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Published on January 2017 | Categories: Documents | Downloads: 30 | Comments: 0 | Views: 178
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SISTEMAS DE GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS ELETRÔNICOS (GED) (Eletronic Document Management Systems - EDMS)
Todo negócio é operado através de processos de trabalho executados por pessoas. Para realizar sua tarefas nesses processos, as pessoas envolvidas recorrem a informações registradas em algum tipo de mídia permanente: os documentos. Os documentos de uma organização contém as informações necessárias para seu funcionamento no presente, as que foram utilizadas no passado e as necessárias para planejar seu futuro. Dado esse vínculo fundamental, o controle e gerência de seus documentos sempre foi uma das preocupações de toda organização preocupada com seu funcionamento adequado e sobrevivência futura. Exemplos de Sistemas de Gerenciamento de Documentos podem ser encontrados tanto no passado recente, em empresas modernas, quanto no passado mais remoto, governos e instituições religiosas. Tais sistemas eram tradicionalmente baseados no registro manual dos documentos e no armazenamento físico do original ou cópia equivalente. Portanto, constituíam sistemas em que à medida em que aumentava o volume de documento controlados, demandavam grandes volumes de recursos, pessoal alocado e área ocupada, com prazos de atendimento longos. Adicionalmente, a manipulação contínua dos originais juntamente com a ação do tempo e de condições de armazenamento nem sempre adequadas, degradava-os, exigindo que fossem periodicamente restaurados ou regerados, sob o risco de perda. Quase nenhuma empresa pode se dar ao luxo de possuir cópias de segurança do acervo, frente aos custos e volumes envolvidos, comprometendo a organização em caso de acidentes. A dinâmica de mercado nesse final do século 20, não suporta mais a carga exigida por tais sistemas, ao mesmo tempo que exige um nível de atendimento que eles não conseguem fornecer. A dificuldade de gerenciar o acervo, os volumes envolvidos, juntamente com a degradação de originais e com a morosidade dos processos de atualização
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são incompatíveis com as exigências de resposta rápida, de confiabilidade na informação armazenada e de baixo custo exigidas pelo mercado de hoje e pelas Normas Internacionais de Qualidade. O uso cada vez mais comum de ferramentas de software para gerar documentos (editores de texto, CAD, etc) complica ainda mais essa situação, pois os sistemas tradicionais exigem sua materialização (em papel ou outra mídia qualquer) antes de poder controlá-los. Nesse contexto, os Sistemas de Gerenciamento de Documentos Eletrônicos (GED) se apresentam como solução. Garantindo o controle e gerenciamento dos documentos, através de fac-símiles eletrônicos dos mesmos, estas soluções atacam todos os problemas tradicionais simultaneamente:


a degradação dos documentos é interrompida pela eletronização; documentos eletrônicos não sofrem a ação do tempo, nem são manipulados diretamente: cópias (impressas ou eletrônicas) são produzidas para tal fim; a distribuição dos documentos é mais barata e eficiente: microcomputadores espalhados pela organização permitem o acesso e a produção de cópias descentralizadas; o processo de atualização do acervo (inclusão de uma nova revisão) é facilmente controlado e gerenciado em um único local (apesar de acesso totalmente descentralizado), eliminando as motivações para manutenção de acervos paralelos; as necessidades de pessoal e área ocupada são drasticamente reduzidas; o uso da versão atual é sempre garantido, pois o sistema disponibiliza ao operador a versão mais atual, garantindo a unicidade da revisão para toda a organização; torna-se possível a criação de cópias de segurança, em locais diversos, a baixo custo.





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A eletronização do acervo e seu gerenciamento eletrônico é o primeiro e fundamental passo. Integrando-se a sistemas de controle de fluxo de trabalho (Workflow), pode-se ampliar a ação do GED, passando a integrar, gerenciar e controlar todas as atividades de manipulação dos documentos. Com essa integração, os documentos são roteados automaticamente aos operários que dele necessitam ou que os manipulam, eliminando tempo de espera entre escaninhos e assegurando a utilização do documento correto para cada tarefa.
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Nessa implementação, os benefícios iniciais de uma solução GED, de suporte ao tratamento da documentação, são ampliados pelo efetivo suporte aos processos da empresa. Transparência, controle e informação do processamento dos documentos (com quem está, desde quando, se está atrasado) são obtidos facilmente. "Alarmes" automáticos, como notificar o gerente caso a tarefa ainda não tenha sido recebida pelo operador funcional designado, por exemplo, possibilitam uma ação corretiva em tempo. A mudança dos processos operacionais é realizada rápida e eficientemente. Os documentos são simplesmente encaminhados pela nova "rota", eliminado o tempo de acomodação tão comum à mudança de procedimentos operacionais. Numa época aonde o tempo de resposta da organização é crucial para sua sobrevivência, soluções de GED e Workflow podem garantir a velocidade e a flexibilidade operacional necessárias.

Da Implementação de Soluções Um fornecimento típico de um GED envolve 4 fornecimentos:


software, ou seja, o sistema básico. O mercado oferece uma gama de softwares básicos, geralmente operando sobre plataforma de gerenciadores de bancos de dados relacionais, como ORACLE, e integrando os software utilizados por cada organização em particular para consultar, criar, e alterar seus documentos. hardware, envolvendo os equipamentos, geralmente composto por um ambiente de rede heterogênea, onde convivem estações UNIX/RISC, PC's, com dispositivos de impressão (plotters, impressoras, etc), de captura de documentos (scanners), e de armazenamento de grande volume (discos RAID, óticos, etc). dados e documentos. Implantação de soluções de GED geralmente integram-se a bases de dados já existentes nas organizações, ou estas têm seu conteúdo migrados para o novo ambiente e associados aos documentos eletronizados. Os processos de introdução de documentos geralmente são realizados com o auxílio de scanners, que funcionam de forma análoga a uma fotocópia eletrônica. Tradicionalmente caros e gerando arquivos volumosos, estes processos hoje tornaram-se relativamente rápidos e baratos, viabilizando a implantação de soluções com custos e prazos aceitáveis.





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pessoal, ou seja, a efetiva implantação, fazendo com que a organização assimile a nova forma de trabalhar. Envolve geralmente a adaptação do software básico às características da empresa (em processos denominados de customização), facilitando o uso e a aceitação, e uma introdução gradual, da tecnologia, evitando conflitos e reações naturais a mudança da forma de trabalho.

Dos Prazos e Custos Em processos de implantação como esses, prazos e custos são dependentes da abrangência da aplicação, da quantidade de postos e, principalmente, do volume de documentos a eletronizar. Nossa experiência nos permite estimar, hoje, prazos de implantação da ordem de 6 meses a 1 um ano, para instalações de abrangência departamental (10 a 30 assentos), com um acervo entre 10.000 a 100.000 documentos.0

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