clicks a button in the page. This means the message that is published from this component should also 
contain the data processed by the COBOL program, apart from the data from the component buffer. 

Oracle Corporation ‐ Confidential 
 

Page 30 

Campus Solutions CRM for Higher Education Developer's Guide 

An example of such a process is found on the Application Program Data page: 

 

 
` 

Clicking the “Create Program” button initiates 2 COBOL processes to calculate any deposit fees due (SFPDEPRC) 
and add the application program into Student Records (ADPCPRRC).  The logical flow of a remote call is illustrated 
below. 
 
User clicks button in 
the page 

Triggers Field Change Event 

 
‐‐DoSaveNow()
‐‐In Component SavePostChange, Populate the message    
   Partially with data from component buffer. 
‐‐Remote call to COBOL. 
‐‐Capture data processed by COBOL from database. Populate  
     the message with this data. 

 
 
 
 

Field Change Event 

F ULL  S YNC  P UBLISHING  
This mode of publishing is used when the user requests a full synchronization of entities between the participating 
systems for a given EIP.  Generally, a “full sync” is run initially to synchronize the data between CS and CRM and 
thereafter the data is usually synchronized through incremental publishing.  A notable example of this is the 
existing EIP “CS_PERS_DATA_EXTEND_FULLSYNC”, which has been broken down into the new real time EIPs listed 
below: 
•
•
•
•
•

SCC_SRVC_IND_SYNC 
SAD_ADM_INTEREST_SYNC 
SSR_EXTRACUR_ACTVTY_SYNCS 
SAD_EXT_ACAD_DATA_SYNC 
SCC_PERSON_SYNC 

Oracle Corporation ‐ Confidential 
 

Page 31 

Campus Solutions CRM for Higher Education Developer's Guide 

The existing CS_PERS_DATA_EXTEND_FULLSYNC should be used to seed the data initially, but thereafter the real 
time EIPs listed above would keep it synchronized.  There are 2 patterns of Full Sync Publishing that could be 
chosen depending on the EIP: 
•
•

Enterprise Component (EC) Full Sync 
SOA Full Sync 

E NTERPRISE  C OMPONENT  (EC)   F ULL  S YNC  
The existing Full Sync Publishing between CS and CRM has already been implemented using the EC Full Sync 
Pattern. Following are the EIPs which can be published using EC Full Sync from CS to CRM: 
Functionality 
Application Center Security 
Recruitment Center Security 
Prospect 
Applicant 
Test Score Sync 
Person Extension 

EIP
CS_SCRTY_APPL_CTR_FULLSYNC 
CS_SCRTY_RECR_CTR_FULLSYNC 
CS_ADM_PRSPCT_DATA_FULLSYNC 
CS_ADM_APPL_DATA_FULLSYNC 
CS_TEST_SCORES_FULLSYNC
CS_PERS_DATA_EXTEND_FULLSYNC 

SOA   F ULL  S YNC  
This pattern of Full Sync publishing will publish data from all the records that appear in the message structure. 
Users will have to select the Full Data Publish Mode in the CS Event Registration for a particular EIP to execute a 
Full Data Sync. 
All the new EIPs specified below will be using this pattern of SOA Full sync publishing: 
Functionality 
Academic Institution Setup 
Academic Campus Setup 
Academic Career Setup 
Academic Program Setup 
Academic Plan Setup 
Academic Subplan Setup 
Academic Term Setup 
External Org 
School Type Set up Table 
Test Setup 
Test Component Setup 
Test Security Setup 
Admit Type Setup 
Academic Institution Security 
Academic Career Security 
Academic Program Security 
Academic Plan Security 
Referral Source Table
Student Status Change 
Oracle Corporation ‐ Confidential 
 

EIP
SSR_ACADINST_SETUP_FULLSYNC 
SSR_ACADCAMP_SETUP_FULLSYNC 
SSR_ACADCAR_SETUP_FULLSYNC 
SSR_ACADPROG_SETUP_FULLSYNC 
SSR_ACADPLAN_SETUP_FULLSYNC 
SSR_ACADSUBPLAN_SETUP_FULLSYNC 
SSR_ACADTRM_SETUP_FULLSYNC 
SCC_EXT_ORG_FULLSYNC
SCC_SCHL_TYPE_SETUP_FULLSYNC 
SAD_TEST_SETUP_FULLSYNC
SAD_TEST_COMP_FULLSYNC
SAD_TEST_SCRTY_FULLSYNC
SAD_ADMITTYPE_SETUP_FULLSYNC 
SSR_SCRTY_INST_UID_FULLSYNC 
SSR_SCRTY_CAR_UID_FULLSYNC 
SSR_SCRTY_PROG_UID_FULLSYNC 
SSR_SCRTY_PLAN_UID_FULLSYNC 
SAD_RFRL_SRC_SETUP_FULLSYNC 
SSR_ACAD_PROG_FULLSYNC   
Page 32 

