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Manual Organizacion de Archivos e Historia Local

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Mini Mi nist ster erio io de dell Po Pode derr Po Popu pula larr pa para ra la Cu Cultltur ura a  Archivo General de la Nación 1 Edic iciión, 2008 a

Diseño Dise ño grá gráfic fico: o: Jorg Jo rge e Od Odri ria a Hu Hugo go y Ma Mari riño ño

Hecho Hech o el de depó póssit ito o de Le Leyy Depósito Depósit o legal:I legal:If80020 f80020080274 080274906. 906. Impr Im pres eso o en la Re Repú públi blica ca Bo Boliliva vari rian ana a de Ven enez ezue uela la

 

Presentación

El Es Esta tado do ven enez ezol olan anoo ha es esta tabl blec ecid idoo co como mo prioridad la salvaguarda y socialización del patr pa trim imon onio io cu cult ltur ural al de la Na Naci ción ón re repr pres esen enta tado do una part rtee de este, por los documentos que se hann pr ha prod oduc ucid idoo y se pr proodu duccen en la lass in inst stit ituc ucio io-ness y en la ne lass com omuuni nida daddes or orga gani nizzad adas as,, po porr el ello lo la in inic icia iati tiva va de el elab abor orar ar el pr pres esen ente te ma manu nual al pa para ra la Organización de los Archivos de los Consejos Comunales y de la Guía General de Fuen Fu ente tess para el Estudio de la Histo torria Local se enma en marrca de dent ntrro de dell Pr Prooye yect ctoo Na Naci cion onal al Si Simó mónn Bolílíva Bo varr Pr Prim imer er Pl Plaan So Soci cial alis ista ta 20 200077-20 2013 13 y de dell Plan Pl an Es Estr trat atég égic icoo 20 2007 07-2 -201 0133 de dell Mi Mini nist ster erio io de dell Pod oder er Pop opul ular ar pa para ra la Cu Cult ltur ura. a. Es in indi disp spen ensa sabl ble, e, po porr ta tant ntoo, la or orga gani niza zaci ción ón arch ar chiv ivís ístic ticaa na naci cion onal al co conn el ob obje jeto to de ga gara rant ntiz izar ar la tr tran ansp spar aren enci ciaa y de demo mocr crat atiz izac ació iónn en el us usoo de la información para hacer más eficiente el entr en tram amad adoo ad admi mini nist stra rati tivo vo de lo loss en ente tess pú públ blic icos os y de los Consejos Comunales órganos del Poder Pod er Pop Popular ular.. Por ot otra ra pa parte rte,, el fo forta rtale leci cimi mien ento to de dell Pod oder er Popu Po pula larr, im impu puls lsaa a lo loss ci ciud udad adan anos os y ci ciud udad adan anas as a reencontrarse con su propia historia, sus m a n i f e s t a c i o n e s c u l t u r a l e s y e l re s c a t e d e sus valores esenciales expresados en su legado documental; el pueblo venezolano cada día eleva su nivel de conciencia como prot pr otag agon onis ista ta fu fund ndam amen enta tall de dell pr proc oces esoo rev evol oluucion ci onar ario io,, co cole lect ctiv ivis ista ta y pa part rtic icip ipat ativ ivoo po porr lo qu quee loss te lo test stim imon onio ioss do docu cume ment ntal ales es de su suss ac acci cion ones es debe de bemo moss pr prot oteg eger erlo loss y cu cuid idar arlo loss co conn el ma mayyor esmer esm eroo y com compr promi omiso so..

 

Ante este reto, para los venezolanos y las ven enez ezol olaana nas, s, el asu sunt ntoo de lo loss do doccum umen ento toss y lo loss arcchi ar hivvos es está tá sie iend ndoo rep epen enssad adoo, de desd sdee la pe pers rs-pectiva de la revolución bolivariana, desd de sdee la in inte tegr grac ació iónn y la inc incor orpo pora raci ción ón de lo loss ci ciuuda daddan anos os y la lass ciu iuda dada dana nass, en todo to do el te terr rrit itor orio io na naci cion onal,a al,a la re recu cupe pe-raci ra cióón, tr trat ataami mien ento to,, con onoc ocim imie ient ntoo y estu es tudi dioo de lo loss te test stim imon onio ioss do docu cume menntale ta les. s. En ta tall ci cirs rscu cunt ntan anci ciaa lo loss ar arch chiv ivos os deben convertirse en espacios de encuentro del pueblo que contienen lass asp la spir irac acio ione ness y ex expe peccta tati tivvas co como mo ga gara rant nte estad de búsq bú sque daíces dehi sustór iden id enti tida dad mani ma nife fest adaalaen sus su sueda raíc ra es hist óric icas as. . d

Es ta tarrea de to todo doss rec ecop opililar ar,, cl clas asififiicarr, va ca valo lora rarr y di difu fund ndir ir lo loss do docu cume ment ntos os de or orig igen en po popu pula larr, in inéd édit itos os,, qu quee pe perm rmiitenn res te esca cata tarr la me memo mori riaa hi hist stór óric icaa de la lass lu luch chas as de lilibe bera raci ción ón de lo loss ven enez ezol olan anos os y la lass ven enez ezol olan anas as y suss or su orga gani niza zaci cion ones es,, qu quee la ol olig igar arqu quía ía in invi visi sibi bililizó zó a traavé tr véss de la in indi dife ferren enci ciaa y el at atrrop opel ello lo.. De Debe bemo moss cons co nser erva varr y res esca cata tarr nu nues estr tros os te test stim imon onio ioss pa para ra reha re hace cerr nu nues estr traa hi hist stor oria ia co cont ntri ribu buye yend ndoo a sa saca carr a la superficie la memoria colectiva de carácter lilibe bera rado dorr, qu quee ex expl plic icaa la ra razó zónn de nu nues estr traa re revvol oluución, en marcha hacia la construcción del Soci So cial alis ismo mo de dell Si Sigl gloo XX XXI.I.

 

Indice Introducción

1

El Documento. Definici Definiciones ones y Tipos 1.1 1.2 1.3

1.4 1.5

 2

11 12 13 14 14 14

20 ¿Qué es un Ar ¿Qué Arcchi hivvo?............................................................................................................................................................ 20 ¿Por ¿P or qu quéé so sonn im impo port rtan ante tess lo loss Ar Arch chiv ivos os??....................................................................................................... 21 ¿Cuá ¿C uáll es la fin inal alid idad ad de lo loss Ar Arch chiv ivos os??................................................................................................................ 22

El Archivo.Concepto. Importancia y Finalidades. 2.1 2.2 2.3

3

¿Qué es un do ¿Qué doccum umen ento to??.................................................................................................................................................. ¿Cuá ¿C uále less so sonn la lass ca cara ract cter erís ísti tica cass de lo loss do docu cume ment ntos os??......................................................................... ¿Qué ¿Q ué es un ex expe pedi dien ente te??................................................................................................................................................... 1.3.1 ¿C ¿Cuá uále less son la lass pa part rtes es de un ex expe pedi dien ente te??................................................................................. ¿Qué ¿Q ué es la fol olia iaci ción ón o nu nume mera raci ción ón de do docu cume ment ntos os??....................................................................... ¿Quéé es ti ¿Qu tipo polo logí gíaa do docum cumen enta tal? l? Eje Ejemp mplo lo.........................................................................................................

11

Los Archivos. Fundamentos Legales 3.1 3.2

3.3

3.4 3.5 3.6 3.7 3.8

3.9

25

Constit Cons tituc ució iónn de la Rep Repúb úblic licaa Bo Boliv livar aria iana na de Vene enezu zuela ela................................................................. 27 Deccret De etoo co conn Ra Rang ngoo,V ,Val alor or y Fu Fuer erza za de Le Leyy Or Orgá gáni nicca de la Adm Adminis inistra tració ciónn Públ Pública ica (Ha (Habili bilitan tante) te)............................................................................................................. 27 Leyy Or Le Orggán ánic icaa de la Co Cont ntra ralo lorí ríaa Ge Gene nera rall de la Re Repú públ blic icaa y de dell Si Sist stem emaa Nacion Naci onal al de Co Contr ntrol ol Fis Fisca cal.l........................................................................................................................................... Leyy co Le cont ntra ra la Co Corr rrup upci ción ón............................................................................................................................................... Leyy de Ar Le Arch chiv ivos os Na Naci ciona onales les......................................................................................................................................... Leyy de lo Le loss Co Cons nsej ejos os Co Comu muna nale less............................................................................................................................ Leyy de Pr Le Prot otec ecci ción ón y De Defe fens nsaa de dell Pa Patr trim imon onio io Cu Cult ltur ural al................................................................... Decr De cret etoo so sobr bree Or Orga gani niza zaci ción ón y Fu Func ncio iona nami mien ento to de la Ad Admi mini nist stra raci ción ón Públic Púb licaa Nac Nacion ional al......................................................... ......................................................................................................................... ................................................................................................................. ................................................. Decr De cret etoo co conn Ra Rang ngoo,V ,Val alor or y Fu Fuer erza za de Le Leyy de Si Simp mplilififica caci ción ón de Trám rámites ites Adm Adminis inistrat trativo ivoss (Habilitante).................................................................................................

29 30 3l 31 32 33 33

 

 4

El Ciclo Vital de los Documentos 4.1

 5

¿Qué es el ciclo vit itaal de lo loss docum umeent ntoos?..........................................................................................................

Operaciones Archivísticas 5.1 5.2 5.3

5.4

5.5

¿Qué so ¿Qué sonn la lass op opera eraci cione oness ar arch chiv ivís ístic ticas as??......................................................................................................... ¿Cuá ¿C uále less so sonn la lass op oper eraci acion ones es ar arch chiv ivíst ístic icas as??................................................................................................... ¿Qué ¿Q ué es la cl clas asifific icac ació ión? n?..................................................................................................................................................... 5.3.1. ¿C ¿Cuá uále less so sonn lo loss pr prin inci cipi pios os de la cl clas asifific icac ació ión? n?....................................................................... 5.3.2. ¿Q ¿Qué ué es un cu cuad adrro de cl clas asifific icac ació ión? n? Ej Ejem empl ploo.......................................................................... ¿Qué ¿Q ué es la or orde dena naci ción ón??...................................................................................................................................................... 5.4.1. ¿C ¿Cuá uále less so sonn lo loss cr crit iter erio ioss de or orde dena naci ción ón??.................................................................................... ¿Qué ¿Q ué es la de desc scri ripc pció ión? n?..................................................................................................................................................... 5.5.1.

