SRC - eDMS Paket eOffice

Published on January 2017 | Categories: Documents | Downloads: 36 | Comments: 0 | Views: 291
of 8
Download PDF   Embed   Report

Comments

Content

SISTEM ZA UPRAVLJANJE DOKUMENTIMA U ORGANIMA DRŽAVNE UPRAVE
REZIME
Kompanija SRC sistemske integracije svoju strategiju nastupa na tržištu regiona u velikoj meri zasniva na softverskom rešenju za upravljanje i elektronsko arhiviranje dokumenata – eDMS. Svojim kvalitetom rešenja, kao i fleksibilnošću, eDMS sistem za upravljanje dokumentima postao je prepoznatljiv brend, što potvrđuju i mnoge referentne implementacije. Sistem za upravljanje dokumentacijom, poznatiji pod komercijalnim imenom „eOffice“, je namenjen širokom opsegu korisnika koga čine privredna preduzeća, finansijske organizacije, državna i javna uprava. Projektna rešenja omogućavaju evidentiranje podataka o dokumentima, elektronski obuhvat, čuvanje, održavanje, obradu, praćenje i distribuciju dokumentacije, upravljanje definisanim radnim postupcima i procedurama sa dokumentima i/ili predmetima. U tekstu koji sledi dat je kratak opis osnove samog eDMS rešenja, njegovih osnovnih koncepata, kao opšteg sistema za upravljanje dokumentima, a onda i mogućnosti njegove primene u organima državne uprave, što je i glavna tema ovog rada. Navedene su komponente informacionog sistema, u 4 nivoa, koji pokriva specifične poslove upravljanja dokumentacijom u organima državne uprave, unapređen modernim servisima (nivoi 3 i 4) koji praktično predstavljaju njegovu nadogradnju, i imaju za cilj da poslove organa državne uprave približe građanima i učine ih transparentnijim. Posebna pažnja je posvećena sistemu zaštite i bezbednosti dokumenata i podataka, i prednostima od uvođenja ovog sistema. Kompanija SRC sistemske integracije ima veliko iskustvo u implementaciji ovakvih sistema u organe državne uprave Republike Slovenije, koja spada u red država sa najvećim dostignućima u oblasti eGovernment-a u Evropi.

OSNOVNE POSTAVKE DOKUMENTACIONOG SISTEMA
Obuhvat i upravljanje dokumentima. Predstavlja tehnološka rešenja koja omogućavaju unos, pretraživanje, pristup, bezbednost i upravljanje dokumentima koje unosimo u sistem putem skeniranja elektronskih dokumenata, importa elektronskih dokumenata stvorenih u aplikacijama ili preuzetih iz nekog drugog izvora, kao i obradu predmeta u skladu sa važećim pravnim normama, uputstvima i pravilnicima. Poseban segment eDMS-a predstavlja COLD (Computer Output to Laser Disk) sistem koji sadrži tehnološka rešenja namenjena za elektronsko preuzimanje, indeksiranje i trajno arhiviranje formatiranih računarskih izlaznih dokumenata nastalih u nekoj drugoj aplikaciji. Centralno (fizičko) arhiviranje se koristi za arhiviranje dokumenata i podataka, pri čemu se indeksni podaci o dokumentima/predmetima arhiviraju u logičkoj arhivi, dok se sami dokumenti smeštaju u fizičku arhivu, i uvek su dostupni u zavisnosti od prijava pristupa koje su dodeljeni korisnicima. Arhivski Server predstavlja specijalno dizajniranu arhivsku strukturu, koja ostvaruje visok stepen sigurnosti i pouzdanosti, podržava rad sa velikim brojem dokumenata i omogućava korišćenje sistema od strane velikog broja istovremenih korisnika poštujući njihovu propisanu autorizaciju. Ovaj server dokumenata se postavlja na poseban hardverski server i omogućava hijerarhijsko arhiviranje arhivske građe na različitim memorijskim medijima. Ova arhiva je potvrđena i u praksi dokazana na velikom broju instalacija.