Campus Solutions CRM for Higher Education Developer's Guide 

 

SOA FULL SYNC SETUP  
The following steps are needed to set up SOA full data sync, using SAD_TEST_SCRTY_FULLSYNC as an example: 
1. Event Registration (Home > Setup SACR > System Administration > Integrations > Event Registry  
2. Click the “Run Now” button on the row with the Integration Mode set as Full Refresh. This will publish all the 
data from the underlying message records of the Service Operation in context: 
 

 
Note: Event Registry configurations for all EIPs are delivered as scripts as part of the Feature Pack 2 project 
package. 

SOA CONFIGURATION 
EVENT REGISTRATION 
Navigation: Home > Setup SACR > System Administration > Integrations > Event Register. 
It is mandatory that all the EIPs are registered in SOA Event Registry.  The SOA Event Registration for CRM4HE is 
delivered and configured as shown below to make an Effective Date/Full Sync Replay.   
 
EIP 
Student Status Change 
Academic Institution Setup 
Academic Campus 
Academic Career 
Academic Program 
Academic Plan 

Oracle Corporation ‐ Confidential 
 

Service Operation
SSR_ACAD_PROG_SYNC 
SSR_ACAD_PROG_FULLSYNC 
SSR_ACADINST_SETUP_SYNC
SSR_ACADINST_SETUP_FULLSYNC
SSR_ACADCAMP_SETUP_SYNC
SSR_ACADCAMP_SETUP_FULLSYNC
SSR_ACADCAR_SETUP_SYNC
SSR_ACADCAR_SETUP_FULLSYNC
SSR_ACADPROG_SETUP_SYNC
SSR_ACADPROG_SETUP_FULLSYNC
SSR_ACADPLAN_SETUP_SYNC

Event Replay Support 
Effective Dated. 
Effective Dated.  Full Refresh. 
Effective Dated.
Effective Dated.  Full Refresh. 
Effective Dated
Effective Dated.  Full Refresh. 
Effective Dated.
Effective Dated.  Full Refresh. 
Effective Dated.
Effective Dated.  Full Refresh. 
Effective Dated.

EFFDT Filtering
Yes 
Yes 
Yes
Yes
Yes
Yes
Yes
Yes
Yes
Yes
Yes

Page 33 

Campus Solutions CRM for Higher Education Developer's Guide 

EIP 
Academic Sub Plan 
Academic Term 
Ext Org 
School Type Setup 
Test ID Setup 
Test Component Setup 
Test Security Setup 
Admit Type Setup 
Academic Institution 
Security 
Academic Career Security 
Academic Program Security 
Academic Plan Security 
Application Center Security 
Recruitment Center Security 
Test Score Sync 
Prospect 
Applicant 
Service Indicator Sync 
Admission Interest Sync 
Extra Curricular Activity 
External Academic Data 
Person Sync 
Referral Source Table 
Mapping BOID & EMPLID 

Service Operation
SSR_ACADPLAN_SETUP_FULLSYNC
SSR_ACADSUBPLAN_SETUP_SYNC
SSR_ACADSUBPLAN_SETUP_FULLSYNC
SSR_ACADTRM_SETUP_SYNC
SSR_ACADTRM_SETUP_FULLSYNC
SCC_EXT_ORG_SYNC
SCC_EXT_ORG_FULLSYNC
SCC_SCHL_TYPE_SETUP_SYNC
SCC_SCHL_TYPE_SETUP_FULLSYNC
SAD_TEST_SETUP_SYNC
SAD_TEST_SETUP_FULLSYNC
SAD_TEST_COMP_SYNC
SAD_TEST_COMP_FULLSYNC
SAD_TEST_SCRTY_SYNC
SAD_TEST_SCRTY_FULLSYNC
SAD_ADMITTYPE_SETUP_SYNC 
SAD_ADMITTYPE_SETUP_FULLSYNC 
SSR_SCRTY_INST_UID_SYNC 
SSR_SCRTY_INST_UID_FULLSYNC 
SSR_SCRTY_CAR_UID_SYNC 
SSR_SCRTY_CAR_UID_FULLSYNC 
SSR_SCRTY_PROG_UID_SYNC 
SSR_SCRTY_PROG_UID_FULLSYNC 
SSR_SCRTY_PLAN_UID_SYNC 
SSR_SCRTY_PLAN_UID_FULLSYNC 
SAD_SCRTY_APPL_CTR_SYNC 
SAD_SCRTY_RECR_CTR_SYNC 
SAD_TEST_SCORES_SYNC 
SAD_ADM_PRSPCT_DATA_SYNC 
SAD_ADM_APPL_DATA_SYNC 
SCC_SRVC_IND_SYNC 
SAD_ADM_INTEREST_SYNC 
SSR_EXTRACUR_ACTVTY_SYNC 
SAD_EXT_ACAD_DATA_SYNC 
SCC_PERSON_SYNC  
SAD_RFRL_SRC_SETUP_SYNC 
SAD_RFRL_SRC_SETUP_FULLSYNC 
CS_STUDENT_BOID_SYNC 