6

6.2

7

7.2 7.3

8

8.2

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Histor Hist oria ia lo loca cal.l. Fu Fuen ente tess pa para ra su es estu tudi dioo........................................................................................................... ¿Dón ¿D ónde de ub ubic icam amos os la lass fu fuen ente tess pa para ra el es estu tudi dioo de la hi hist stoori riaa lo loca cal? l?................................. ¿Cóómo reg ¿C egis istr tram amos os la lass fu fuen ente tess pa para ra el es estu tudi dioo de la hi hist stoori riaa lo loccal al??.............................

Diagramas 8.1

9

¿Qué es la co ¿Qué cons nserv ervac ació ión? n?................................................................................................................................................ ¿Qué ¿Q ué ha hace cerr pa para ra co cons nserv ervar ar lo loss do docu cume ment ntos os??............................................................................................

Fuentes para el estudio de la Historia 7.1

37 37 37 37 37 38 40 40 40

Obje Ob jetiv tivos os de la des descr cripc ipción ión.. Eje Ejempl mploo................................................................................................. 41

La Conservación de documentos 6.1

35 35

43 43 44 47 48 50 56 58

Pasoss pa Paso para ra or orga gani niza zarr el Ar Arch chiv ivoo de dell Co Cons nsej ejoo Co Comu muna nall.................................................................. 58 Paso Pa soss pa para ra el elab abor oraar la Gu Guía ía Ge Gene nera rall de Fu Fuen ente tess pa para ra el Es Estu tudi dioo de la Hi Hist stor oria ia Lo Loca call..................................................................................................................................................................... 59

Glosario de términos

60

F uentes

62

consultadas

 

Introducción

“Unámonos y seremos invencibles”  Simón Bolívar

E

l Manual para la Organización de los Archivos de los Consejos Comunales y de la Guía General de Fuentes para el Estudio de la Historia Local, tiene por finalidad fin alidad ofrecer conceptos y herramientas metodológicas para la recolección, organización y conservación de los documentos que se generan y se reciben en los Consejos Comunales. Ha sido concebido en función fu nción de garantizar a estas organizaciones comunitarias el fácil acceso a la información para la toma de decisiones, así como la preservación de la documentación generada en el desarrollo de sus actividades, y que ha de ser considerada como parte del patrimonio cultural de su comunidad y de la Nación. Igualmente pretende prete nde orientar orientar en la ubicación y registro de las “fuentes” existentes en la localidad para la elaboración de una Guía General de Fuentes Históricas que apoye el estudio de la Historia Local. Promove Promo verr la creac creación ión de los archivos archivos en los distintos espacios de acción colectiva, así como identificar las fuentes históricas de la comunidad, favorece favor ece la posibilidad posibili dad de la apropiación, por parte del pueblo, de una conciencia e imaginación transformadoras que le permitan asumir la defensa de sus derechos civiles y ciudadanos. Favorece así  mismo -a través de la reconstrucción histórica de su localidad- el reconocimiento y afirmación de la identidad y la memoria como parte de la búsqueda de una sociedad más justa y humana.

“Porque dicho de manera sencilla, la cultura viene a ser todo cuanto el hombre social  crea y hace trascendente tanto en el campo del  trabajo, de los sentimientos o del pensamiento  para bien y el progr progreso eso de la colectividad” César Rengifo

En él se abordan desde una perspectiva integradora los conceptos, técnicas, y métodos que orientan la actual discusión de las disciplinas que estudian el manejo, uso y disfrute de los fondos documentales, con el propósito de contribuir a la creación del Sistema Nacional de Archivos del país, a partir de la construcción en colectivo de saberes y prácticas.

 

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El Documento Definiciones y Tipos

1

1.1 ¿Qué es un documento? En su origen latino la palabra documento (docere) significa “enseñar”, por tanto el documento es aquel medio o soporte que aporta información sobre un hecho o actividad específica, sea ésta de tipo administrativo o legal, pero que también nos relacione con el pasado, tanto reciente como lejano. En este sentido podemos señalar, que el documento es todo lo que nos puede hacer volver al pasado, es decir todo lo que hace perpetuar el recuerdo. Por tanto, aquellos documentos que hoy producimos como parte de la actividad de los Consejos Comunales, serán en el futuro documentos históricos, y en consecuencia fuentes para el estudio y comprensión, de la participación protagónica asumida por el pueblo gracias a la transferencia y fortalecimiento del Poder Popular. El término documento se asocia también a la noción de “prueba”. Se considera entonces como un medio que nos permite justificar y hacer patente la certeza de un hecho o fenómeno, la verdad o falsedad de algo bien sea con razonamientos, instrumentos

 Acta de definición de las áreas áreas geográficas de los Consejos Comunales a conformarse en el Casco Central I de la Parroquia La Pastora. Caracas, Distrito Capital, 2006.

1

o testigos . Podemos concluir entonces, que el documento es el testimonio de la actividad humana, fijada en un soporte perdurable, sea que se presente de forma forma escrita, gráfica, visual, sonora, etc.

1.

Carta de Simón Bolívar dirigida a José Rafael Revenga,17 de noviembre, S/F

LE GOFF, Jacques. El orden de la memoria. Editorial Paidós. España, 1991. pp. 227-228 .

 

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1.2 ¿Cuáles son las características de los documentos? De acuerdo con los planteamientos señalados, podemos mencionar algunas de las principales características de los documentos:

Autenticidad: los documentos deben probar o demostrar que son los que afirman ser, es decir, que están acreditados o certificados como ciertos y positivos por los caracteres, requisitos o circunstancias que así lo comprueban y que han sido creados o enviados por la persona, organización o institución de la cual se afirma que lo ha creado o enviado.

Constancia de Registro del Consejo Comunal Casco Central I, sector noroeste, Parroquia La Pastora. Caracas, Distrito Capital, 2007.

Fiabilidad: un documento fiable es aquel cuyo contenido representa de manera precisa las operaciones, actividades o hechos de los que da testimonio. Integridad: el contenido de los documentos debe permanecer completo e inalterado. En caso de requerirse requeri rse alguna modificación, la misma ha de ser realizada sólo por personas autorizadas, dejando constancia de dicha modificación. Disponibilidad: los documentos deben estar organizados de manera tal que puedan ser localizados, recuperados, presentados e interpretados de acuerdo a la actividad que los produjo, además de garantizarle el acceso a las personas interesadas en la información que contienen. De allí que sea importante destacar, que en el caso de aquella documentación producida por los colectivos (sean éstos, organizaciones o grupos), aquellos miembros responsables de guardar dicha documentación, actúan como custodios, nunca como dueños exclusivos de la misma. Por lo

 

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tanto deben responder por ella, ynosobre sólo durante tiempo que dure su gestión, sino también todo al elmomento de transferirla o entregarla a los nuevos responsables, cuando el vocero o vocera cese en sus funciones.

1.3 ¿Qué es un expediente? Como parte de nuestra actividad diaria en las instituciones, organizaciones o grupos en los cuales trabajamos se va generando o recibiendo una serie de documentos, que si no se organizan correctamente, corren el peligro de perderse para siempre, dejando sin constancia o prueba alguna, el fundamento o justificación de las decisiones o actos realizados en relación con determinada materia o asunto. Lo que en muchos casos puede llevarnos a sufrir sanciones de tipo legal o administrativo. Los expedientes e xpedientes sirven para la organización y la sistematización de los documentos e información, relativos a un tema específico. Así mientras el archivo entendido como un todo, testimonia – tal como comprobaremos comprobaremos más adelante- la esfera de las competencias y actividades que desarrolla la institución u organización, el expediente, que es parte integrante de dicha documentación, tiene por objeto un asunto particular2.

Expediente del Consejo Comunal Casco Central I Sector Noroeste, Parroquía La Pastora, Caracas, Distrito Capital. 2006

En conclusión podemos entender por expediente el conjunto ordenado de documentos que dan evidencia de hechos relacionados entre sí.

Cf. LÓPEZ G, Pedro y GALLEGO D, Olga. El documento de archivo. Un estudio. Universidad de la Coruña. Servicio de publicaciones. España, 2007. p.155. 2.

 

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1.3.1 ¿Cuáles son las partes de un expediente? 1. La identificación: nombre del contenido o asunto que tratan los documentos que contiene. 2. Los documentos: que se producen e insertan de manera secuencial. 3. La carpeta u otro medio de almacenamiento: donde se agrupan y guardan los documentos. 4. El resumen: sintetiza el contenido o asunto tratado. relación de contenidos: descripción 5. La documento, con su fecha ybreve número de orden.de cada  Archivo General de la Nación, Expedientes del Ministerio de Hacienda.

1.4

¿Qué es la foliación o numeración de documentos?

Es la acción de numerar secuencialmente las hojas de un libro, cuaderno o expediente. expedien te. A cada folio corresponde corresponde una hoja, que se numera en la página del anverso de la hoja y no en el reverso. En otras palabras, la página que numeraremos es la que está en la cara anterior de la hoja y no en la posterior.

1.5 ¿Qué es tipología documental? Ejemplo. Se entiende por tipología documental documental los diversos diversos documentos que conforman el archivo, indistintamente de la presentación o soporte donde se inscribe. En relación al expediente es importante resaltar que el mismo, puede contener uno o varios tipos de documentos. A continuación en la página siguiente se presenta un ejemplo de tipología documental para los Consejos Comunales:

 

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Tipología documental para los Consejos Comunales A.- Audiovisual: Todo tipo de soporte o recurso que combina de manera simultánea información de audio y/o video en medios como el cine, la televisión, y grabaciones acústicas acompañadas de

A.1- Magnetofónica Cassettes, VHS, BetaMax, MiniDV. A.2- Digital Memoria portátil (Pen Drive), Disco Duro, CD, DVD, Grabadora, MP3, MP4, Celulares.

imágenes.

B.- Fotográfico: Soporte que contiene información en imágenes sin sonido.

B.1-

Soporte físico Papel fotográfico, papel bond y diapositivas.

B.2-

Soporte digital Memoria portátil (Pen Drive), Disco Duro, CD, DVD, MP4, Celulares

C.- Cartográfico: Soporte que contiene información relacionada con mapas, croquis y planos.