Strana: 1 / 8

Obuhvat ulaznih, izlaznih i internih dokumenata

Obrada dokumenata, radni tokovi i procedure (workflow)

Distribucija, razmena i evidencija slanja dokumenata

Arhiviranje i čuvanje dokumenata

Slika 1 – Segmenti SRC-ovog eDMS-a

Distribucija dokumenata. eDMS sistem omogućava brzu i pouzdanu distribuciju dokumenata praktično on-line, bez grešaka, zastoja ili gubitka dokumenta. Svaki dokument nakon unošenja u dokumentacioni sistem i njegovog signiranja praktično istog trenutka postaje dostupan i raspoloživ. Projektna rešenja podržavaju grupni rad, zaključavanje dokumenta koji se menja, sistem izmena i dopuna. Unutar eDMS sistema korisnici mogu razmenjivati kompletne dokumente, delove dokumenta ili samo linkove, zavisno od svojih potreba. Upravljanje radnim tokovima (Workfolow). Implementacija radnih tokova i procedura podrazumeva definisanje poslovnih pravila, sprovođenje i nadzor nad dokumentacionim tokovima – radnim procedurama. Ovo je aplikativni modul koji omogućava da se na osnovu definisanih poslovnih pravila uspostavljaju radni tokovi koji podrazumevaju definisanje putanje, faza, statusa u kojima se može naći neki predmet/dokument, zatim definisanje kontrolnih tačaka (verifikacija – ko, šta, kojom akcijom, kada) od početka pa do kraja životnog ciklusa nekog radnog toka. Nakon definisanja radnog toka, projektna rešenja omogućavaju kompletno uspostavljanje tog toka, autorizaciju od strane definisanih korisnika i nadzor nad uspostavljenim tokom. Nema ograničenja u pogledu broju radnih tokova niti u pogledu njihovog stepena složenosti. Takođe je podržana i funkcionalnost upravljanje zapisima, koja garantuje da će dokument ostati neizmenjen od trenutka kada preraste u zapis, saglasno propisanoj proceduri. Integracija i migracija. Dokumentacioni sistem ima mogućnost određenog stepena integracija sa postojećim softverskim paketima korisnika, (integracija sa knjigovodstvenim aplikacijama, aplikacijama za vođenje matičnih knjiga i biračkih spiskova u opštinama, aplikacijama za vođenje javnih nabavki, evidenciju kadrova, razni registri i evidencije i sl.), tako da se određeni subjekti i objekti poslovanja (fizička i pravna lica, organizacione jedinice, radnici, projekti, i sl.) koji se evidentiraju u dokumentacionom sistemu mogu preuzimati ili direktno prenositi iz drugih sistema. Pored ovoga, moguće je izvršiti i migraciju podataka iz nekih sistema koji su se pre ovog koristili kod korisnika, tako da se svi podaci koji su elektronskoj formi i koji su od značaja za poslovanje mogu upotrebiti i u budućoj eksploataciji eOffice sistema. Saradnja. Ovo svojstvo eDMS sistema se ogleda kroz funkcionalnost da se putem e-maila može eksportovati ili importovati neki dokument u dokumentacioni sistem ili poslati nekome ko je uključen u njegovu obradu, zatim da se može direktno poslati link nekom drugom učesniku u proceduri i zahtevati njegovo angažovanje, pri čemu mu se „automatski“ dodeljuje pravo da radi (ili da potpiše) neki dokument. Takođe je omogućeno da se na osnovu nekog dokumenta ili predmeta zakaže ili definiše neki događaj vezan za njega (potpisivanje ugovora, odlazak na ročište, isticanje nekog roka ili sl.) i da se „automatski“ ažurira radni kalendar kako bi sistem mogao da nas „podseti“ da to ne zaboravimo.
Strana: 2 / 8

Saradnja je značajno svojstvo koje automatizuje radno okruženje i eDMS sistem ostvarujući punu automatizaciju na radnom mestu.
Softverski paketi (knjigovodst vo, javne nabavke, kadrovske evidencije...)