Event Replay Support 
Effective Dated.  Full Refresh. 
Effective Dated.
Effective Dated.  Full Refresh. 
Effective Dated.
Effective Dated.  Full Refresh. 
Effective Dated.
Effective Dated.  Full Refresh. 
Effective Dated.
Effective Dated.  Full Refresh. 
Effective Dated.
Effective Dated.  Full Refresh. 
Effective Dated.
Effective Dated.  Full Refresh. 
NA
Full Refresh.
Effective Dated. 
Effective Dated.  Full Refresh. 
NA 
Full Refresh. 
NA 
Full Refresh. 
NA 
Full Refresh. 
NA 
Full Refresh. 
NA 
NA 
NA 
NA 
Effective Dated. 
NA 
Effective Dated. 
NA 
NA 
NA 
Effective Dated. 
Effective Dated.  Full Refresh. 
NA 

EFFDT Filtering
Yes
Yes
Yes
Yes
Yes
Yes
Yes
Yes
Yes
Yes
Yes
Yes
Yes
NA
NA
Yes 
Yes 
NA 
NA 
NA 
NA 
NA 
NA 
NA 
NA 
NA 
NA 
NA 
NA 
Yes 
NA 
Yes 
NA 
NA 
NA 
Yes 
Yes 
NA 

 
For all the above listed EIPs, EventNotification processing is used. No application class needs to be mentioned in the SOA 
Event Registration. 

6.3.4 EVENT REPLAY MODE 
In the Event Register page’s Event Replay Mode group box, for the Integration Mode column, there are 3 integration modes 
with the following options: 
1. Effective Dated ‐ this mode sends only the current effective dated rows of data in the message.  It removes future‐
dated rows from the current message data, and sends the remaining data to the Effective Dated Delay Table 
SCC_EFFDELAY, then sends the remainder of the message 
2. Full Refresh ‐ this mode completely replaces the old data with all data in the source records, and would normally be 
used when the system is being set up for the first time. This mode causes all data from all the tables which are 
used in the message structure to be sent 
Oracle Corporation ‐ Confidential 
 

Page 34 

Campus Solutions CRM for Higher Education Developer's Guide 

3. Incremental ‐ This mode is not yet implemented 

SOA –NOTIFICATION HANDLER (FOR CRM Æ CS) 
Navigation: Home > Setup SACR > System Administration > Integrations > Notification Handlers 
The Notification Handler has been delivered configured as shown below: 
EIP 

Service Operation

Package Name

Path  Class ID

T189 Application 
Topics 
Test Score Sync 

CS_T189_ADM_APPL_SYNC 
CS_STUDENT_TOPIC_SYNC 
SAD_TEST_SCORE_SYNC 

CS_T189_ADM_APPL_SYNC 
CS_STUDENT_TOPIC_SYNC 
CS_TEST_SCORE_SYNC 

: 
: 
: 

Subscription 
CSStudentTopicSync 
CSTestScoreSync 

 

BATCH PROCESS TABLE 
The following table lists the batch processes that have been converted into batch replay processes as part of CRM4HE.  If 
you are modifying any of these batch processes, and the modification inserts/updates/deletes data in records listed below, 
there would be a CRM4HE EIP impact. 
Note: The run control pages for these below mentioned batch processes will display the original process as well as the new 
Batch  Replay  job  (original  process  plus  the  batch  replay  process).    Selecting  the  original  process  would  do  the  usual 
processing without data publishing.  Selecting the batch replay job would do the usual processing and publish the data.  
Batch Process 