C.1.- Boceto de mapas C.2.- Croquis de mapas C.3.- Mapas C.4.- Planos

 

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D.- Artes Visuales: Soporte que contiene información relacionada con obras pictóricas, gráficas, escultóricas, entre otras.

D.1.- Pinturas D.2.- Afiches

D.6.- Litografías

D.3.- Dibujos

D.7.- Tarjetas Personales

D.4.- Logotipos

D.8.- Postales

D.5.- Serigrafías

D.9.- Arte Final

E.- Hemerográfico: Soporte que incluye información relacionada con material periodístico, publicaciones periódicas o seriadas y prensa escrita.

E.1.- Colecciones de publicaciones E.2.- Diarios E.2.A. Artículos de Prensa E.2.B. Obituarios E.2.C.Editoriales E.2.D. Artículos de Opinión

F.- Propaganda: Todo tipo de formato que contenga información relacionada con mensajes que buscan influir en la conducta y valores de quienes los leen.

F.1.- Calcomanías

F.5.- Panfletos

F.2.- Dípticos

F.6.- Volantes

F.3.- Trípticos

F.7.- Tarjetas Electorales

F.4.- Folletos

E.3.- Fascículos E.4.- Revistas E.5.- Publicaciones Periódicas E.6.- Anuarios

 

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G.- Bibliográfico: Todo tipo de soporte o material publicado por un autor o autores.

G.1.- Libros G.2.- Relatos G.3.- Poemarios

H.- Legales: Material relativo a las leyes, normativas y reglamentos.

H.1.- Constitución H.2.- Leyes y decretos H.3.- Resoluciones H.4.- Actas H.5.- Estatutos

H.6.- Denuncias H.7.- Normas H.8.- Acuerdos H.9.- Juramentaciones H.10.- Contratos

I.- Disertaciones Disertaciones:: Información relacionada con escritos o discursos ofrecidos por una o varias personas.

I.1.- Ponencias I.2.- Conferencias I.3.- Alocuciones I.4.- Manifiestos

I.5.- Declaraciones I.6.- Aclaratorias I.7.- Ruedas de prensa

 

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J.- Técnico: Material vinculado a una disciplina, ciencia o arte específico.

 J.1.- Manuales  J.2.- Cuestionarios  J.3.- Esquemas  J.4.- Guías  J.5.- Índices  J.6.- Informes

 J.7.- Instructivos  J.8.- Organigramas  J.9.- Resúmenes  J.10.- Ensayos  J.11.- Proyectos

K.- Agenda: Información que permite llevar la relación de temas que han de tratarse o tratado en una reunión y/o evento.

K.1.- Agendas K.2.- Programas K.3.- Minutas K.4.- Actas

L.- Comunicaciones: Cualquier escrito empleado para comunicar e informar sobre un tema.

L.1.- Cartas L.2.- Circulares L.3.- Memorandos

L.4.- Telegramas L.5.- Esquelas/Notas L.6.- Oficios

 

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M.- Personales: Todo tipo de soporte que contenga información de carácter personal de algún particular par ticular..

M.1.- Biografías M.2.- Pasaportes M.3.- Currículum M.4.- Diplomas

M.5.- Reconocimientos M.6.- Memorias M.7.- Carnets M.8.- Credenciales

N.- Administrativo: Material que contiene los documentos relativos a la planificación y control de bienes.

N.-1.- Presupuestos N.-2.- Licitaciones

N.-3.- Facturas

O.- Electrónico: Relativos a los O.1.- Página Web soportes virtuales en O.2.- Correo formato digital electrónico alojados en servidores de internet.

O.3.- Blogs O.4.- Foros

 

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El Archivo. Conc Concept epto. o. Importancia y Finalidades.

2.1 ¿Qué es un Archivo? La palabra archivo puede tener distintos significados. Podemos entender por archivo un conjunto de documentos ordenados para ciertos fines. También se concibe como la institución donde se organizan y conservan fondos documentales. En el presente Manual, nos referiremos a la definición dada por el Consejo Internacional de Archivos: “conjunto de documentos producidos y recibidos por cualquier administración sea esta pública, privada, persona jurídica o particular que son conservados con fines oficiales, jurídicos y culturales”3. Tal como se establece en esta definición, la palabra archivo hace referencia a cuatro cuat ro ideas fundamentale fund amentales: s: en primer prime r lugar, a la noción de una serie o conjunto ordenado de documentos. En segundo lugar, a la idea de conservación, es decir, de preservar o cuidar la permanencia de algo, en nuestro caso, los documentos que resultan de la actividad de los Consejos Comunales. En tercer lugar, hace mención al servicio, en tanto democratiza el acceso a la información a los ciudadanos y ciudadanas. En cuarto lugar a la noción de investigación, asociada a la reconstrucción de la memoria histórica, al preservar para las actuales y futuras generaciones buena parte testimonios y huellas de nuestro pasado, contribuyendo de de estalosmanera a combatir la desmemoria y el olvido. Ordenar 

Conservar 

Archivo

Servir  Investigar 

3.

Cf. Cruz Mundet, J. Manual de Archivística. Edit. Fundación Germán Sánchez Ruipérez. Madrid, 1996. pp. 92-93.

 

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función de la dependencia al cual está o elSegún lugarsea de laubicación dentro de la institución, o el adscrito tipo de documento que resguarda, resguarda, existen distintos tipos de archivos: archivos públicos y archivos privados, archivos nacionales, estadales, municipales, parroquiales y comunales, archivos eclesiásticos, archivos administrativos, archivos históricos, entre otros. Sin olvidar que todos se constituyen en fuentes para la investigación histórica.

2.2 ¿Por qué son importantes los Archivos? Los archivos contribuyen a garantizar y a proteger los derechos y deberes de los ciudadanos y las ciudadanas, por cuanto éstos necesitan de los documentos originales y probatorios para resolver causas civiles, tales como títulos de propiedad, actas de nacimiento, bautizo, matrimonio, divorcio, defunción, dictámenes o cualquier otro trámite administrativo que amerite probidad legal. Podemos afirmar que, la documentación y la información contenida en ellos, correctamente organizada y conservada, facilita la toma de decisiones, favorece la agilización de trámites administrativos y legales, y garantiza una gestión transparente. Los archivos de los Consejos Comunales, resguardan documentos que resultan de la acción de los miembros de un colectivo, y por lo tanto son documentos de carácter público que no pueden permanecer confinados en colectivo. el secreto,Derecho ya que pertenecen a todos los integrantes de dicho fundamental que se encuentra consagrado en nuestra Carta Magna, así como también en la propia Ley de los Consejos Comunales4.

4.

Ver pp. 27,31 y 32

 Acta Constitutiva del Consejo Comunal, Casco Central I de la Comisión Promotora, de la Comisión Electoral y del Ambito Territorial. Territorial.

 

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Igualmente tal como se mencionó, los archivos cumplen con la función de preservar la memoria de los pueblos y de las instituciones, es decir, son los guardianes de nuestra historia, de los acontecimientos y hechos vividos desde el pasado hasta el presente. Sus documentos son testimonios o vestigios que perpetúan los hechos, y gracias a ello nos aseguran la posibilidad de transmitir a las actuales y futuras generaciones el legado que nos dejaron nuestros antepasados, independientemente del tipo de formato en el que se recoge la información. A continuación se presenta un cuadro resumen sobre la importancia de los archivos:

Importancia de los Archivos • Resguardan los derechos y deberes de los ciudadanos y las ciudadanas. • Facilitan la toma de decisiones y la transparencia de la gestión. • Preservan la memoria de los pueblos y las instituciones. • Contienen fuentes primarias de información. • Permiten la transmisión de la herencia cultural. • Apoyan la actividad de la Contraloría Social.

2.3 ¿Cuál es la finalidad de los Archivos? Los fines que orientan la actividad de los archivos son diversos:

Oficiales Fines

Ci vi l e s Culturales

Oficiales: están expresados en la necesidad que tiene todo gobierno o dependencia gubernamental, de recurrir a documentos producidos o recibidos para p ara verificar decisiones anteriores, obligaciones vigentes, vigente s, realizar diversos estudios est udios e investigaciones, así como por p or muchas otras razones jurídicas, administrativas y políticas. Si los documentos están

 

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desorganizados, se han perdido o destruido, es evidente que muchas decisiones y actividades serán equivocadas, irregulares y mal proyectadas.

Civiles: toda Nación tiene determinadas obligaciones y responsabilidades con sus ciudadanos y ciudadanas y éstos a su vez las tienen con el Estado. La documentación de esas relaciones y obligaciones, conservadas gracias a los archivos, es de vital importancia tanto para el Estado como para las personas e instituciones que conforman la Nación. Por ejemplo, es importante asegurar que los ciudadanos y las ciudadanas puedan obtener su partida de nacimiento o cédula de identidad a fin de garantizar su derecho a la identidad. Culturales: están relacionados con el uso de los documentos en el campo de la investigac investigación, ión, no sólo desde el punto de vista histórico, sino también para p ara apoyar estudios en todas las áreas del conocimiento. A partir del momento en que el documento deja de ser útil para la administración que lo creó, cobra una nueva función, se transforma en testimonio cultural.

Jefatura Civil de la Parroquía Catedral, Caracas, Distrito Capital.

Finalidad de los Archivos Archivos Culturales

Oficiales:

Apoyo a la

Seguridad jurídica y fortalecimiento del Poder Popular

investigación la preservación ydea la memoria y la historia

Civiles: Protección de derechos ciudadanos

“   Es el deber de todo ciudadano vigilar   sobre la legítima inversión de las rentas públicas, en beneficio de la  sociedad ”  ”   Simón Bolívar

 

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El Archivo. Fundamentos Legales

En nuestro país existe un conjunto de leyes que regula y orienta la labor archivística, con la finalidad de garantizar y proteger el derecho de todo ciudadano y ciudadana de acceder a la cultura y a la información, a partir del principio de la democratización de la información, es decir proporcionar a las personas el derecho a estar informados y a conocer sus fuentes. De estavenezolano manera seenreconoce la responsabilidad que tienedel el Estado materia de fomento y conservación patrimonio cultural, es decir, del conjunto de obras tanto materiales como no materiales producto de la actividad creadora de los pueblos y comunidades y que se consideran como un bien común. Pero que además nos dan sentido de cohesión y pertenencia, afirmando nuestra identidad y soberanía como comunidad, como como pueblo y como Nación. Responsabilidad que se recoge en el artículo 99 de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela Venezuela cuando expresa: “Los valores de la cultura constituyen un bien irrenunciable del pueblo venezolano y un derecho fundamental que el Estado fomentará y garantizará, procurando las condiciones, instrumentos legales, medios y presupuestos necesarios. Se reconoce la autonomía de la administración cultural pública en los términos que establezca la ley. El Estado garantizará la protección y preservación, enriquecimiento, conservación y restauración del patrimonio cultural, tangible e intangible, y la memoria histórica de la Nación. Los bienes que constituyen el patrimonio cultural de la Nación son inalienables, imprescriptibles e inembargables. La Ley establecerá las penas y sanciones para los daños causados a estos bienes”.