Upravljanje Upravljanje dokumentima radnim tokovima
Zahtevi, rešenja, zaključci, zapisnici... Predmeti, žalbe, izvršenja... Klasifikacija, Organizaciona struktura, Prava pristupa Rešavanje predmeta, Upravni postupak, Odobravanje faktura, Putni nalozi, ...

Računarska obrada dokumenata
Ulazni papirni dokumenti (zahtevi, pošta, dostavnice, ...), e-pošta, fax... Izlazni dokumenti (rešenja, zajključci...)

Sistem izveštavanja
Dnevni i periodični izveštaji, Predefinisani izveštaji, Statistički pregledi

Sistem za obaveštavanje Logički arhiv

Interni i javni registri (registar građana, registar prostornih jedinica... ) Oracle, DB2, MS SQL...

Fizički arhiv

Građani

Preduzetnici i Državne Privredni subjekti institucije

Javna preduzeća

Slika 2 – Konceptualni elementi SRC-ovog eDMS-a

FUNKCIONALNOSTI SISTEMA
eDMS je razvijan u skladu sa svim značajnim svetskim standardima koji se odnose na oblast document management-a. Projektovana funkcionalnost ovog proizvoda je sledeća: • • • • • • • • • • • • centralno arhiviranje u specijalizovanoj arhivi elektronskih dokumenata koja omogućava pristup velikog broja korisnika, čuvanje velikog broja dokumenta u dugom vremenskom periodu hijerarhijsko arhiviranje dokumenata pristup arhivi preko Web browser-a u skladu sa autorizacijom i privilegijama korisnika evidentiranje, klasifikacija, označavanje, definisanje dokumenata i predmeta. unos podataka o rešavanju predmeta, načinima rešavanja, rokovima, itd. evidencija i obrada različitih akata (žalbe, tužbe, izvršenja...) u prvostepenom i drugostepenom postupku obuhvat svih tipova elektronskih dokumenata obuhvat dokumenata preko email-a i elektronskog faksa skeniranje i arhiviranje papirnih dokumenata mogućnost prepoznavanja skeniranih dokumenata evidencija i distribucija Ulazno/Izlazne pošte i delovodnici povezivanje dokumenata (predmeti, dosijei)
Strana: 3 / 8

• • • • • • • • • • • • • • •

upravljanje kontrolisanim kopijama upravljanje verzijama dokumenata upotreba različitih šifarnika signiranje dokumenta na osnovu organizacione strukture, radnih timova, radnih mesta 7 nivoa autorizacije i zaštite od nekontrolisanog pristupa mogućnost efikasnog pretraživanja dokumenta (full text search). praćenje fizičkih lokacija papirnih i mikrofilmskih dokumenata. praćenje i evidencija događaja nad dokumentima (ročišta, sastanci, overe i sl.) i njihovo praćenje u kalendaru definisanje neograničenog broja radnih postupaka i procedure (workflow) sprovođenje radnih tokova baziranih na propisanim procedurama i dokumentima elektronsko potpisivanje i odobravanje dokumenata izrada neograničenog broja šablona (template) dokumenata i njihova primena integracija sa elektronskom poštom, radnim kalendarima, zakazivanjem sastanaka, rezervacijama resursa (sala, automobila, projektora i sl.) mogućnost integracije sa drugim softverskim paketima upravljanje zapisima