Object 
Modified 

EIP(s) Published & Records 
Impacted 

Batch Replay 
Process Name 

Application Delete Process 

ADAPPDEL.sqr 

SAD_ADM_PRSPCT_DATA_SYNC 
    ADM_PRSPCT_CAR 
    ADM_PRSPCT_PROG 
    ADM_PRSPCT_PLAN 
    ADM_PRSPCT_SBPL 
    PRSPCT_RCR_CAT 
SAD_ADM_APPL_DATA_SYNC 
    ADM_APPL_DATA 
    ADM_APP_CAR_SEQ 
    ADM_APPL_PROG 
    ADM_APPL_PLAN 
    ADM_APPL_SBPLAN 
    ADM_APPL_RCR_CA 
SAD_ADM_INTEREST_SYNC 
    ADM_INTRST_HDR 
    ADM_INTERESTS 

EIPAPDEL 

Oracle Corporation ‐ Confidential 
 

Page 35 

Campus Solutions CRM for Higher Education Developer's Guide 

Batch Process 

Object 
Modified 

EIP(s) Published & Records 
Impacted 

Batch Replay 
Process Name 

TS189 SMP 

adappgen.sqc, 
adtrnacd.sqc, 
ccmntpd.sqc 

Modified existing 
processes: 
ADAPPP‐J & 
ADCRMPST 

Application Status Update 

ADMTLPGS.SQR 

Alternate Program addition 
process 

ADALTPRG.sqr 

SMP Test Score.  
Create Prospects from Test 
Scores &  
Create Prospects from query 
process 

AEs: 
SAD_CRT_PGM, 
SAD_PRS_CRT, 
SAD_TEST_PST, 
SAD_POST_LIB 

SAD_ADM_APPL_DATA_SYNC 
    ADM_APPL_DATA 
    ADM_APP_CAR_SEQ 
    ADM_APPL_PROG 
    ADM_APPL_PLAN 
    ADM_APPL_SBPLAN 
    ADM_APPL_RCR_CA 
SAD_TEST_SCORES_SYNC 
    STDNT_TEST 
     STDNT_TEST_COMP 
SSR_EXTRACUR_ACTVTY_SYNC 
    EXTRACUR_ACTVTY 
SAD_EXT_ACAD_DATA_SYNC 
    EXT_ACAD_DATA 
    EXT_ACAD_SUM 
    SCC_PERSON_SYNC 
    PERSON_SA 
SAD_ADM_PRSPCT_DATA_SYNC 
    ADM_PRSPCT_CAR 
    ADM_PRSPCT_PROG 
    ADM_PRSPCT_PLAN 
    ADM_PRSPCT_SBPL 
    PRSPCT_RCR_CAT 
SAD_ADM_APPL_DATA_SYNC 
    ADM_APPL_DATA 
    ADM_APP_CAR_SEQ 
    ADM_APPL_PROG 
    ADM_APPL_PLAN 
    ADM_APPL_SBPLAN 
    ADM_APPL_RCR_CA 
SAD_ADM_APPL_DATA_SYNC 
    ADM_APPL_DATA 
    ADM_APP_CAR_SEQ 
    ADM_APPL_PRO 
    ADM_APPL_PLAN 
    ADM_APPL_SBPLAN 
    ADM_APPL_RCR_CA 
SAD_ADM_PRSPCT_DATA_SYNC 
ADM_PRSPCT_CAR 
    ADM_PRSPCT_PROG 
    ADM_PRSPCT_PLAN 
    ADM_PRSPCT_SBPL 
    PRSPCT_RCR_CAT 
SAD_ADM_INTEREST_SYNC 
    ADM_INTRST_HDR 
    ADM_INTERESTS 
SSR_EXTRACUR_ACTVTY_SYNC 
    EXTRACUR_ACTVTY 
    SCC_PERSON_SYNC 
    PERSON_SA 
SAD_TEST_SCORES_SYNC 
    STDNT_TEST 
    STDNT_TEST_COMP 

Oracle Corporation ‐ Confidential 
 

EIPPRGUP 

EIPALTPR 

SMP Test Score: 
EIPTSTPS. Create 
Prospects from 
Test Scores & 
Create Prospects 
from Query: 
EIPPRSP. 

Page 36 

Campus Solutions CRM for Higher Education Developer's Guide 

Batch Process 

Object 
Modified 

EIP(s) Published & Records 
Impacted 

Batch Replay 
Process Name 

EDI TS130 Transcript 
Srch/Post 

adtrnpst.sqr, 
cccmntpd.sqc, 
adtrnacd.sqc 

Modified existing 
job ADTRNP‐J to 
include the batch 
replay process. 