Constitución de la República Bolivariana de Venezuela,, 1999. Venezuela

 

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Entre los principales instrumentos instr umentos legales que rigen ri gen la materia archivística en el país, se encuentran:

 

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A continuación se transcriben algunos artículos contenidos en la mencionada base legal:

3.1. Constitución de la República Bolivariana de Venezuela Artículo 28. “Toda persona tiene el derecho de acceder a la información y a los datos que sobre sí misma o sobre sus bienes consten en registros oficiales o privados, con las excepciones que establezca la ley, así como de conocer el uso que se haga de los mismos y su finalidad, y de solicitar ante el tribunal competente la actualización, la rectificación o la destrucción de aquellos, si fuesen erróneos o afectasen ilegítimamente sus derechos. Igualmente, podrá acceder a documentos de cualquier naturaleza que contengan información cuyo conocimiento sea de interés para comunidades o grupos de personas. Queda a salvo el secreto de las fuentes de información periodística y de otras otr as profesiones que determine la ley”. Artículo 51. “Toda persona tiene el derecho de representar o dirigir peticiones ante cualquier autoridad, funcionario público o funcionaria pública sobre los asuntos que sean de la competencia de éstos o éstas, y de obtener oportuna y adecuada respuesta. Quienes violen este derecho serán sancionados o sancionadas conforme a la ley, pudiendo ser destituidos o destituidas del cargo respectivo”. Artículo 143. “Los ciudadanos y ciudadanas tienen derecho a ser informados e informadas oportuna y verazmente por la Administración Pública, sobre el estado de las actuaciones en que estén directamente interesados e interesadas, y a conocer las resoluciones definitivas que se adopten sobre el particular. Asimismo, tienen acceso a los archivos y registros administrativos, sin perjuicio de los límites aceptables dentro de una sociedad democrática en materias relativas a seguridad interior y exterior, a investigación criminal y a la intimidad de la vida privada, de conformidad con la ley que regule la materia de clasificación de documentos de contenido confidencial o secreto. No se permitirá censura alguna a los funcionarios públicos o funcionarias públicas que informen sobre asuntos bajo su responsabilidad”.

3.2. Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de la  Administración Pública (Habilitante). Artículo138: “Los órganos y entes de la Administración Pública promoverán la participación ciudadana en la gestión pública.

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Las personas podrán, directamente a travésde delos lasórganos comunidades presentar propuestas y formular opiniones sobre lao gestión y entesorganizadas, de la Administración Administra ción Pública, así como participar en la elaboración de los instrumentos de contenido normativo. Los órganos y entes públicos llevarán un registro de las comunidades organizadas cuyo objeto se refiera al sector correspondiente”.

Artículo 141: “La Administración Pública deberá establecer sistemas que suministren a la población la más amplia, oportuna y veraz información sobre sus actividades, con el fin de ejercer el control social sobre la gestión pública. Cualquier persona puede solicitar de los órganos y entes de la Administración Pública la información que considere necesaria para el ejercicio del control social sobre la actividad de éstos de conformidad y con las excepciones establecidas en la legislación vigente”. Artículo 147: “El Archivo General de la Nación es el órgano de la Administración Pública Nacional responsable de la creación, orientación y coordinación del Sistema Nacional de Archivos y tendrá bajo su responsabilidad velar por la homogeneización y normalización de los procesos de archivos, promover el desarrollo de los centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y la supervisión de la gestión archivística en todo el territorio nacional”. Artículo 148: “Integran el Sistema Nacional de Archivos: Archivos: el Archivo Archivo General de la Nación y los órganos de archivo de los órganos y entes del Estado. Los órganos o entes integrantes del Sistema Nacional de Archivos, de acuerdo con sus funciones, llevarán a cabo los procesos planeación, programación y desarrollo de acciones de asistencia técnica, ejecución, control de y seguimiento, correspondiéndole al Archivo General de la Nación coordinar la elaboración y ejecución del Plan Nacional de Desarrollo Archivístico”.

Artículo 154: “Las características específicas de los archivos de gestión, la obligatoriedad de la elaboración y adopción de tablas de retención documental en razón de las distintas cronologías documentales y el tratamiento que recibirán los documentos de los registros públicos, notarías y archivos especiales de la Administración Pública, se determinarán mediante media nte reglamento reglamento.. Asimis Asimismo, mo, se reglamentar reglamentaráá lo concerniente concerniente a los documentos producidos por los consejos comunales, comunidades organizadas o entidades privadas que presten servicios públicos”.

 

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a travésdeclarados del Archivode General la Nación,cuyos ejercerá control y Artículo 156: “EllosEstado, vigilancia sobre documentos interésdehistórico propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales o jurídicas de carácter privado. Cuando el ministerio de adscripción considere que se trata de documentos históricos sobre los que no exista constancia de que han sido ofrecidos en venta a la Nación y de que ha quedado copia en el Archivo General de la Nación, podrá ejecutar medidas tendentes a impedir su salida del país, aún cuando fuere de propiedad particular. Toda persona que descubra documentos históricos, una vez acreditado el derecho que a ellos tiene la República, recibirá el resarcimiento correspondiente de conformidad con el reglamento respectivo. Serán nulas las enajenaciones o negociaciones que contravengan lo dispuesto en el presente Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica, y los que las efectúen o conserven en su poder sin causa legítima, serán sancionados de conformidad con la ley”.

Artículo 157: “Son de interés público los documentos document os y archivos del Estado. Sin perjuicio del derecho de propiedad y siguiendo el procedimiento que se establezca al efecto por el reglamento respectivo, podrán declararse de interés público p úblico documentos privados y, en tal caso, formarán parte del patrimonio documental de la Nación. Las personas poseedoras o tenedoras de documentos declarados de interés público, no podrán trasladarlos fuera del territorio nacional sin previa autorización del Archivo General de la Nación, ni transferir su propiedad, posesión o tenencia a título oneroso o gratuito, sin previa información escrita al mismo. El Ejecutivo Nacional, por medio de reglamento respectivo, establecerá las medidas de estímulo al desarrollo de los archivos privados declarados de interés público”. El Estado venezolano tiene derecho de preferencia para la adquisición, de dichos documentos y su ejercicio se establecerá en un término té rmino de dos (2) años, el incumplimiento de esta norma acarreara la nulidad de la venta o disposiciones de documentos.

3.3. Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal. Artículo 9: “Están sujetos a las disposiciones de la presente Ley y al control, vigilancia y fiscalización de la Contraloría General de la República:

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órganosMetropolitanos. y entidades a los que incumbe el ejercicio del Poder Público en Ordinal 3. Los los Distritos y Distritos

Ordinal 12. Las personas naturales o jurídicas que sean contribuyentes o responsables, de conformidad con lo previsto en el Código Orgánico Tributario, o que en cualquier forma contraten, negocien o celebren operaciones con cualesquiera de los organismos o entidades mencionadas en e n los numerales anteriores o que reciban aportes, subsidios, otras transferencias o incentivos fiscales, o que en cualquier forma intervengan en la administración, manejo o custodia de recursos públicos”.

3.4. Ley contra la Corrupción Artículo 77. “El funcionario público o particular que expida una certificación falsa, destinada a udarotras fe ante la autoridad o ante particulares, de documentos, actas constancias, antigüedad credenciales, que puedan ser utilizadas para justificar decisiones que causen daños al patrimonio público, será penado con prisión de seis (6) meses a dos (2) años. Con la misma pena se castigará a quien forjare tales certificaciones o altere alguna regularmente expedida, a quien hiciere uso de ello, el lo, o a quien diere di ere u ofreciere dinero para obtenerla”.

Artículo 78. “Cualquiera que ilegalmente ocultare, inutilizare, alterare, retuviere o destruyera, total o parcialmente, un libro o cualquier otro documento que curse ante cualquier órgano o ente público, será penado con prisión de tres (3) a siete (7) años. Podrá disminuirse hasta la mitad la pena prevista en este artículo si el daño o perjuicio causado fuese leve y hasta la tercera parte (1/3) si fuere levísimo”.

Artículo 79. “La persona que alardeando de valimiento o de relaciones de importancia e influencia con cualquier funcionario público reciba o se haga prometer, para sí o para otro, dinero o cualquier otra o tra utilidad, bien como estímulo o recompensa de su mediación, bien so pretexto de remunerar el logro de favores, será penado con prisión de dos (2) a siete (7) años; y con prisión de seis (6) meses a dos (2) años, a quien dé o prometa el dinero o cualquier otra utilidad de las que se indican en este artículo, a menos que haya denunciado el hecho ante la autoridad competente antes de la iniciación del correspondiente proceso judicial”.

 

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3.5. Ley de Archivos Nacionales

Artículo 1.- “Se declara de utilidad pública la guarda, conservación y estudio de los documentos y archivos históricos de la República”. Artículo 2.- “Los archivos y documentos a que se refiere el artículo anterior, pertenecen a las entidades políticas, eclesiásticas, culturales o personas privadas a quienes correspondan según la naturaleza de ellos o porque los hayan adquirido legítimamente”.

3.6. Ley de los Consejos Comunales Artículo 3: “La organización, funcionamiento y acción de los Consejos Comunales se rige conforme a los principios de corresponsabilidad, cooperación, solidaridad, transparencia, rendición de cuentas, honestidad, eficiencia, responsabilidad social, control social, equidad, justicia e igualdad social yeficacia, de género”.