PRIMENA „eOffice“ U RADU ORGANA DRŽAVNE UPRAVE
Pod organima državne uprave ovde se misli na sve državne organe koji se u poslovima upravljanja dokumentacijom pridržavaju Uputstva i Uredbe o kancelarijskom poslovanju organa državne uprave, tj. od vlade, ministarstava, vladinih agencija, zavoda i drugih službi, pa preko drugih državnih institucija – kabineta predsednika republike, skupštinskih tela, i sl., do lokalnih organa uprave – opštinskih i gradskih uprava, zatim javnih preduzeća, i to kako republičkih, tako i onih koja funkcionišu na lokalnom nivou, itd. Komponente informacionog sistema NIVO I Osnova - eDMS rešenje, namenjeno radu prvenstveno pisarnice, odnosno prijemne kancelarije, uslužnog centra i sl. (u daljem tekstu pisarnica). Evidencija predmeta i dokumenata, praćenje rešavanja u organima i arhiviranje predmeta, a sve u skladu sa Uredbom o kancelarijskom poslovanju i Zakonom o opštem upravnom postupku. Ovde se uključuju u rad i obrađivači predmeta onoliko koliko to zahteva obrada predmeta po upravnom postupku, a prava pristupa predmetu i dokumentu u predmetu se definišu u skladu sa organizacionom strukturom, signirmim planom, ulogama, privilegijama (do 7 nivoa autorizacije). Rad pisarnica organa državne uprave je u potpunosti uređen Uredbom, odnosno Uputstvom o kancelarijskom poslovanju organa državne uprave. U tom smislu naše rešenje je razvijeno u potpunosti prema navedenim aktima poštujući sva propisana pravila i procedure. Osnovni entitet ovog sistema jeste dokument. Od njega sve počinje – formira se predmet, koji se klasifikuje po aktuelnoj klasifikacionoj šemi, određuje mu se vrsta postupka (vanupravni, upravni po službenoj dužnosti ili po zahtevu stranke, itd.), zavode podaci o stranci i upućuje organu na rešavanje, uz evidenciju i drugih podataka od značaja (datum zavođenja, kratak sadržaj predmeta, broj pod kojim je zaveden u drugoj instituciji, itd.). Predmet po definiciji označava skup dokumenata i postupaka koji se odnose na istu stvar, i u tom smislu, u predmet koji je formiran inicijalnim dokumentom (najčešće nekim zahtevom), se dalje uključuju dokumenta koje stranka prilaže za potrebe vođenja postupka, ili koja nastaju u sistemu kao rezultat obrade predmeta. Postupak u rešavanju upravnih predmeta je regulisan Zakonom o opštem upravnom postupku, koji definiše procedure rešavanja, kretanja predmeta u rešavanju i moguće akcije koje preduzimaju učesnici u postupku. Shodno tome, sistem nudi mogućnost kompletne obrade predmeta. Na prvom mestu to podrazumeva rešavanje predmeta u prvom stepenu. Predmet se upućuje nadležnom organu na rešavanje, gde se dodeljuje konkretnom obrađivaču koji se zadužuje za taj predmet. Ovde se strogo vodi računa o pravima pristupa tako da obrađivač može da
Strana: 4 / 8