Application program update 

ADMPGPGS.sqr 

Graduation Reporting 

srgrddrv.sqr 

SSR_EXTRACUR_ACTVTY_SYNC 
    EXTRACUR_ACTVTY 
SAD_EXT_ACAD_DATA_SYNC 
    EXT_ACAD_DATA 
     EXT_ACAD_SUM 
SAD_TEST_SCORES_SYNC 
    STDNT_TEST 
    STDNT_TEST_COMP 
SCC_PERSON_SYNC 
    PERSON_SA 
SAD_ADM_APPL_DATA_SYNC 
    ADM_APPL_DATA 
    ADM_APP_CAR_SEQ 
    ADM_APPL_PROG 
    ADM_APPL_PLAN 
    ADM_APPL_SBPLAN 
    ADM_APPL_RCR_CA 
SSR_ACAD_PROG_SYNC 
    STDNT_CAR_SEQ 
    ACAD_PROG 
    ACAD_PLAN 
    ACAD_SUBPLAN 

Mass Replace Security 

AE: 
SCC_SCRT_UPD 

Quick Admit Batch Apps 

adappgen.sqc 

Create Applicants from 
Tests. 
Generate Test Score 
Applicant Data. 

adappgen.sqc 

Oracle Corporation ‐ Confidential 
 

SSR_SCRTY_INST_UID_SYNC 
    SCRTY_TBL_INST 
SSR_SCRTY_CAR_UID_SYNC 
    SCRTY_TBL_CAR 
SSR_SCRTY_PROG_UID_SYNC 
    SCRTY_TBL_PROG 
SSR_SCRTY_PLAN_UID_SYNC 
    SCRTY_TBL_PLAN 
SAD_SCRTY_APPL_CTR_SYNC 
    SCRTY_APPL_CTR 
SAD_SCRTY_RECR_CTR_SYNC 
    SCRTY_RECR_CTR 
SAD_ADM_APPL_DATA_SYNC 
    ADM_APPL_DATA 
    ADM_APP_CAR_SEQ 
    ADM_APPL_PROG 
    ADM_APPL_PLAN 
    ADM_APPL_SBPLAN 
    ADM_APPL_RCR_CA 
SAD_ADM_PRSPCT_DATA_SYNC 
    ADM_PRSPCT_CAR 
    ADM_PRSPCT_PROG 
    ADM_PRSPCT_PLAN 
    ADM_PRSPCT_SBPL 
    PRSPCT_RCR_CAT 
SAD_ADM_APPL_DATA_SYNC 
    ADM_APPL_DATA 
    ADM_APP_CAR_SEQ 
    ADM_APPL_PROG 
    ADM_APPL_PLAN 
    ADM_APPL_SBPLAN 
    ADM_APPL_RCR_CA 

EIPPGUPD 

Modified 
existing job 
SRGRDDRJ to 
include the 
batch replay 
process. 
EIPSECRP 

EIPQCKAD 

EIPTSAPP 

Page 37 

Campus Solutions CRM for Higher Education Developer's Guide 

Batch Process 

Object 
Modified 

EIP(s) Published & Records 
Impacted 

Batch Replay 
Process Name 

Prospect Delete Process 

adprsdel.sqr 

EIPPRSDL 

UCAS Post Process 

AE: 
SAD_UC_IMPAP 

SMP TAC 

AE: 
SAD_TCPSTANZ, 
TAC_POST_LIB 

CBAP Post Process 

AE: 
SAD_CPST_AE 

Population Update 

AE: 
SCC_POP_UPD 

Recruiter Assignment 

adasgrec.sqr 

ATP Load 

ccatppst.sqr 

SAD_ADM_PRSPCT_DATA_SYNC 
    ADM_PRSPCT_CAR 
    ADM_PRSPCT_PROG 
    ADM_PRSPCT_PLAN 
    ADM_PRSPCT_SBPL 
    PRSPCT_RCR_CAT 
SAD_ADM_INTEREST_SYNC 
    ADM_INTRST_HDR 
    ADM_INTERESTS 
SAD_ADM_APPL_DATA_SYNC 
    ADM_APPL_DATA 
    ADM_APP_CAR_SEQ 
    ADM_APPL_PROG 
    ADM_APPL_PLAN 
    ADM_APPL_SBPLAN 
    ADM_APPL_RCR_CA 
SAD_ADM_APPL_DATA_SYNC 
    ADM_APPL_DATA 
    ADM_APP_CAR_SEQ 
    ADM_APPL_PROG 
    ADM_APPL_PLAN 
    ADM_APPL_SBPLAN 
    ADM_APPL_RCR_CA 
SCC_PERSON_SYNC 
    PERSON_SA 
SAD_ADM_APPL_DATA_SYNC 
    ADM_APPL_DATA 
    ADM_APP_CAR_SEQ 
    ADM_APPL_PROG 
    ADM_APPL_PLAN 
    ADM_APPL_SBPLAN 
    ADM_APPL_RCR_CA 
SAD_ADM_APPL_DATA_SYNC 
    ADM_APPL_DATA 
    ADM_APP_CAR_SEQ 
    ADM_APPL_PROG 
    ADM_APPL_PLAN 
    ADM_APPL_SBPLAN 
    ADM_APPL_RCR_CA 
SAD_ADM_PRSPCT_DATA_SYNC 
    ADM_PRSPCT_CAR 
    ADM_PRSPCT_PROG 
    ADM_PRSPCT_PLAN 
    ADM_PRSPCT_SBPL 
    PRSPCT_RCR_CAT 
SCC_EXT_ORG_SYNC 
    SCC_EXT_ORG_VW2 
    EXT_ORG_TBL 
    ORG_LOCATION 
    ORG_LOC_PHONES 
    ORG_CONTACT 
    ORG_CNTCT_PHN 
    ORG_DEPT 
    ORG_DEPT_PHN 
    EXT_ORG_TBL_ADM 