Artículo 4. Definiciones. “A los efectos de esta Ley se entiende: Ordinal Nº 7.- Áreas de Trabajo: Las áreas de trabajo se constituyen en relación con las particularidades y los problemas más relevantes de la comunidad. El número y contenido de las áreas de trabajo dependerá de la realidad de cada comunidad, pudiendo ser: de economía popular y desarrollo endógeno; desarrollo social integral; vivienda, hábitat e infraestructura; y cualquier otra que defina la comunidad”. Las áreas de trabajo agruparán varios comités de trabajo. Artículo 6. “Atribuciones de la Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas. La Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas es la máxima instancia de decisión del Consejo Comunal, integrada por los habitantes de la comunidad, mayores de quince (15) años, y tiene las siguientes atribuciones: Ordinal Nº 3.- Aprobar el Plan de Desarrollo de la Comunidad”. Artículo 9: “La Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas determina y elige el número de voceros o voceras de acuerdo a la cantidad de comités de trabajo que se conformen en la comunidad, tales como: Ordinal Nº15.- Cualquier otro que considere la comunidad de acuerdo a sus necesidades”.

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Artículo 17: “Para el cumplimiento de estas funciones realizará lo siguiente: Ordinal Nº 3.- Recabar la información de la historia de la comunidad”. Artículo 21: “El Consejo Comunal a través de su órgano ejecutivo tendrá las siguientes funciones: Ordinal Nº 6.- Organizar el Sistema de Información Comunitaria”. Artículo 23. “Funciones de la Unidad de Contraloría Social. Son funciones del órgano de control: Ordinal Nº 4.- Ejercer el control, fiscalización y vigilancia del proceso de consulta, planificación, desarrollo, ejecución y seguimiento de los proy proyectos ectos comunitarios”. Artículo 24. “Articulación de los órganos del Consejo Comunal. Los órganos Ejecutivo, de Control y Económico Financiero del Consejo Comunal, a los efectos de una adecuada articulación de su trabajo, realizarán reuniones de coordinación y seguimiento, al menos mensualmente, según los parámetros que establezca el Reglamento de la presente Ley”.

3.7. Ley de Protección y Defensa del Patrimonio Cultural Artículo 2: “La defensa del Patrimonio Cultural de la República es obligación prioritaria del Estado y de la ciudadanía. ciudada nía. Se declara de utilidad utili dad pública e interés interé s social la preservación, defensa y salvaguarda de todas las obras, conjuntos y lugares creados por el hombre o de origen natural, que se encuentren en el territorio de la República, y que por su contenido cultural constituyan elementos fundamentales de nuestra identidad nacional”. “El los Patrimonio la República a los efectos esta Ley,enestá Artículo 6.por constituido bienes deCultural interés de cultural así declarados que se de encuentren el territorio nacional o que ingresen a él quien quiera que sea su propietario conforme a lo señalado seguidamente:

Ordinal 8. El patrimonio documental y bibliográfico, archivos, bibliotecas, fototecas, mapotecas, fonotecas, videotecas, cinematecas y demás instituciones de igual naturaleza; tutelados actualmente por organismos específicos sin desconocer la titularidad de dichos organismos sobre los mismos”

 

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3.8. Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Simplificación de Trámites Administrativos Artículo 4: “La simplificación de los trámites administrativos tiene por finalidad racionalizar y optimizar las tramitaciones que realizan las personas ante la Administración Pública; a los fines de mejorar su eficacia, pertinencia y utilidad, para así lograr una mayor celeridad y funcionalidad en las mismas; reducir los gastos operativos, obtener ahorros presupuestarios, cubrir insuficiencias de carácter fiscal y mejorar las relaciones de la Administración Pública con las personas”. Artículo 6: “Los órganos y entes de la Administración Pública en el ámbito de sus competencias, deberán simplificar los trámites administrativos que se realicen ante los mismos. A tales fines, elaborarán sus respectivos planes de simplificación de trámites administrativos con fundamento en las bases y principios establecidos en este Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley y de conformidad con los siguientes lineamientos: Ordinal 2: Simplificar y mejorar los trámites administrativos, lo cual supone, entre otros aspectos: f. Propiciar la participación popular a través de las comunidades organizadas, en especial los Consejos Comunales. Artículo 37: “Los órganos y entes de la Administración Pública, tienen el deber de ofrecer a las personas información completa, oportuna y veraz en relación con los trámites que se realicen ante los mismos. A tales fines, deberán fijar en sitio visible al público los requisitos exigidos para cada trámite, las oficinas que intervienen y su ubicación, la identificación del funcionario responsable del trámite, su duración aproximada, los derechos de las personas en relación con el trámite o servicio en cuestión y la forma en que se pueden dirigir sus quejas, reclamos y sugerencias. Esta información se publicará mediante guías simples de consulta pública, suministradas en forma gratuita y deberá dárseles la publicidad necesaria a través de cualquier medio de comunicación, entre otros, visual, oral, escrito, informático o telemático”.

Artículo 38: “Toda persona que haya presentado una petición, reclamación, consulta, queja o que haya efectuado una diligencia, actuación o gestión ante los órganos y entes de la Administración Pública, tiene derecho a conoc conocer er el esta estado do en que se se encuen encuentra tra su su tramit tra mitaci ación ón y a que se le informe in forme el plazo, dentro del cual se atenderá at enderá y dará respuesta respues ta oportuna a la misma”.

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el diseño de los trámites así en como en lala supervisión Artículo control de43: los “En planes de simplificación de losadministrativos, mismos, se tendrá cuenta opinión de lay comunidad organizada, a través de cualesquiera formas de participación popular y en especial a través de los consejos comunales, la cual podrá materializarse, entre otras, a través de propuestas y alternativas de solución a los trámites que generen problemas, trabas u obstáculos. Cada organo o ente determinará los mecanismos idóneos de participación ciudadana de acuerdo con la naturaleza de los trámites que realice y dándole especial atención a los consejos comunales”.

3.9. Decreto sobre Organización y Funcionamiento de la  Administración Pública Nacional Artículo 27. “Son competencias del Ministerio del Poder Popular para la Cultura: Ordinal 7. Garantizar la preservación, enriquecimiento, conservación y restauración del patrimonio cultural tangible e intangible y la memoria histórica de la Nación; Ordinal 9. Promover la cultura como materia de interés público nacional, estadal y municipal, a través de mecanismos que faciliten la desconcentración regional y local de las entidades culturales nacionales, la descentralización y transferencias de los servicios culturales, regionales y locales a los grupos y comunidades de la sociedad civil”.

 

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El Ciclo Vital de los Documentos

4.1. ¿Qué es el ciclo vital de los documentos? El ciclo vital de los documentos se refiere a su período de vida según su uso o función, desde el mismo momento en que se generan como producto de la gestión administrativa hasta su destino final. Esto nos lleva apreciar las clases de archivos que se corresponden con el mencionado ciclo:

1.- Archivo Administrativo: conserva la documentación a la mano de la dependencia que la produjo. Comprende todos aquellos documentos que están en fase de tramitación, así como aquellos documentos de uso frecuente. 2.-Archivo Intermedio/General: es aquel tipo de archivo donde se deposita la documentación que ha perdido frecuencia de uso, pero que todavía posee vigencia legal o administrativa, y se hace imprescindible su conservación. En este archivo, archivo, se custodiarán los documentos hasta que llegue el momento en que ya noseson necesarios la administración su destino decidirá en dospara direcciones: la de suproductora, eliminacióny en caso de no ser valiosos para la historia o la remisión al archivo histórico, donde serán preservados para siempre.

3.- Archivo Histórico: es el archivo donde se conservan y divulgan los documentos de valor imperecedero, que producen tanto las instituciones y organizaciones como las personas. La documentación seleccionada por su valor informativo, histórico y cultural, se resguarda en condiciones que garantizan su integridad y transmisión a las generaciones futuras.

Fachada de la primera sede del Archivo General de la Nación. Avenida Urdaneta

 

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Es necesario destacar que a los fines del proceso de selección de los documentos para determinar su vida útil, se deberá nombrar una junta evaluadora, de carácter multidisciplinario integrada por voceros y voceras de los Consejos Comunales, acompañados por abogados, administradores, historiadores y archivólogos.

Ciclo Vital de los Documentos

Archivos Administrativos

Archivo Histórico

Uso activo del documento

Preservación y divulgación del documento Archivo Intermedio

Resguardo del documento

La selección es una de las operaciones archivísticas donde se escogen los documentos que por sus características tienen un valor transitorio o permanente, o si, por el contrario no poseen ningún valor y deben ser eliminados. SOTO, Carmen Alida. Manual del Taller de Archivística General. p. 8. Mimeografiado. S/F. S/F. 5.

 

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Operaciones Archivísticas

5.1. ¿Qué son las operaciones archivísticas? Las operaciones archivísticas comprenden los pasos que hemos de seguir para la organización, conservación, y recuperación de los documentos.

5.2. ¿Cuáles son las operaciones archivísticas? Existen distintas operaciones para la organización de los documentos: clasificación, ordenación, descripción, selección, expurgo y transferencia. Sin embargo y de acuerdo con los objetivos objeti vos planteados en el presente Manual nos detendremos en las operaciones de clasificación, ordenación y descripción.

5.3. ¿Qué es la clasificación? Clasificar en términos generales, significa separar o dividir un conjunto de elementos estableciendo clases o grupos. De acuerdo con Cruz Mundet, esta operación consiste en “agrupar  jerárq  jerá rquica uicament mentee los document documentos os de un fondo fondo,, medi mediante ante agreg agregado adoss 6 o clases, desde los más amplios a los más específicos” .

5.3.1. ¿Cuáles son los principios de la clasificación? Existen tres principios fundamentales en la clasificación documental:

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Cf. Cruz Mundet; J. Manual de Archivísta. Edit. Fundación Germán Sánchez Ruipérez. Madrid, 1996.p.239.

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según este principio laPara clasificación realiza de de Clasificación acuerdo conselastoman actividades a) Funcional: propias de la institución u organismo. elaborar elseCuadro como ejes cada una de las funciones que se realizan en el Consejo Comunal u organización comunitaria.

b) Orgánico: es aquel que se establece de acuerdo con las divisiones administrativas que conforman la estructura orgánica de la l a entidad. Ejemplo: Consejo Comunal está integrado por 3 Órganos: Ejecutivo, Contralor y Financiero. c) Por asunto o materia: principio de clasificación que se realiza a partir del análisis del contenido de los documentos. Se agrupan en este caso, los documentos por el asunto tratado derivándose de ahí el Cuadro de Clasificación. En general, se elaboran cuadros de clasificación mixtos, utilizando los criterios de Funcional y Orgánico.