pristupi samo predmetima koji su njemu dodeljeni u rad. Obrada predmeta podrazumeva generisanje određenih dokumenata, unošenje podataka o postupku rešavanja i o načinu rešavanja, zavisno od vrste postupka. U toku same obrade, moguće je zahtevati od stranke da dopuni dokumentaciju, ili tražiti mišljenja od drugih institucija, upućivanjem predmeta van organa uprave koji rešava. Sva kretanja predmeta se obavljaju preko pisarnice, i svako kretanje se evidentira sa svim relevantnim podacima. Po završenoj obradi predmet se prosleđuje na arhiviranje. S obzirom na pravo stranke na žalbu, omogućena je i posebna evidencija žalbi, i praćenje rada drugostepenog organa, uz evidenciju podataka o načinu rešavanja žalbe. Kao i za žalbe, postoji posebna evidencija i za vođenje upravnih sporova, izvršenja i ponovljenih postupaka. Za arhivirane predmete postoje mehanizmi uzimanja iz arhive uz revers, kao i izlučivanja arhivske građe po isteku rokova za čuvanje. Rad pisarnice je u potpunosti automatizovan, tako da se i potvrda o prijemu podneska, i omot spisa, i dnevna dostavna knjiga štampaju direktno iz sistema, čime su ručne evidencije potpuno zamenjene elektronskim. Svi izveštaji, koje je pisarnica u obavezi da dostavlja, kako internim organima, tako i upravnoj inspekciji, su takođe automatizovani i praktično u svakom momentu dostupni. Dakle, ovim je obuhvaćeno, kompletno evidentiranje predmeta i dokumenata, njihovo klasifikovanje i razvrstavanje, upućivanje na rešavanje, evidentiranje svih akata, kretanja predmeta u toku rešavanja, pa sve do arhiviranja. Sistem podržava mehanizme skeniranja svih dokumenata i/ili pridruživanje bilo kog oblika elektronskog dokumenta predmetu, njihovo čuvanje, uz visok stepen zaštite podataka i dokumenata i kontrole pristupa. Na taj način praktično se formira „elektronski predmet“ i stvaraju preduslovi za buduće „poslovanje bez papira“, naročito imajući u vidu primenu Zakona o elektronskom potpisu, koja se očekuje u vrlo bliskoj budućnosti. Takođe, veoma bitan segment jeste i sistem izveštavanja koji obezbeđuje sve potrebne vrste pregleda i izveštaja, pomoću kojih se u velikoj meri može automatizovati i rad upravnih inspektora i unaprediti sistem izveštavanja kako interno u pojedinačnim organima, tako i viših nivoa u hijerarhiji organa državne uprave. NIVO II Detaljna, stručna, obrada predmeta, zavedenih kroz eDMS sistem. Ovo podrazumeva obradu predmeta u skladu sa zakonima i drugim pravnim normama iz odgovarajućih oblasti, što predstavlja izvesnu razradu i primenu eDMS rešenja na specifične oblasti iz nadležnosti konkretnih organa državne uprave. Između ostalih, tu spadaju: Urbanizam i izgradnja objekata (stambeno-komunalni i poslovi urbanizma i izgradnje objekata), Inspekcijski poslovi (građevinska, komunalna, saobraćajna, ekološka, sanitarna, prosvetna, tržišna inspekcija...), Imovinsko pravni poslovi, Građanska stanja, itd.

Ovo podrazumeva unos specifičnih podataka iz konkretnih oblasti (objekti, parcele, inspekcijski nadzor, promene imena, prezimena i sl.), i na osnovu unetih podataka generisanje odgovarajućih dokumenata (rešenja, zaključci, zapisnici, itd.), prema unapred definisanim šablonima dokumenata, a u skladu sa odgovarajućim pravnim propisima. Pored navedenih oblasti, ovaj sistem može biti primenjen i u neke druge koje su od interesa za konkretan organ državne uprave. NIVO III Komunikacija sa građanima – ovaj sistem može biti unapređen i dodatnim servisima koji putem savremenih kanala komunikacije omogućavaju građanima, i drugim korisnicima usluga organa državne uprave, da na jednostavniji i sofisticiraniji način komuniciraju sa konkretnim organom. Radi se dakle, o web portalima i sms servisima, preko kojih je moguće dobiti informacije o poslovima koji se obavljaju u konkretnom organu, načinima i potrebnim predradnjama za pokretanje određenih postupaka, statusu
Strana: 5 / 8