Oracle Corporation ‐ Confidential 
 

EIPUCAS 

EIPTAC 

EIPCBAP 

EIPPOPUP 

EIPRCASG 

EIPORG 

Page 38 

Campus Solutions CRM for Higher Education Developer's Guide 

Batch Process 

Object 
Modified 

EIP(s) Published & Records 
Impacted 

Batch Replay 
Process Name 

Create Service Indicators 
Process‐People 
Release Service Indicators 
Process‐People 
Studielink Inbound 

AE: SCC_SI_ASSN 

EIPSIASG 

Activate Applicants 

ADPCPPRC.cbl 

Student Financials 
Subsystem ‐ Group Posting 
Program 

SFPQDPST.cbl 

SF‐Credit Card Payments 

SFPCRCRD.cbl 

SCC_SRVC_IND_SYNC 
    SRVC_IND_DATA 
SCC_SRVC_IND_SYNC 
    SRVC_IND_DATA 
SAD_ADM_APPL_DATA_SYNC 
    ADM_APPL_DATA 
    ADM_APP_CAR_SEQ 
    ADM_APPL_PROG 
    ADM_APPL_PLAN 
    ADM_APPL_SBPLAN 
    ADM_APPL_RCR_CA 
SSR_ACAD_PROG_SYNC 
    STDNT_CAR_SEQ 
    ACAD_PROG 
    ACAD_PLAN 
    ACAD_SUBPLAN 
SSR_ACAD_PROG_SYNC 
    STDNT_CAR_SEQ 
    ACAD_PROG 
    ACAD_PLAN 
    ACAD_SUBPLAN 
SAD_ADM_APPL_DATA_SYNC 
    ADM_APPL_DATA 
    ADM_APP_CAR_SEQ 
    ADM_APPL_PROG 
    ADM_APPL_PLAN 
    ADM_APPL_SBPLAN 
    ADM_APPL_RCR_CA 
SSR_ACAD_PROG_SYNC 
    STDNT_CAR_SEQ 
    ACAD_PROG 
    ACAD_PLAN 
    ACAD_SUBPLAN 
SAD_ADM_APPL_DATA_SYNC 
    ADM_APPL_DATA 
    ADM_APP_CAR_SEQ 
    ADM_APPL_PROG 
    ADM_APPL_PLAN 
    ADM_APPL_SBPLAN 
    ADM_APPL_RCR_CA 
SSR_ACAD_PROG_SYNC 
    STDNT_CAR_SEQ 
    ACAD_PROG 
    ACAD_PLAN 
    ACAD_SUBPLAN 

AE: SCC_SI_RELS 
AE: SAD_SL_IN 

EIPSIRLS 
EIPSTDLN 

ADPCPPRJ 

SFGRPEIP 

SFCRDEIP 

 

Oracle Corporation ‐ Confidential 
 

Page 39 

Campus Solutions CRM for Higher Education Developer's Guide 

 

APPENDIX IV     SECURITY ROLE EXAMPLES 
Hypothetical 
CRM Role / HE 
Role 
IT HE Agent 

 
Responsibilities 
The IT HE agent is responsible for responding 
to IT cases. 
 
Note: On Actions Dropdown ‐ only Add Cases 
and Add Service Orders should be visible in the 
dropdown.  

CS – CRM HE 
Level One Agent 

The HE Agent (Level 1) is a support agent who 
is responsible for non‐IT cases and providing 
solutions (directly or indirectly) to cases that 
are raised by constituent and staff. 

CS – CRM HE 
Level Two Agent 

The HE Agent (Level 2) is a blended agent who 
is responsible for responding to both IT and 
non‐IT cases and providing solutions (directly 
or indirectly) to cases that are raised by 
constituents and staff. 
This is a super user and has access to all 
sections and nodes within 360. 