Principios de Clasificación Funcional

CLASIFICAR Agrupar   jerárquicamente

Orgánico

Por asunto o materia

5.3.2 ¿Qué es un cuadro de clasificación? Es un instrumento indispensable en los archivos que refleja las actividades de los Consejos Comunales y permite ubicar de forma rápida y precisa el contenido del fondo documental, es decir del de l conjunto de documentos que q ue conforman el archivo archivo.. Se estructura en forma jerárquica y lógica atendiendo a los principios de clasificación descritos anteriormente. Son dinámicos en tanto que se alimentan continua y constantemente del

 

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flujo de lao particularidad. producción documental, de ser y porque tanto, adaptables a cada realidad Se ajustan además de acuerdo a lasflexibles actividades vayan surgiendo. Para efectos de clasificar los documentos de los Consejos Comunales y otras organizaciones comunitarias utilizamos los criterios de: Funcional (actividades, funciónes) y Orgánico (estructura de organización) A manera de ejemplo presentamos un Cuadro de Clasificación mixto, en este caso Funcional y Orgánico: A. Equipo Promotor Provisional A.1.- Censo Demográfico A.2.- Convocatoria A.3.- Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas

F. Asa Asambleas mbleas de Ciudadanos y Ciudadanas F.1.- Convocatorias F.2.- Agendas F.3.- Actas G. Órgano Ejecut Ejecutivo ivo

B. Comisión Promotora B.1.- Promoción del Consejo Comunal B.2.- Croquis B.3.- Historia Local B.4.- Censo Socioeconómico B.5.- Convocatoria

C. Comisión Electoral C.1.- Registro Electoral C.2.- Material Electoral C.3.- Escrutinio y totalización de votos C.4.-  Juramentaciones C.5.- Actas

G.1.- Comités de Trabajo G.1.1- Proyectos G.2.- Registro del Consejo Comunal G.3.- Solicitudes G.4.- Plan de Desarrollo Comunitario

H. Unida Unidad d de Contraloría Contraloría Social H.1.- Seguimientos H.2.- Rendición de cuentas

I. Unidad de Gestión Financiera I.1.- Banco Comunal I.2.- Administración de los recursos I.3.- Inversión y créditos I.4.- Presupuestos

D. Asamblea Constituyente Constituyente Comunitaria Comunitaria D.1.- Elección de voceros, voceras e integrantes del Consejo Comunal

E. Actas y reuniones

 J. Registros Registros Fotográficos y Audiovisuales Audiovisuales  J.1.- Fotografías impresas  J.2.- Fotografías digitales (CDs, DVDs, memoria Flash)  J.3.- Videos (cintas, VHS, DVDs y CDs)  J.4.- Sonidos (casettes, CDs)

 

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5.4. ¿Qué es la ordenación?

Esta operación archivística consiste en unir un conjunto de documentos, relacionándolos unos con otros de acuerdo con una unidad de orden preestablecida. Es posterior a la clasificación. Se aplica a cada clase determinada.

5.4.1. ¿Cuáles son los criterios de ordenación? Los diversos tipos de ordenación reciben su nombre de la unidad elegida para establecer dicho orden. Los principales criterios de ordenación son:

Cronológico: consiste en colocar un documento detrás del otro en forma secuencial de acuerdo con la fecha del documento, organizado desde la fecha más antigua hasta la más reciente. �

Alfabético: criterio de ordenación de los documentos en forma consecutiva y progresiva, mediante la utilización de las letras del alfabeto. �

Numérico: consiste en ordenar los documentos en forma consecutiva y progresiva, mediante la utilización de números. �

Ejemplos para utilizar estos criterios:

Ordenación Medio expedito dey organización control

Principios de Ordenación Cronológico: 1999-2000-2001 Alfabético: de la a la z Numérico: del 1 Al 100

5.5. ¿Qué es la descripción? Podemos definir a la descripción como aquella operación archivística cuyo propósito es facilitar facilit ar al usuario la búsqueda búsqued a de informaci información ón en el archivo, además de ejercer el control para la seguridad de los documentos. Previo a la descripción es indispensable que los documentos estén clasificados y ordenados.

 

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5.5.1. Objetivos de la descripción �

Descripción Objetivos

Recuperación de la información de manera rápida y fácil



Control de los documentos



Apoyo a las actividades del archivo

Ejemplo de descripción Presentamos algunos elementos básicos para describir los documentos: -Título (tema del documento) -Tipología documental -Fecha -Productor (responsable del documento) -Materia (económico, político, social, cultural) -Características físicas

 

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La Conservación de Documentos

Los documentos pueden sufrir daños, muchas veces irreparables, si no los cuidamos correctamente. Estos daños pueden ser desde una pequeña rasgadura hasta la pérdida total del documento. De allí la importancia y necesidad de realizar actividades para su conservación, toda vez que como ya se ha estudiado, no sólo constituyen un testimonio o prueba de nuestra actividad dentro de la organización o grupo, sino también una fuente potencial para la investigación histórica, local, regional y nacional. Es importante recordar nuevamente el papel protagónico y de compromiso que hoy tienen los Consejos Comunales en la construcción y consolidación del proyecto revolucionario para la institución de un nuevo orden social enmarcado en los principios del Socialismo del Siglo XXI.

6.1 ¿Qué es la conservación? La Conservación según Gael de Guichen “es el conjunto de acciones destinadas asegurar la salvaguarda (aumentar la esperanza de vida) de una colección u objeto”7. Puede ser de dos tipos:

-Preventiva: Es la relativa al conjunto de medidas que hacemos para evitar el deterioro de los documentos. -Restaurativa: Se refiere a la intervención que debemos hacer para recuperar o detener el daño sufrido por el documento. La conservación conser vación restaurativa, a diferencia de la preventiva, es mucho más costosa e implica mayores esfuerzos en recursos 7.

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De Guichen, Gaël. La conservación preventiva: un cambio profundo de mentalidad, en http://comisionpreservación.blogia.com http://comisionpreservación.blogia.com/2005/010503 /2005/010503

Bóveda del Archivo General de la Nación.

 

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humanos y tiempo. importante insistir en preven-y ción, pensada como Por una ello serieesde hábitos sencillos de lalimpieza manipulación de los documentos. El objetivo es evitar o minimizar los posibles riesgos que amenazan a los documentos, tales como incendios, robos, manipula manipulación ción indebida, indeb ida, y las condiciones condic iones ambienambi entales (iluminación y contaminación) inadecuadas. inadecuadas. Su campo de acción abarca el control tanto de las condiciones ambientales (intensidad y calidad lumínica, temperatura, humedad y la oxidación) como las de exposición, almacenaje, mantenimiento (limpieza, revisiones periódicas, control de plagas, insectos y bacterias) y manipulación de los documentos. Documentos Archivados

6.2 ¿Qué hacer para conservar  los documentos? • Garantizar ventilación natural, para lograr la renovación del aire dentro del área de resguardo, que evite la aparición de hongos, bacterias e insectos. • Tapar todos los agujeros detectados y grietas existentes en las paredes, pisos, ventanas, para impedir la penetración de insectos y roedores. • No colocar los documentos en sitios húmedos, inestables, y cercanos a elementos propensos al fuego. • Eliminar periódicamente el polvo de los documentos. La limpieza debe realizarse en un lugar adecuado bien ventilado con salida al exterior, utilizando preferiblemente una aspiradora con filtros, o en su defecto, un trapo seco, colocándonos guantes de protección en ambos casos. • Evitar en lo posible, el uso de cintas adhesivas, (teipe), clips, y grapas metálicas. Así, como realizar dobleces y bordes. • Guardar los documentos en cajas y carpetas adaptadas a su formato para evitar dañarlos.

 

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•insectos En caso casoy de ser necesario y de determinarse la existencia de roedores deben realizarse fumigaciones en el área donde se encuentra ubicado el archivo. Es importante indicar que al realizarse la fumigación deben trasladarse los documentos de su ubicación original, para evitar su contaminación. En síntesis podemos señalar que la importancia fundamental de la conservación reside en que a través de ella se garantiza la permanencia de los diversos testimonios y fuentes documentales que forman parte de la memoria colectiva de pueblos y naciones. Tal como hemos visto, mediante el seguimiento de algunas normas básicas podemos evitar que el patrimonio documental se deteriore o perezca. Por el contrario, con su aplicación lograremos que no sólo se recupere recupere y preserve, sino también que se enriquezca y sea difundido convirtiéndose en un elemento de desarrollo económico, social y cultural. La Conservación según Gael de Guichen “es el conjunto de acciones destinadas a asegurar  la salvaguarda (aumentar la esperanza de vida) de una colección u objeto”

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Fuentes para el estudio de la historia

Las fuentes históricas son la base o la materia prima para el estudio de los hechos y fenómenos acaecidos en el tiempo, sea este lejano o reciente. No sólo los documentos escritos representan una fuente para el estudio de la historia, sino también puede serlo un objeto cualquiera, una canción, los remedios con los que nos curamos, comidas, álbum familiar, las imágenes veneramos,nuestras la manera como el enterramos a nuestros muertos,que las historias de nuestros padres y abuelos, los cuentos del vecino, las escuelas y dispensarios, sus maestros y médicos, lo que nos enseñaban, qué enfermedades se padecían, el día que nos llegó la luz eléctrica, y “pare de contar”. Cualquier hecho o acontecimiento, cualquier recuerdo o imagen, por muy sencillo o cotidiano que pueda parecernos, puede servir de información o inspiración para acercarnos a la comprensión de la historia hi storia de nuestra nues tra localidad o comunidad. comun idad.A este respecto el historiador francés Jacques Le Goff, nos recuerda, citando a los fundadores de la revista de los Anales de la Historia Económica y Social: “La historia se hace con documentos escritos, por cierto. Cuando existen. Pero se la puede hacer, se la debe hacer sin documentos escritos, si no existen…Incluso con las palabras. Signos. Paisajes y tejas. Con las formas del campo y de las hierbas…En suma, con todo eso, que perteneciendo al hombre, depende del hombre, sirve al hombre, expresa al hombre, demuestra la presencia, la actividad, los gustos y los modos de ser del hombre8”. 8. Le Goff, Jacques. El orden de la memoria. Editorial Paidos. España, 1991.p231