pokrenutih postupaka, i sl. Primenom Zakona o elektronskom potpisu biće omogućeno i podnošenje pojedinih zahteva i uručivanje rešenja i drugih dokumenata putem web portala, što će u potpunosti stvoriti uslove da se i ovaj segment rada organa državne uprave maksimalno modernizuje i dovede na nivo naprednih evropskih zemalja. WEB portal omogućava registrovanim korisnicima da izvrše uvid u stanje svojih predmeta i dokumenata, kao i da upute određene zahteve i isprate statuse u rešavanju tih zahteva. Primenom Zakona o elektronskom potpisu ove usluge će posebno dobiti na značaju. U saradnji sa konkretnim organom uprave moguće je predvideti i druge sadržaje: uvid u birački spisak, uvid u stanje poreskih zaduženja, prijavljivanje na mailing listu, i sl. (zavisno od toga šta već imaju na svom oficijelnom sajtu, a šta žele da postave na portal). SMS obaveštavanje nudi mogućnost automatskog obaveštavanja stranaka o promenama na njihovim predmetima i dokumentima, ukoliko to stranka želi, tj. ukoliko ostavi svoj broj mobilnog telefona. Ovaj servis omogućava i druge vrste obaveštavanja građana, za šta praktično ne postoje ograničenja, već zavise isključivo od ideja i volje organa uprave da i na ovaj način pokaže građanima koliko brine o njima. NIVO IV Komukacija sa javnim preduzećima – „Zajednički šalter“. Osnovna ideja je da se na jednom mestu – šalteru, primaju i evidentiraju sve primedbe građana iz svakodnevnog života (ulična rasveta, psi lutalice, problemi sa centralnim grejanjem, itd.). Na tom šalteru radi službenik koji je obučen da prepozna koja služba, javno preduzeće ili neka druga institucija je nadležna za rešavanje konkretnog zahteva. Zahtevi se primaju putem e-maila, sms-a, telefonom, preko govornog automata, sa web portala ili lično, a zatim se upućuju nadležnom preduzeću/službi/instituciji, koja ima svoj deo aplikacije, kroz koji unosi podatke o rešavanju dodeljenog zahteva. Na „Zajedničkom šalteru“ se prate statusi zahteva i obaveštavju građani o tome. Na taj način građani su pošteđeni „šetnje od šaltera do šaltera“, niti uopšte razmišljaju o tome ko je nadležan za problem koji imaju – dovoljno je da problem prijave na „Zajednički šalter“, i da sačekaju odgovor. Ovo je jedan potpuno novi vid komunikacije između građana i državne administracije, kako na lokalnom tako i na višim nivoima, koji je usmeren jedino na rešavanje problema građana iz svakodnevnog života, i nije opterećen posebnim propisima i pravilima koja su često i smetnja u samoj komunikaciji.

ZAŠTITA I AUTORIZACIJA
Implementacija eDMS sistema podrazumeva bezbedan rad svih korisnika u skladu sa njihovom autorizacijom i sistemom zaštite dokumenata od neovlašćenog pristupa. Svaki autorizovani korisnik može da „vidi“ samo one dokumente kojima po bilo kom osnovu ima pravo da pristupi. Standardna implementacija zaštitne šeme se može sprovesti na više nivoa (sedam). Bez obzira na implementaciju modela zaštite, dokument može da se ažurira samo u određenim stanjima, koje zavisi pre svega od njegovog životnog ciklusa, odnosno poslovnih pravila. Poseban aspekt u implementaciji zaštite od neovlašćenog pristupa je poverljivost dokumenta. Poverljive dokumente (u pogledu na tip zaštite) mogu da vide samo ovlašćeni korisnici. Dokument preuzima stepen poverljivosti predmeta kome pripada. Pored toga, postoji i posebno ovlašćenje koje privilegovanim korisnicima omogućava pristup svim dokumentima bez obzira na tip zaštite. Autor dokumenta može da, bez obzira na izabrani tip zaštite ili signirni plan, na određenom dokumentu dodeli prava čitanja ili ažuriranja drugoj osobi - korisniku. To može da uradi na nivou organizacione jedinice, uloge, radnog mesta ili konkretnog korisnika, bazirajući se na predmetu ili nekom dokumentu. Ukoliko to izvede na nivou predmeta, to važi za sve dokumente tog predmeta. Ako dodeli prava samo na dokumentu, važi samo za taj dokument. U osnovi, uvek važe prava određena signirnim planom koji proističe iz organizacione strukture. Ta prava možemo potom da proširimo pravima koja proizilaze iz određenog postupka ili faze. Pored toga, možemo da, bez obzira na signirni plan, odredimo dodatne autore/čitaoce za pojedinačne faze postupka.