HE Blended 
Agent 

The HE Blended Agent is responsible for both 
IT Cases and Non IT Cases. They do not have 
access to financial information. 

Oracle Corporation ‐ Confidential 
 

Accessible Sections 
within 360 degree 
view 
Not applicable for this 
user 

Profile 
Checklist 
Communications 
Comments 
Admissions 
Academics 
Transfer Credits 
Transcript Request 
Contributor Relations 
Affiliations 
Recruiting 
Profile
Checklist 
Communications 
Comments 
Admissions 
Academics 
Transfer Credits 
Transcript Request 
Finances 
Financial Aid 
Contributor Relations 
Affiliations 
Recruiting 
Profile
Checklist 
Communications 
Comments 
Admissions 
Academics 
Transfer Credits 
Transcript Request 
Contributor Relations 
Affiliations 
Recruiting 

Nodes within 360 degree 
view 
(IT Tree) 
Global Cases 
Cases 
Assets 
Service Orders 
Change Requests 
Work Orders 
Defects 
Interactions 
(Support Tree)
Global Cases 
Cases 
Installed Products 
Leads 
Opportunities 
Marketing Activities 
Events 
Interactions 
 
(Blended Tree)
Global Cases 
Cases 
Installed Products 
Assets 
Service Orders 
Change Requests 
Work Orders 
Defects 
Leads 
Opportunities 
Marketing Activities 
Events 
Interactions 
(Blended Tree)
Global Cases 
Cases 
Installed Products 
Assets 
Service Orders 
Change Requests 
Work Orders 
Defects 
Leads 
Opportunities 
Page 40 

Campus Solutions CRM for Higher Education Developer's Guide 

Hypothetical 
CRM Role / HE 
Role 

 
Responsibilities 

Accessible Sections 
within 360 degree 
view 

HE 
Administrator 

The HE Administrator who is responsible for 
HE related setups. 
This is a super user and has access to all 
sections and nodes within 360. 

Profile
Checklist 
Communications 
Comments 
Admissions 
Academics 
Transfer Credits 
Transcript Request 
Finances 
Financial Aid 
Contributor Relations 
Affiliations 
Recruiting 

CS – CRM 
Financial Aid 
Officer 

Financial Aid Officer provides guidance with 
grants, loans, bursaries and scholarships to 
provide for the payment of tuition and other 
expenses incidental to attendance at 
institution. 

CS – CRM HE 
Recruiter 

Recruiter answers questions or issues from 
constituent. 

Profile
Checklist 
Communications 
Comments 
Admissions 
Academics 
Transfer Credits 
Finances 
Financial Aid 
Affiliations 
Profile
Checklist 
Communications 
Comments 
Admissions 
Academics 
Transfer Credits 
Financial Aid 
Contributor Relations 
Affiliations 
Recruiting 

CS – CRM 
Fundraiser 

Fundraiser who solicits financial contributions 
from constituents (usually alumni) for the 
institution. 

Oracle Corporation ‐ Confidential 
 

Profile
Checklist 
Communications 
comments 
Contributor Relations 
Affiliations 

Nodes within 360 degree 
view 
Marketing Activities
Events/Interactions 
(Blended Tree)
Global Cases 
Cases 
Installed Products 
Assets 
Service Orders 
Change Requests 
Work Orders 
Defects 
Leads 
Opportunities 
Marketing Activities 
Events 
Interactions 
(Support Tree)
Global Cases 
Cases 
Installed Products 
Leads 
Opportunities 
Marketing Activities 
Events 
Interactions 
(Support Tree)
Global Cases 
Cases 
Installed Products 
Leads 
Opportunities 
Marketing Activities 
Events 
Interactions 
(HE Recruiter can see Leads 
and Opportunities assigned 
to him only) 
(Support Tree)
Global Cases 
Cases 
Installed Products 
Leads 
Opportunities 
Marketing Activities 
Events 
Interactions 

Page 41 

Campus Solutions CRM for Higher Education Developer's Guide 

Hypothetical 
CRM Role / HE 
Role 
Advisor, 
Student, 
Instructor 
HE Student 
 
HE Faculty 
Member 
HE Admin for all 
of CRM HE 

 
Responsibilities 
Student accesses the HE Self Service 
application to log cases, view cases and search 
for solutions and FAQs 
Student accesses the HE Self Service 
application to log cases, view cases and search 
for solutions and FAQs 
Faculty Member or Staff accesses the HE Self 
Service application to log cases, view cases 
and search for solutions and FAQs 
This role would be able to access setup 
components and transactional pages 