Hoja Militar del Libertador. Archivo General de la Nación. Época de la Colonia. Sección Hojas Militares. Años 1775-1808. Tomo Tomo II. Folio 136

... es necesario siempre hacer el  “ ... esfuerzo por caracterizarnos y comenzar siempre con una revi sión de la historia para ubicarnos en perspectiva: dónde estamos, por qué ha ocurrido lo que ha ocurrido, por qué ocurre lo que ocurre”   Hugo Chávez 

 

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Para comprender mejor estaquien afirmación tomemos reflexiones también historiador francés Marc Bloch, expresaba que elalgunas quehacer históricodel debe tener como referencia los testimonios de todo lo realizado por la mano y el cerebro del hombre. De manera que, ni los documentos por sí mismos, ni las cifras y estadísticas, por muy elaboradas que éstas sean, pueden superar las realidades humanas con sus conflictos y complejidades, que están presentes en toda evidencia testimonial. Esto nos conduce a establecer que cuando indagamos sobre hechos y sucesos ocurridos, debemos realizar entre muchas otras, las siguientes preguntas: ¿Qué ocurrió? ¿Cómo sucedió? ¿Cuándo? ¿Dónde?, ¿Por qué? Si estamos estudiando personas o grupos, podemos preguntar: ¿Quiénes son?, ¿De dónde provienen?, ¿Cuándo llegaron?, ¿Cómo lo hicieron?, ¿Por qué lo hicieron? ¿Qué opinión se tiene de ellos? ¿Cuáles son sus costumbres, tradiciones y ritos? ¿A qué tipo de actividad se dedican? ¿Religiosa, cultural o económica? Si de instituciones se trata, como la escuela y los centros de salud, ¿Quiénes? y ¿Cuántos estudiaban?, ¿Cuántos y por qué? no podían seguir en la escuela, ¿Cuáles eran las enfermedades más frecuentes?, ¿Cuántos nacían?, ¿Cuántos morían? y ¿Por qué?. Es importante destacar además que en la actividad de reconstrucción histórica, debemos tener una postura flexible, abierta y crítica a cualquier tipo de información y fuente, dejar que los hechos nos “hablen”, y evitar “contaminar” la búsqueda con posiciones personales.

7.1. Historia Local. Fuentes para su estudio González y González9 historiador mexicano pionero en la investigación y estudio de la historia local, nos habla, para referirse a ella, de una historia anticuaria. Es decir una visión popular de la historia, que intenta salvar del olvido la parte del pasado propio que está fuera de uso. Es la que busca mantener el árbol ligado a sus raíces. La que nos cuenta el pasado de nuestra vida diaria, del hombre común, de nuestra familia y de nuestro terruño. Su manifestación más espontánea es la historia pueblerina o microhistoria, o historia parroquial o historia matria, es decir aquella historia que asocia la patria chica con el amor a la madre, contraponiéndola a la historia patria, aquella de los grandes espacios, héroes y acontecimientos.

9. Cf. González y González, Luis. “Para una teoría de la microhistoria”, pp..9-15

 

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En este sentido podemos afirmar que la historia local es la construcción de la nueva historia nacional, a partir de la incorporación de lo local, de la comunidad como componente esencial y fundamental de esta nueva historia. Concepción de la historia que se vincula e integra a las de historia regional, cuya finalidad se orienta al reconocimiento de una parte o de todos los aspectos de vida de una región e historia nacional, cuyo objeto se extiende al reconocimiento de los hechos y fenómenos fenómenos que dan vida a la Nación.

“ ¿Qué ¿Qué hacer? Hay muchas maneras para responder esta pregunta y las respuestas van surgiendo todos los días de la experiencia del pro pio pueb pueblo, lo, de la cotid cotidianid ianidad  ad ”  ”   Hugo Chávez 

Existen distintos tipos de fuentes. A los fines de nuestro Manual destacaremos tres de ellas. Las fuentes orales, las fuentes escritas y las fuentes materiales. 1. Fuentes orales: como su mismo nombre lo indica son aquellos testimonios que se trasmiten mediante la palabra hablada. Entre las principales podemos señalar: cuentos, chistes, cantos, adivinanzas, poemas, refranes, mitos, leyendas y narraciones. En la recolección de los testimonios orales de la localidad, se recomienda utilizar dinámicas como tertulias y entrevistas. Los adultos mayores por lo general constituyen una valiosa fuente de información sobre la localidad, así como todos aquellos pobladores que tengan participación en actividades educativas, culturales, políticas y deportivas. recomendable incorporar niños, niñas y jóvenes en la Esbúsqueda y recolección de alaslosfuentes históricas.

2. Fuentes escritas: comprenden todas aquellas inscripciones que el hombre ha plasmado en diversos materiales o soportes como papel, piedra, madera, ladrillo, metales y telas. 3. Fuentes materiales: incluyen todos aquellos objetos, instrumentos, edificaciones, monumentos, que el hombre ha producido o construido. Entre otras destacan: las tumbas, viviendas, instrumentos de trabajo, monumentos.

Panteón Nacional

 

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7.2. ¿Dónde ubicamos las fuentes para el estudio de la Historia Local? De las anteriores definiciones podemos concluir con Bloch, que las fuentes para el estudio de la historia local son casi “infinitas”, “infinitas”, pudiendo ubicarse en: 1. La familia: �

Fotografías



Cartas



Colecciones hemerográficas:













- Año de llegada a la comunidad - Edades - Enfermedades predominantes - Edad promedio de embarazo, defunción.

recortes de prensa, revistas. Imágenes religiosas: estatuillas, estampitas.

- Apellidos - Trajes - Armas - Condecoraciones

Currículos y resoluciones sobre  jubilaciones, etc. Documentos de propiedad.  Actas de nacimiento, bautizo, baut izo, confirmación, matrimonio, divorcio y defunción Videos

2. Manifestaciones de la cultura popular: �

Recetas de comida



Tradiciones festivas



Ritos y ceremonias



Poetas



Juegos tradicionales



Músicos

Procedencia de los miembros de la familia:



Características de la vivienda: -

Materiales de construcción utilizados utilizados Años de construcción Distribución de los espacios Servicios

 

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3. Educación: �

Número de escuelas y liceos



 Año de fundación





Personal



Miembros fundadores





Castigos corporales y premiaciones �



 Archivos de la Escuela (Matrículas, promociones, material fotográfico, otros) Niveles y modalidades (Inicial, I Etapa, II Etapa y III Etapa de Básica, Media Diversificada y Profesional, Superior). Misiones educativas

Comedores

4. Iglesias �

Labor social



Órdenes religiosas



Edificaciones



Conventos



Cultos



Santuarios



Otros cultos

 Archivos



5. Hospitales, Ambulatorios y Medicina Popular �

Historias médicas

 Año de construcción





Evolución física (Arquitectónica)



Ubicación





Causas más comunes de muerte



Misión Barrio Adentro I, II y III



Boticas, expendios de medicinas y farmacias



Parteras



Curanderos o curanderas



Herbolarios

Personal activo



Primer médico o director 



Casa del médico

 

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6. Actividades deportivas �







Órdenes religiosas Instalaciones deportivas (calidad y cantidad)

¿Cuáles se practican?



Entrenadores y deportistas destacados



Eventos

Edades de los deportistas



Intercambios

7. Lugares de recreación y esparcimiento �

Ferias







Canódromos � Centros hípicos �

Matinée



Salas de cine

Mangas de coleo

Canchas de bolas criollas � Galleras �

Club de ajedrez

8. Registros �

 Actas de nacimiento, bautizo, baut izo, matrimonio, divorcio y defunción.

9. Jefaturas �

Libro de reportes policiales



Policías destacados



Denuncias



Delitos frecuentes



Módulos policiales

 

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10. Fuentes cartográficas �

Mapas, croquis y planos

11. Aspectos geográficos �

Localización



Suelo



Relieve



Fauna y flora



Clima



Toponimia



Hidrografía

12. Unidades productivas Panadería





Casas comerciales Cooperativas



Carnicería





Ferretería



 Artesanos



Bodegas



Canteras



Mercados



Industrias

13. Agricultura, Ganadería y Pesca ¿Qué se cultiva mayormente? � Extensión de los cultivos � Sistema de riego � Uso de tecnología para el cultivo � Períodos de cosecha � Períodos de sequía � Plagas que afectan al cultivo � ¿Qué animales se crían? � Cantidad de animales �

Uso de tecnología para la cría del ganado � Alimentación del ganado � Vacunas � Hatos � Haciendas � Conucos � Granjas � Fundos � Sistema de pesca �

 

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14. Comunidades Indígenas Etnia �  Actividades económicas � Manifestaciones artísticas �  Artesanía � Número de comunidades � Tipos de vivienda � Herramientas de trabajo �

Enfermedades � Lenguas, dialectos. � Caciques � Chamanes � Cultos �  Armas � Medicina ancestral �

15. Servicios Públicos �

 Agua,luz, gas, aseo, teléfono, internet.

16. Transporte Canoas (en comunidades vinculadas a la red fluvial) Infraestructura: caminos, carreteras, puentes, entre otros. �  Años de construcción. ¿Cuándo se establecieron? � Estado de conservación �  Automotores � �

17. Cementerios Lápidas (apellidos, nombres, nacimiento y muerte). Tipos de lápidas. � Imágenes religiosas (Judía, Cristiana, Islámica, entre otras). �  Año de creación. � Prácticas anteriores para la sepultura de los muertos. � Ceremonias y tradiciones (velorios, rezos post-mortem). � Cementerios desaparecidos (ubicar áreas, identificación de lo que actual mente existe en ese espacio) � ¿Cuándo se integraron a la ciudad? ¿Se encontraban en la periferia? � Funerarias � Cementerios indígenas (ubicación y características) �

 

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18.Instituciones Militares  Academias � Uniformes � Armamento �

� �

Entrenamiento Cuarteles

(Esto en caso de que en la comunidad exista algún establecimiento militar o en las adyacencias.)