Strana: 6 / 8

PREDNOSTI UVOĐENJA DOKUMENTACIONOG SISTEMA
Prednosti koje predstavljaju konkretan rezultat uvođenja dokumentacionog sistema su brojne i višestruke. Neke od njih su merljive i možemo izračunati direktne uštede u vremenu rada, smanjenju troškova, povećanju efikasnosti u radu, i sve to kvantifikovati kroz određene pokazatelje uspešnosti poslovanja. Mnoge tehno-ekonomske analize su dokazale da se uložena sredstva u Sistem za upravljanje dokumentacijom povrate u periodu od 2,5 godine, dok se u petogodišnjem periodu ostvari ušteda u visini uložene investicije. Neke prednosti ne možemo direktno meriti, ali je više nego sigurno da one značajno doprinose koncentraciji i uređenju skupova informacija o poslovanju, podizanju organizacione sposobnosti, nivoa zadovoljstva građana i zaposlenih, i uopšte podizanju opšteg imidža organa državne uprave. U daljem tekstu su navedene samo neke prednosti koje direktno doprinose povećanju efikasnosti i produktivnosti poslovanja, odnosno smanjenju direktnih troškova poslovanja. POVEĆANJE STEPENA EFIKASNOSTI I PRODUKTIVNOSTI: • • Veća efikasnost u evidenciji i dostavi u rad predmeta i dokumenata – nema gubitaka vremena, gubljenja dokumenata, kašnjenja u dostavi dokumenata. Dokumenti su praktično istog trenutka raspoloživi svim onim korisnicima kojima su namenjeni. Bolji uvid u sve faze rešavanje predmeta – veoma lako se može videti ko radi određene predmete i dokle je ko stigao. Na ovaj način se mogu pokriti sve oblasti i sve organizacione celine, a posebno one koje nisu obuhvaćene nekim drugim softverskim paketima. Takođe, omogućena je laka komunikacija među zaposlenima na bazi e-maila, radnog kalendara, standardizovanih šifarnika, itd. Bolja podela poslova čime se postiže veći učinak u radu – što je direktna posledica doslednog praćenja radne procedure i zauzetosti odgovornih izvršilaca. U potpunosti je podržana hijerarhijska organizaciona struktura i sva prava i odgovornosti svih korisnika, koja proističu iz nje. Standardizacija radnih procedura, implementacija poslovnih pravila, njihovo sprovođenje kroz poslovne procese i nadzor kroz formalizovane dokumentacione tokove. Aplikacija omogućava da se dosledno sprovodi radna procedura, koriste standardni propisani oblici dokumentacije (na bazi standardizovanih šablona). Veoma brzo i lako se mogu unositi novi ili menjati postojeći radni tokovi, poslovna pravila, tipovi dokumenata bez ikakve intervencije na programu od strane programera. Transparentna sledljivost dokumentacije, koja se zasniva na povezivanju većeg broja različitih dokumenata koji proističu jedan iz drugog ili se odnose na istu stvar, postupak, određenu stranku, organizacionu jedinicu, radnika ili bilo koji drugi subjekat ili objekat poslovanja. Takođe je omogućena i integracija sa objektima iz drugih softverskih paketa koji su u upotrebi, na takav način da se mogu prikazati svi dokumenti ili predmeti koji su u vezi sa nekim objektom, bilo da im se pristupa iz dokumentacionog ili nekog drugog sistema. Na ovaj način se obezbeđuje primena jedinstvenog sistema označavanja dokumentacije i drugih objekata, i to na nivou kompletnog organa uprave. Sistem daje kompletne zapise o tome ko je, kada i šta radio na određenom dokumentu ili predmetu. Centralizacija arhive, dostupnost, sigurnost i nadzor nad dokumentima u skladu sa definisanom autorizacijom korisnika. Aplikacija omogućava pouzdano i sigurno čuvanje velikog broja dokumenata u dužem vremenskom periodu i istovremenu apsolutnu raspoloživost kompletne dokumentacije svakom korisniku koji na nju ima određena prava. Centralna lokacija omogućava primenu svih bezbednosnih mehanizama zaštite dokumentacije. Koncentracija i dostupnost informacija, koja je omogućena svim autorizovanim korisnicima uz strogo poštovanje njihove autorizacije i prava. Na ovaj način se može pristupiti centralnoj arhivi svih dokumenata iz bilo koje lokacije u okviru jedinstvenog informacionog sistema. Pri tom će svi potrebni dokumenti biti raspoloživi i grupisani uz korišćenje veoma efikasnog i jednostavnog za korišćenje mehanizma za pretraživanje. Olakšan rad i donošenje odluka, koji se bazira na efikasnoj razmeni dokumenata sa strankama direktno iz eDMS-a, elektronsku overu i verifikaciju od strane odgovornih rukovodilaca iz bilo koje lokacije organa uprave (uključujući i udaljene lokacije, od kuće, sa službenog puta) uz puno poštovanje njihove autorizacije i bezbednosti sistema.