Nodes within 360 degree 
Accessible Sections 
view 
within 360 degree 
view 
Only 
self 
service  N/A 
access. Does not access 
360 degree view 
Only 
self 
service  N/A 
access. Does not access 
360 degree view 
Only 
self 
service  N/A 
access. Does not access 
360 degree view 
Profile
Checklist 
Communications 
Comments 
Admissions 
Academics 
Transfer Credits 
Transcript Request 
Finances 
Financial Aid 
Contributor Relations 
Affiliations 
Recruiting 

(Blended Tree)
Global Cases 
Cases 
Installed Products 
Assets 
Service Orders 
Change Requests 
Work Orders 
Defects 
Leads 
Opportunities 
Marketing Activities 
Events 
Interactions 

 

Oracle Corporation ‐ Confidential 
 

Page 42 

Campus Solutions CRM for Higher Education Developer's Guide 

APPENDIX V      TROUBLESHOOTING TIPS 
Common Error, Exceptions and their Resolutions 
1.

Configuration error:  

Sections impacted: Checklists, Communications, Comments, Financial Aid, and Contributor Relations. 

Some sections displayed in the 360 degree view need configuration defined in the Configure Integrations page to work, in 
absence of a configuration they will throw a defined exception on the UI “The Configure Integration Filters have not been 
defined in Campus Solutions.” 
Define the configuration for these sections as covered in Section 3.12 Configuration Page. 
2. Institution Set Setup Error 
Sections Impacted: Finances 
The Finances section requires an Institution Set to be mapped to the current user.  In the absence of this mapping , a 
defined exception is thrown: “Unable to determine the Business Units as Institution Set field has not been setup for OPRID: 
'XYZ"”. 

 
3.

Generic Section Error 

Sections Impacted: Any 
In case of a generic SQL/PeopleCode error in a section, all other working sections are fetched and the particular section 
display’s the summary of the error as shown below 

Enable and View the CS SOA Framework log, to analyze the point and cause of error. 

Oracle Corporation ‐ Confidential 
 

Page 43 

Campus Solutions CRM for Higher Education Developer's Guide 

APPENDIX VI      Batch Publish EIPs 
When viewing a Process Scheduler Request page, many processes will now have two versions, as shown below: 

 
Drilling down on the job reveals it includes the original process plus another “batch replay” process: 

 
All processes impacted by CRM4HE ‐ EIP's will have this publish job in addition to the existing process.  This is referred to as 
the “batch delay model”.  Batch processes may update more than one row at a time and could process a large number of 
rows.  Hence, instead of sending one XML message per row, one consolidated XML message is created for all rows impacted 
by the batch process and sent to CRM, which improves performance. 
The Batch Publish mode is used when data is created, updated or deleted through batch processes like Application Engine, 
SQR or COBOL programs.  This contrasts with the online mode of publishing, which is used when data is created, updated or 
deleted from online Components or Component Interfaces, such as a page in the CS application.  It does real time 
publishing of data that is created, updated or deleted by any batch process‐Cobol, SQR or Application Engine. 
The main process will, while creating data in an application table, also write a row of data in the Batch Delay table which 
will be used by the Batch Replay process to fetch the actual data from the application tables and publish them in an XML 
message. 
Another important distinction between the ordinary process and the batch replay process is how they handle EIPs.  In the 
example shown above, the Application Delete process ADAPPDEL only deletes the applications and inserts rows into the 
batch delay table if CRM4HE is enabled whereas the EIPAPDEL job runs the ADAPPDEL process and also publishes EIPs as 
part of the second process in the job. 
EIP's synchronize certain setup and transactional entities with CRM, and there are two distinct entry points for this data: 
• Online UI 
• Batch Processes 
 

Triggering EIP's from the online UI is straight forward, but batch processes are comprised of online objects (Application 
Engines), code line objects (SQR's, COBOLs) and integration PeopleCode which cannot be used in code line objects.  To 
streamline the EIP triggers across all batch processes, the SOA Framework's Batch Delay Model is used.  Whenever an 
Oracle Corporation ‐ Confidential 
 

Page 44 

Campus Solutions CRM for Higher Education Developer's Guide 

Add/Update/Delete operation is performed on these shared entities, an entry is made in the batch replay table.  It stores 
enough information to construct an XML message (like process instance, record names, key values and audit action).  The 
batch delay process is coupled with this impacted process as a job, which picks up the rows in batch delay table and forms 
the XML message for transmission to CRM. The batch delay table holds these rows for the batch delay process to pick up, 
and then they are purged. 
 

Oracle Corporation ‐ Confidential 
 

Page 45