19. Fondo documental del pueblo Protestas � Huelgas



� �

Luchas Partidos Políticos

20. Otros � �

Modismo Guía telefónica

� �

Graffiti Mural

 

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7.3 ¿Cómo registramos las fuentes para el estudio de la Historia Local? Una vez que ubicamos las fuentes, el paso a seguir es su registro, es decir su asiento o inscripción en instrumentos diseñados para ello. Y que en materia archivística se conocen como los instrumentos de descripción de fuentes. Los principales son: Guías

Instrumentos de descripción

Inventarios Catálogos Índices

- Guías: describen en forma general las características de las fuentes para el estudio de la historia. - Inventarios: describen de manera esquemática grupos de fuentes seleccionadas de una totalidad. - Catálogos: descripción de las fuentes individuales. Incorporando un mayor número de elementos que los caracterizan. - Índices: se realizan como instrumentos de apoyo a las guías, inventarios o catálogos. Pueden ser: onomásticos, cronológicos, por materias o numéricos. Trataremos a continuación lo relativo a la “guía” por ser el instrumento que vamos a aplicar en nuestra primera labor de descripción archivística. Ya definida, precisaremos algunas características de la misma: � Proyecta el conjunto de los testimonios � Destaca elementos importantes o esenciales � Describe agrupaciones mayores mayores de las fuentes � Orienta más en extensión que en profundidad � Incluye elementos de identificación de la localidad o institución donde se encuentra la fuente Seguidamente se muestra un modelo de instrumento de registro, que contiene los datos básicos para describir, ubicar y sistematizar las fuentes históricas de la localidad, a fin de facilitar la investigación de la historia local. Puede ser elaborado de fo form rmaa manuscrita o electrónica, ambas de igual valor. Sin embargo, se recomienda unir los esfuerzos para la informatización de este tipo de instrumento, de manera de obtener una “base de datos” que apoye la ubicación de las fuentes y que a futuro sirva de conector con otros Consejos Comunales u organizaciones para conformar la Red de Archivos Comunitarios, integrada al Sistema Nacional de Archivo.

 

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Instrumento de Registro de Fuente 1.- Identificación

Nombre:_________________________________________________________________ 2.- Ubicación

Dirección:________________________________________________________________  Teléfono: ________________________________________________________________  3.- Características Tipo de fuente:

Oral __________ Escrita____________Material_____________Mixta______________  Categoría

Testimonio oral____________________Documento escrito________________________  Escultura_________________Pintura______________Arquitectura_________________  Objeto___________________Restos arqueológicos____________Otro______________  Especifique______________________________________________________________  Período que abarca (fechas extremas)

Desde _______________ Hasta________________  Observaciones

 ___________________________________________________________________________   ___________________________________________________________________________   ___________________________________________________________________________   ___________________________________________________________________________   ___________________________________________________________________________   ___________________________________________________________________________ 

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Diagramas

Cuadro de Clasificación

Cronológico Alfabético Numérico

Guías Inventarios Catalogos Indices

 

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Glosario de términos

Acidez (ph): se refiere a la pérdida gradual de la reserva de agua (alcalinidad) que tiene el papel. El impacto de la luz natural o artificial acelera la acidez. Cuando el fenómeno se produce, es fácil detectarlo por el amarillamiento del papel, al punto extremo de volverse quebradizo. Comunidad: “es el conglomerado social de familias, ciudadanos y ciudadanas que comparten una historia e intereses comunes, se conocen y relacionan entre sí, usan los mismos servicios públicos y comparten necesidades y potencialidades similares: económicas, sociales, urbanísticas y de otra índole” (Ley de los Consejos Comunales, Artículo 4, Ordinal I). Cultura: nace como resultado de la acumulación histórica de las vivencias de un pueblo, de su práctica y de una manera de inventar y recrear su encuentro con el mundo. Es el universo mental, sentimental y simbólico de la colectividad.

Folio: hoja de un libro lib ro o de un cuaderno, especialmente cuando se numera por hojas y no por páginas. Fondo documental: conjunto de documentos existentes en un archivo. Fuente: material, sitio, hecho u ocasión que sirve de información o inspiración para un estudio. Friabilidad: proceso químico que tiene como principal consecuencia el envejecimiento prematuro del papel, que se torna quebradizo. Hongos del papel: son agresores agresores de origen biológico que ocasionan graves graves daños a los documentos. Alteran principalmente las condiciones físicas, tanto de la estructura de la encuadernación como del papel. Se desarrollan en condiciones desfavorables para dichos materiales (humedad y temperaturas elevadas). Humedad: la humedad se refiere a la cantidad de agua que posee la atmósfera. La humedad alta favorece la creación de un microclima ideal para la proliferación de agentes

 

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biológicos. La humedad baja crea resecamiento resecamiento y debilidad del papel que lo convierte en friable y quebradizo. Un espacio estará controlado cuando la humedad relativa esté entre 45 y 50 % y la temperatura se mantenga entre 16-21º C.

Identidad: conciencia que tiene una persona de su pertenencia, a uno o varios grupos sociales o a un territorio, y significación emocional y valorativa que resulta de ello.  Jerárquicamente:  Jerárquicam ente: que se coloca según un orden determinado. Memoria: esfuerzo conciente de grupos humanos por reconstruir su pasado, valorándolo y tratándolo con especial respeto. Método: conjunto de pasos y procedimientos a seguir para alcanzar una meta o un objetivo.

Nación: el conjunto de los habitantes de un país regidos por el mismo gobierno. Patrimonio cultural: “comprende las obras de sus artistas, arquitectos, músicos, escritores y sabios, así como las creaciones anónimas surgidas del alma popular y el conjunto de valores que dan sentido a la vida. Es decir, decir, las obras materiales y no materiales que expresan la creatividad de ese pueblo: la lengua, los ritos, las creencias, los lugares y monumentos históricos, la literatura, las obras de arte y los archivos y bibliotecas” (Declaración de México. Conferencia Mundial sobre Políticas Culturales. UNESCO. París, 1982) Probidad: honradez Soporte: material en cuya superficie se registra información, como el papel, la cinta de video, el disco compacto. Temperatura: se refiere al índice de calor que impera en el medioambiente. Testimonio: prueba, justificación y comprobación de la certeza o verdad de algo Vestigio: rastro o señal, indicio

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Archivo General de la Nación y Fundación Misión Cultura

10 Fuentes consultadas Biblioteca Nacional y Fundación Misión Cultura . Manual de Historia Local.  Aproximación Metodológica a las Historias Locales. Teoría, Método y Técnicas de Investigación, Marzo 2006. BOLÍVAR, Simón.  Y  Yo o mori moriré ré como nací: desnu desnudo do (pen (pensami samientos entos de Sim Simón ón Bolí Bolívar) var). Consejo Nacional de la Cultura, Caracas 2003. BRITO FIGUEROA, Federico. La comprensión de la Historia en Marc Bloch. Fondo Editorial Buria, Caracas 1996. CHÁVEZ, Hugo. Nos declaramos contra el imperialismo (17 mayo de 2004). MINCI, Caracas 2006. CRUZ M, José R. Manual de Archivística. Madrid. Fundación Germán Sánchez Ruipérez. Segunda Edición, 1994 Fundación Misión Cultura. Universidad Nacional Experimental Simón Rodríguez. Manual del Participante. Coordinación Académica. Unidad de Acreditación de Aprendizajes por Experiencia, S/F Fundación Misión Cultura. Universidad Nacional Experimental Simón Rodríguez. Perfiles de Aprendizaje, Diciembre 2006. Fundación Misión Cultura. Trabajo con Autobiografía, Diciembre 2006 HEREDIA, Antonia. ¿Qué es un archivo?. España. Ediciones Trea, 2007 Instituto de Patrimonio Cultural. Catálogo del Patrimonio Cultural Venezolano, 2004-2008 Instituto de Patrimonio Cultural. Planes para el Desarrollo de Ciudades Patrimoniales Sustentables. Ministerio del Poder Popular para la Cultura, Julio 2007 LE GOFF, Jacques. El orden de la memoria. Editorial Paidós. España 1991 LÓPEZ, Pedro y GALLEGO, Olga. El Documento de Archivo. Un estudio. España. Universidad de Coruña, 2007.

 

Archivo General de la Nación y la Fundación Misión Cultura

MEDINA RUBIO, Arístides. Lecturas de Historia Regional y Local. Caracas-Venezuela. Fondo Editorial Tropykos, S/F OSORIO, Manuel. Diccionario de Ciencias Jurídicas, Políticas y Sociales. Buenos Aires. Editorial Heliasta, Abril 2000 PERNIA, Humberto. Diccionario de Archivología. Caracas-Venezuela. Archivo General de la Nación. Segunda Edición, 1990 Presidencia de la República. Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de la l a Administración Pública. Gaceta Oficial Nº 5.890 (Extraordinario) de fecha 31 de julio de 2008 Presidencia de la República. Decreto con Rango, Valor Valor y Fuerza de Ley de Simplificación de Trámites Trámites  Administra  Admin istrativos tivos.. Gaceta Gaceta Oficial Oficial Nº 5.891 (Extra (Extraordin ordinario) ario) de de fecha 31 31 de julio de 2008 2008 Presidencia de la República. Decreto sobre Organización y Funcionamiento de la Administración Pública Nacional. Gaceta Oficial Nº 38.654 de fecha 28 de marzo de 2007 República Bolivariana de Venezuela. Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, de fecha 20 de diciembre de 1999 República Bolivariana de Venezuela. Ley contra la Corrupción. Gaceta Oficial Nº 5.637 (Extraordinaria) de fecha 7 de abril de 2003 República Bolivariana de Venezuela. Ley de Archivos Nacionales. Gaceta Oficial Nº 21.660 de fecha 13 de julio de 1945 República Bolivariana de Venezuela. Ley de los Consejos Comunales. Gaceta Oficial Nº 5.806 (Extraordinaria) de fecha 10 de Abril de 2006 República Bolivariana de Venezuela. Ley de Protección y Defensa del Patrimonio Cultural. Gaceta Oficial Nº 38.685 (Extraordinaria) de fecha 17 de mayo de 2007 República Bolivariana de Venezuela. Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal. Gaceta Oficial Nº 37.347 de fecha 17 de diciembre de 2001 Página web consultada: Comisión Recuperación y Preservación del Patrimonio Documental: http://comisionpreservacion.blogia.com/2005/010503

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Esta Edición de este Manual: Organización de los Archivos de los Consejos Comunales y de La Guía General de Fuentes para en el Estudio de la Historia Local, se termino de imprimir los talleres: Ministerio del Poder Popular para la Cultura 2008 Caracas - República Bolivariana de Venez Venezuela uela

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