• •









SMANJENJE TROŠKOVA POSLOVANJA: • Smanjenje dugotrajnih procesa uređivanja papirne dokumentacije – ušteda u vremenu rada;
Strana: 7 / 8

• • • •

Smanjenje troškova sistema izmena i dopuna, čuvanja i pretraživanja – ušteda u izradi kontrolisanih kopija i njenom nadzoru, mnogo brže i jednostavnije pronalaženje predmeta i dokumenata; Smanjena količina papirnih dokumenata u obradi – smanjenje troškova za štampanjem papirnih dokumenata i troškova distribucije i slanja; Smanjenje potrebnog prostora za arhivu i čuvanje papirnih dokumenata – ušteda u radnom prostoru; Smanjenje troškova za kopiranje i održavanje kopir aparata – ušteda u održavanju.

ZAKLJUČAK
Ovim dokumentom predstavljen je informacioni sistem za upravljanje dokumentacijom, i to sa namerom autora, da prvo uopšteno daju prikaz document management sistema, a zatim i mogućnosti, način i efekte njegove primene u organima državne uprave. U tom smislu, navedene su opšte karakteristike i mogućnosti našeg eDMS-a, čija bi se moć u najkraćem mogla definisati kroz: fleksibilnost – mogućnost definisanja radnih tokova, procedura, vrsta dokumenata, itd. bez potrebe za dodatnim programiranjem, čime se samo rešenje vrlo jednostavno prilagođava različitim potrebama različitih korisnika multiplatformski rad – sistem je nezavisan od platforme, tj. operativan je i na Microsoft platformi kao i na različitim linux distribucijama bezbednost – bezbednost samih dokumenata, kako od fizičkog oštećenja, tako i od neovlašćenog korišćenja je na veoma viskom nivou, i ogleda se u posebnoj strukturi arhivskog servera, i u definisanim pravima pristupa, kako samim dokumentima, tako i uopšte podacima o predmetima, strankama, itd.

-

Implementacija ovog sistema u organe državne uprave će približiti državnu administraciju građanima, naročito u onim segmentima gde građani najčešće komuniciraju sa državnom upravom, učiniće rad tih organa transparentnijim i na taj način pokazati građanima jasnu i odlučnu nameru da se u potpunosti stavi u službu svojih građana, što je ujedno i cilj svake moderne i napredne uprave. Sa druge strane, dobiće potpuno uređen sistem poslovanja, sa jasnim zaduženjima i ostvarenim učincima svakog pojedinačnog radnika u upravi, i što je još važnije sistematizovane radne tokove, procedure, dokumenta, izveštaje, itd., što takođe predstavlja jedan od osnovnih ciljeva svih organa državne uprave. Implementacija predstavljenog rešenja, predstavlja moćan alat u rukama organa državne uprave, koji vodi realizaciji ovih ciljeva.

Strana: 8 / 8

Sponsor Documents

Or use your account on DocShare.tips

Hide

Forgot your password?

Or register your new account on DocShare.tips

Hide

Lost your password? Please enter your email address. You will receive a link to create a new password.

Back to log-in

Close